Les 4 travaux du Responsable formation

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En ce début de mois, je vous propose de partager la liste des 4 travaux que le Responsable formation doit réaliser sur décembre.

Ce mois de décembre est doublement particulier pour les services Formation :

– il clôture l’année civile et avec elle l’exercice légal du plan de formation,

– il clôture l’année fiscale de la grande majorité des entreprises.

 

Et comme toujours, avec la trêve des confiseurs, nous clôturons ces exercices par un mois amputé ! Si nous prenons en compte une semaine de vacance entre le 24 décembre et le 31 décembre, ce mois de décembre 2012 ne comprend que 15 jours travaillés.

Ce mois de décembre particulier et raccourci suppose donc un certain nombre d’anticipations comme on va le voir dans la suite de ce billet.

Quoiqu’il en soit, l’année se clôt souvent par un grand « OUF ! », celui du Responsable formation tant l’élaboration du plan initiée six mois plus tôt peut s’avérer laborieuse.

 

1.       Informer et consulter le CE avant le 31 décembre

Comme le stipule l’article L 2323-34 du Code du Travail, « chaque année, au cours de deux réunions spécifiques, le comité d’entreprise émet un avis sur l’exécution du plan de formation du personnel de l’entreprise de l’année précédente et sur le projet de plan pour l’année à venir ».

Le CE est donc consulté tous les ans sur l’exécution du plan de formation de l’année précédente et sur le projet de plan pour l’année à venir, au cours de deux réunions spécifiques.

La première réunion doit intervenir avant le 1er octobre et la seconde avant le 31 décembre de l’année en cours (article D 2323-7 du Code du Travail).

A cette occasion, il y a des informations précises à délivrer aux instances paritaires. La liste des documents à transmettre est fixée par les articles D 2323-5 et D 2323-6.

Ces documents sont à communiquer aux IRP au moins trois semaines avant chacune des réunions, soit au plus tard le 9 décembre pour la seconde réunion.

Cependant, concrètement cette réunion se tient généralement entre le 10 et le 20 décembre, vacances de Noël obligent.

Le travail de préparation des documents a donc été réalisé bien en amont sur le mois de novembre dans la plupart des cas.

 

Alors que faut-il faire en décembre ?

Il faut préparer la présentation des documents envoyés, y apporter si on le souhaite la pédagogie nécessaire, de mettre en forme les informations, d’intégrer des données complémentaires, de donner du sens au plan de formation proposé.

Cette présentation documentée du plan de formation n’a pas lieu d’être envoyée avec les documents « légaux » précités. Les textes ne le prévoient pas. Le début du mois peut donc être utilement consacré à son élaboration.

Cette nécessaire consultation du CE me semble être un excellent prétexte :

  • pour faire l’effort de production, d’analyse et de commentaire des indicateurs de la formation ;
  • pour constituer un vrai moment d’échange avec les acteurs de l’entreprise  sur le bilan et la mise en perspective de l’activité formation ;
  • pour proposer une vision plus transversale et complète du développement des compétences dans l’entreprise.

Sur ce thème, je vous invite à lire un autre article de ce blog : « Consultation du CE : dépassons le minimum syndical ! »

 

Cette réunion du CE fait l’objet d’un procès-verbal de consultation où sont consignées les délibérations du CE.

Pour rappel, les sanctions encourues en cas de non-respect de procédure de consultation du CE sont très lourdes. Dans la « 2483 » adressée à l’administration fiscale, l’employeur doit attester sur l’honneur détenir les procès-verbaux de consultation. En cas de contrôle de l’administration, si vous êtes dans l’incapacité de produire ces procès-verbaux, vous êtes tenu de verser au Trésor Public une somme correspondant à 50 % de sa participation formation (articles L 6331-12 et L 6331-31 du Code du Travail).

Tant que le CE n’a pas donné son avis, le plan de formation reste un plan prévisionnel. Il ne peut être communiqué et décliner au sein de chaque service de l’entreprise.

 

2.       Déconsolider et déployer pour partir lancé

« Qui plante en Avent, gagne une année sur le temps » dit le dicton. Il convient donc d’anticiper et de semer rapidement. Pour le Responsable formation, le 1er semestre de chaque année est plutôt lié au déploiement du plan de formation, le second semestre à la construction du plan de l’année suivante (voir notre article sur les orientations du plan de formation). La démarche d’élaboration du plan de formation initiée depuis l’été voit donc son achèvement en décembre lors de la présentation au CE.

 

Cette présentation est en revanche le point de départ à la préparation de la déconsolidation du plan de formation. Il s’agit de communiquer le plan de formation par manager pour le mettre en œuvre opérationnellement. Pour ce faire, il faut restituer à chaque manager le plan de formation de son équipe, arbitré et validé.

Concrètement, il convient de « découper les fichiers » par service et de les envoyer individuellement à chaque responsable, le plus souvent par mail, accompagnés bien sûr d’une communication reprécisant le contexte et les étapes.

 

N’attendez pas le 15 janvier pour déployer !

J’entends par « déployer » la mise en œuvre de l’ensemble des actions à entreprendre pour passer d’une demande  de formation arbitrée à une inscription validée à une session de formation.  Il s’agit de préciser la demande initiale, de rechercher le bon organisme, d’identifier les sessions et les dates de formation, de constituer les éventuels groupes de formation, etc. Bref, déployer c’est  cadencer le départ en formation.

Trop souvent je constate dans les entreprises un mois de janvier très peu actif en termes d’animation de formation. Pour éviter ce glissement dans le temps de la mise en œuvre des formations du plan, vous avez tout intérêt à le déployer rapidement juste après la délibération du CE.

Une des possibilités est d’identifier et de préparer dès le mois de décembre les grandes actions de formation, les actions prioritaires ou les actions les plus urgentes.

Les formations linguistiques, par exemples, peuvent être préparées bien en amont. Dans certaines entreprises, elles peuvent représenter jusqu’à  25% des coûts pédagogiques. Parce qu’il faut bien évaluer les niveaux des nouveaux entrants ou des futurs formés, démarrez tôt l’anglais ! Hurry up! Vous pouvez par exemple rencontrez vos prestataires et définir de nouvelles modalités pédagogiques.

De même, comme deuxième illustration, n’attendons pas pour organiser la formation des nouveaux commerciaux aux offres, aux produits, aux techniques de vente de l’entreprise. Ils se doivent d’être opérationnels au plus vite.

 

La contribution de la fonction formation à la performance de l’entreprise se concrétise aussi par sa rapidité d’exécution, la mise en opération du bon timing de formation.

 

3.       Provisionner les factures non parvenues

Cet aspect concerne les entreprises avec un exercice fiscal se clôturant le 31 décembre, soit la plupart des entreprises. Pour ne pas amputer sur l’année suivante les formations déroulées cette année mais non encore facturées, il convient de prendre en compte cet écart avant la clôture de l’exercice.

Cette problématique de facturation n’est pas propre à la formation mais je constate parfois que faute d’anticipation, de temps ou d’outils pour le faire, les services Formation ne procèdent pas aux provisions comptables pour ces charges de formation. Cela grève de façon importante le budget du plan de formation fraîchement présenté au CE.

De notre expérience, cela peut concerner jusqu’à 10 % du budget.l’année suivante les formations déroulées cette année mais non encore facturées, il convient de prendre en compte cet écart avant la clôture de l’exercice.

Pour éviter cette ponction sur le plan A+1, il convient d’identifier finement les charges constatées et de les rapprocher de toutes les factures réceptionnées. Cette activité de rapprochement suppose un suivi rigoureux et continu des sessions qui ont eu lieux et des factures associées. Par la suite, en accord avec votre service comptable, il vous faudra établir la liste des factures non parvenues à une date prévue et les provisionner.

Sans nul doute, la stratégie, le développement des compétences et le management des talents sont des éléments stratégiques. Toutefois, sans une saine gestion, ils se trouvent amputés de moyens considérables. Cette administration comptable et ce pilotage de la formation sont bien au cœur de l’amélioration de la performance de la fonction formation.

 

4. Effectuer les derniers réglages budgétaires et financiers

Les ajustements budgétaires ont été réalisés en octobre/novembre pour délivrer sur l’année en cours les dernières formations.

Mais, en ce début du mois de décembre, il peut exister encore des derniers réglages budgétaires faciles et rapides à mettre en œuvre. Donc, si l’économie générale de l’entreprise le permet, et que certaines formations n’ont pu être mises en œuvre auparavant, c’est le moment d’engager ces dernières dépenses.

De même, s’il reste des financements non exploités par votre OPCA, il convient de rencontrer ses représentants et d’échanger avec eux pour voir dans quelles mesures il est possible de basculer sur l’année suivante ces financements résiduels. Ce mois de fête est souvent plus propice à des échanges constructifs. Profitez-en !

 

Il vous reste 12 jours pour ces 5 chantiers de décembre, et après… Ouf !

 

Je vous souhaite d’excellentes fêtes de fin d’année.

Alain Ragot.

 

 

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Illustrations© iQoncept – Fotolia.com / © ramonespelt – Fotolia.com

 

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