Les 4 questions pratiques sur le recueil des besoins de formation (1/2)

Suite de notre série d’articles sur l’élaboration du plan de formation : après avoir abordé la note d’orientation, nous vous proposons le thème du recueil des besoins de formation.

En rendant compte de la diversité des pratiques, nous traitons de cette étape du plan de formation sous un angle volontairement opérationnel. Sur la base d’une observation empirique au sein de vos Directions des Ressources Humaines et des services formation, nous abordons les 4 questions clés que pose ce recueil des besoins collectifs et des demandes individuelles.

Comment procéder ? Quand ? Auprès de quels interlocuteurs ? A ces questions, nous ne proposons pas de solutions prêtes à l’emploi mais une grille de lecture de différents cas d’entreprise.

Le recueil est une activité chronophage qui ne se limite pas à saisir des codes dans un fichier Excel ! Il nous interroge directement sur le positionnement de l’entreprise sur son marché, son style de management, son service formation et le timing de ses rendez-vous RH.

Rappelons au préalable que l’étape de recueil consiste à rassembler tous les besoins collectifs et les projets individuels en cohérence avec les orientations de la formation (voir « Les orientations de la formation en questions »). Dans les étapes suivantes de l’élaboration du plan de formation, ces besoins et projets seront chiffrés pour être arbitrés.

1.  Alors, quel type de démarche de collecte ?

Le plan de formation est le fruit des aspirations individuelles des collaborateurs d’une part, des besoins collectifs de l’organisation d’autre part. Ce plan résulte de l’intégration de ces deux besoins souvent en tension.

Pour mixer ces besoins, deux types de démarches coexistent : Top Down et Bottom Up. Une entreprise peut ainsi déployer des formations en Top Down -c’est le cas des formations « corporate » des entreprises internationales installées en France- et en même temps établir un recueil des besoins très individualisé, de type Bottom Up,  pour les formations métier ou pour le DIF.

Top Down ou Bottom Up ? De de la prédominance d’un style plutôt qu’un autre dépend la manière de recueillir le besoin.

Du Top Down  pour une transformation rapide

Dans une démarche descendante, du management vers les salariés, le besoin de formation est identifié « d’en haut » et déjà qualifié.

Une entreprise en transformation, challengée sur son marché, aura besoin d’un « drive » fort. La formation se pilotera « en central ». L’approche Top Down dans ce contexte sera privilégiée pour aligner plus rapidement les compétences avec les attentes de l’entreprise.

Certaines mutuelles, en plein changement de métier et d’orientation stratégique, se situent dans ce cas. Une fois passé le cap de l’urgence et de la criticité, elles reviendront à une démarche de collecte du besoin de formation plus équilibrée, en prenant mieux en compte les projets individuels.

Le style de la démarche de collecte est donc une histoire de « moment », fonction de la situation de l’entreprise sur son marché.

Il est aussi lié à la nature des formations à déployer. Par exemple, les formations obligatoires comme celles sur la sécurité n’émanent pas du terrain. Les laboratoires pharmaceutiques, le nucléaire, certains métiers bancaires sont fortement concernés par le type « Top Down ».

Du Bottom Up pour prendre en compte les projets individuels

Le plan de formation intègre les actions qui sont liées aux besoins spécifiques des individus. Le Bottom Up permet de collecter ces projets individuels.

Il serait sans nul doute pertinent de lier ce recueil des besoins individuels et la gestion du Droit Individuel à la Formation. Mais cette articulation renvoie à la politique de formation et la place du DIF dans cette dernière (voir « Le DIF : beaucoup de bruit pour rien »).

L’intensité de la démarche Bottom Up dépend bien sûr du style du management des Ressources Humaines, de la culture de l’entreprise, du degré d’individualisation de la GRH.

Au final, nous retrouvons sur le terrain toujours deux manières de recueillir le projet individuel :

• Une manière formelle, via les entretiens (d’évaluation, de carrière, de performance, de progrès, etc.) ;
• Une manière informelle, non instituée, « gérée » au fil de l’eau.

2. Recueillir mais quoi ?

• Une demande générique de type « Savoir mieux communiquer » ?
• Ou une demande analysée accompagnée d’une action comme « Améliorer ma prise de parole en public » avec une formation inter-entreprises délivrée par l’organisme « Cemos » de 2 jours ?

Le recueil peut donc collecter des projets individuels deux natures :

• « Brute » ou non qualifiée,
• Qualifié, au sens caractérisé par une action.

Dans ce deuxième cas, l’ingénierie pédagogique est déjà au moins en partie effectuée. Par la suite, le chiffrage et l’arbitrage du plan de formation n’en seront que facilités.  Pour ce faire, le recueil des besoins  peut s’appuyer sur une offre de formation déjà structurée, avec des organismes et des programmes identifiés, voire des sessions déjà planifiées.

Sur le terrain, nous trouvons tous les types de situation. En matière de qualification du recueil, il n’y a pas de solution idéale prédéfinie.

• Une entreprise dans un secteur avec des cycles longs et une capacité forte d’anticipation s’appuiera plus facilement sur un catalogue de formation pour recueillir ses besoins. A l’évidence, le recueil à travers une offre de formation sera plus qualifiant. Avec une certaine récurrence de la technique utilisée, une population salariée homogène en termes de compétences, le développement de l’offre de formation au catalogue peut souvent être renforcé. Certaines entreprises de l’industrie automobile se trouvent dans cette situation.
  Il convient évidemment de se ménager une marge de souplesse, en laissant la possibilité aux collaborateurs d’exprimer des besoins « hors catalogue ».

• A l’inverse, une entreprise dans un secteur très technique, à forte composante scientifique, avec une moindre prédictibilité, doit développer avec agilité des compétences pointues et mouvantes. Elle recueille donc un besoin de formation très spécifique, quasi instantané. Ce besoin est par nature nouveau, souvent lié à une catégorie précise de personnel. L’entreprise n’utilisera pas de catalogue de formation et c’est tant mieux ! Il serait sclérosant pour l’évolution de ses compétences. Certaines sociétés d’ingénierie se trouvent dans cette situation.

Bref, dans le premier cas, la proposition d’une offre de formation permet de recueillir un besoin homogène et facilement qualifiable ; dans le second cas, l’agrégation des projets individuels non formatés requiert une phase de qualification plus longue et fastidieuse qui ne sera pas sans effet dans la suite du processus d’élaboration du plan de formation particulièrement avec de forts volumes.

Dans la deuxième partie de cet article, nous abordons les questions suivantes :

• Qui fait le recueil ?
• Quand faire le recueil ?

Illustrations : Florence Cosnefroy