Pensez à votre Gestionnaire formation !

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 La formation est un art d’exécution

Quand je rencontre des DRH, j’ai plaisir à échanger avec eux sur la performance de leur fonction formation. Comme facteurs de cette performance, ils m’évoquent souvent la pertinence de la politique formation, le développement des compétences, l’innovation en matière d’ingénierie ou d’animation pédagogique. Il est assez rare qu’ils me parlent spontanément des processus et des activités « hors salle de formation ». Et pourtant…. C’est bien sur la base de l’efficacité de ces tâches de back office, de leur fluidité, que peut se développer la qualité de la formation. Pour moi, en matière de formation comme dans d’autres domaines, « la stratégie est un art simple mais tout d’exécution ! ». La gestion de la formation, de la logistique aux déclarations fiscales, se situe bien au cœur du développement de la performance de la fonction formation.

Le Responsable formation définit, construit et pilote cette politique de développement des compétences en lien avec la stratégie globale de l’entreprise. Il a la responsabilité du management de la formation comme de son administration. Il rencontre généralement de nombreuses difficultés pour gérer efficacement l’ensemble de ces processus administratifs (le « hors salle »). Dans cette mission, il peut être accompagné par un Gestionnaire formation….

S’il est des métiers dont on méconnaît l’étendue des tâches, y compris au sein même de la fonction Ressources Humaines, celui de Gestionnaire formation en fait partie.

 

La gestion de la formation n’est pas un long fleuve tranquille !

Au quotidien, c’est loin d’être un métier « pépère » avec, comme le chanterait bien volontiers Michel Sardou, « toujours la même eau qui coule », ou un éternel recommencement, comme dans le film « Un jour sans fin ».

L’activité du Gestionnaire formation est loin de la routine journalière, même si elle suit un cycle annuel et gère un flux continu de documents, de données, de demandes diverses et variées. Car la formation charrie en permanence des micro-événements, en fonction des saisons, avec un lit plus ou moins large et encombré d’étapes, d’actions, de bilans et de déclarations.

Les méandres techniques de la formation et son débit législatif ne font que rendre plus complexes la conception du plan de formation. Le Gestionnaire formation est un kayakiste : anticipant tantôt les rochers de la réforme, tantôt les pièges de l’incertitude juridique, évitant les tourbillons des réductions budgétaires  ou les reprises de courant, les descentes dues à des changements d’orientations stratégiques lui imposant des manœuvres d’ajustement régulières.

Le gestionnaire de la formation traite au quotidien plusieurs dizaines de demandes de la part de ses multiples interlocuteurs, comme autant de ruisseaux drainant des demandes individuelles et collectives vers la rivière Formation :

  • le manager désorienté lui demande un éclairage et une assistance pour l’articulation optimale des demandes de ses collaborateurs avec les dispositifs existants (DIF, CIF, contrat de professionnalisation…) ;
  • les salariés le sollicitent aussi directement, souhaitant obtenir des renseignements par exemple sur les formations au catalogue et le planning des sessions prévues ;
  • le service comptabilité l’appelle régulièrement pour garantir la bonne facturation des organismes de formation et des autres prestataires de la formation ;
  • le service paie le contacte afin de valider le compteur DIF des salariés formés et les modalités de passage en paie : « Cette formation, c’était sur ou hors temps de travail ? » ;
  • il échange aussi avec l’éditeur du SIRH-Formation pour optimiser telle fonctionnalité  ou plus prosaïquement « débuguer l’appli » ;
  • il s’assure de la bonne logistique des salles de formation (équipement, branchement, matériel, etc.) ou de la logistique nécessaire au déplacement des salariés pour suivre une formation (train, logement, repas, etc.). En l’espèce, on ne voit souvent que les trains qui arrivent en retard ;
  • ses responsables RH le sollicitent pour produire un reporting ad hoc toujours « pour hier » sur les stages en langue suivis depuis un an par la division untel ou sur le budget engagé par la filiale trucmuche ;
  • les organismes de formation qui ne seraient pas encore au catalogue saturent sa boîte mail d’offres commerciales et son téléphone de demandes de RDV ;
  • les organismes de formation qui sont eux déjà bien au catalogue le sollicitent  afin de résoudre les innombrables problématiques administratives. Bien sûr, il doit aussi finaliser les bulletins d’inscription des stagiaires, les convocations, les attestations de présence, les évaluations à froid, etc. ;
  • les OPCA et les diverses instances tant internes qu’externes pour lesquels le gestionnaire réalise les bordereaux d’appel à contribution, les demandes de prises en charge, la déclaration 2483, le(s) plan(s) de formation, le bilan de formation, la déclaration pour la taxe d’apprentissage, etc.

Etc., Etc., Etc.

Qu’elle soit en format papier ou digital, physique ou numérique, chaque demande alimente ce flux administratif, à débit souvent rapide, parfois abondant, jamais interrompu. Aussi, l’administration de la formation exige du gestionnaire qui en a la charge constance, disponibilité et réactivité. La gestion de la formation, même si elle se jette dans le delta du développement des compétences, n’est vraiment pas un long fleuve tranquille !

 

Sachons donc rendre hommage à l’activité polymorphe et pluridisciplinaire du Gestionnaire formation. Il mérite la valorisation de son activité et la reconnaissance du Responsable formation, du DRH et des autres acteurs de l’entreprise. C’est la Shiva de la formation, un « ordonnanceur d’efficacité RH ».

 

Toutes les pistes permettant d’accompagner le Gestionnaire formation, de canaliser et d’absorber efficacement ce flux méritent donc d’être étudiées : adaptation de l’organisation du service formation, remise à plat des processus de gestion, optimisation de l’usage de la technologie et des systèmes d’information, déploiement de processus collaboratifs plus efficaces,  délégation de gestion à un prestataire spécialisé, etc.

 

Et vous, quel constat faites-vous de l’activité de gestion de la formation ? Quelles autres pistes d’optimisation de la gestion de la formation avez-vous mises en place ? Et ça marche ?

  

NB : Laurent Dubrueil, le signataire de cet article, n’est pas une personne physique. Il rassemble différentes compétences au sein de l’équipe de RHEXIS dans le cadre de la rédaction des billets pour ce blog « Management de la Formation ». Homme de terrain, pragmatique, simple voire potache, nous donnerons ponctuellement la parole à Laurent Dubreuil pour retranscrire avec un ton décalé notre expérience opérationnelle de la formation professionnelle. Les illustrations photo ne concernent donc pas Laurent Dubreuil mais Tony Estanguet, triple champion du monde de slalom (2006, 2009, 2010) et triple champion olympique en canoë monoplace, à Sydney en 2000, à Athènes en 2004 et à Londres en 2012 ! 

 

 

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Sources des photos
- Photo en-tête de l’article : AP Photo/Victor R. Caivano (cliquer ici)
- Photo dans le corps du texte : Olivier Morin /AFP (cliquer ici)

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