Le périmètre fonctionnel d’un SIRH formation

Ce billet fait partie du dossier « Les 3 critères de choix de votre SIRH Formation » qui comprend deux autres articles : – Le degré d’intégration
– La prestation de service 

A l’évidence, un SIRH Formation doit pouvoir vous accompagner dans :

• le recensement de vos besoins de formation,
• l’inscription en ligne,
• le pilotage de votre plan de formation,
• la gestion des évaluations,
• la gestion du DIF, en attendant celle du Compte Individuel de Formation,
• l’établissement de la déclaration 2483,
• la diffusion de vos catalogues de formation
• etc.

Je ne vais pas lister ici toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne marche d’un service formation[1]. Je vous propose plutôt une sélection de trois domaines fondamentaux dans le choix fonctionnel de votre SIRH Formation.

 1 – La gestion administrative et financière

Les enjeux préalables de la formation sont ceux de la conformité et de la productivité. Il n’y a pas de service formation talentueux sans rigueur. A la différence des pratiques anglo-saxonnes, cette rigueur se caractérise dans l’Hexagone par un système complexe de règles juridiques et de tâches administratives spécifiques.

La gestion de la formation doit intégrer de nombreux types de frais (pédagogiques, salariaux, de transport, de repas, d’hébergement, etc.) et différentes modalités de financement.

Ces dépenses et ces financements sont à suivre étroitement, si possible en lien avec votre outil de gestion financière.

Il convient donc de considérer avec attention toute fonctionnalité du système d’information permettant une gestion rigoureuse et complète de cette partie administrative et financière de la formation, y compris dans ses aspects très franco-français.

2- Le reporting

Les fonctionnalités de reporting du SIRH Formation doivent permettre deux types de suivi :

– un suivi opérationnel de la formation sur la base d’indicateurs de pilotage permettant par exemple de tracer efficacement l’engagé et de rapprocher le prévu et le réalisé;

– un suivi légal qui satisfait aux nombreuses obligations sociales et fiscales de l’entreprise en termes de production de statistiques (cf. Consultation du CE : dépassons le minimum syndical ! et Déclaration 2483 : de l’obligation fiscale à l’outil de communication).

La gestion de la formation, comme d’autres sujets, ne s’améliore que si elle se mesure et se pilote. Votre prochain SIRH Formation doit intégrer un volet solide dans ce domaine.

3 – L’ouverture du SIRH Formation

Cette ouverture doit s’évaluer selon trois axes :

1) Le partage de la fonction avec d’autres acteurs
Depuis quinze ans, le SIRH, initialement réservé aux experts de la fonction RH, s’ouvre progressivement vers le reste de l’entreprise et de son écosystème. Au même titre que la fonction RH, la fonction Formation se partage de plus en plus, tant en interne qu’en externe (partenaires, organismes, OPCA, etc.).

Il convient donc d’étudier particulièrement les fonctionnalités qui nécessitent un mode collaboratif :

• avec les managers et les collaborateurs (l’élaboration du plan de formation, la gestion des évaluations, l’inscription en ligne à des sessions prévisionnelles, etc.) ;
• avec les organismes (diffusion du catalogue, information sur les formations et les sessions, dématérialisation des flux d’inscription, règlement des organismes, etc.).

2) L’intégration de supports pédagogiques[2]
Les fonctionnalités pour concevoir, gérer et diffuser du « e-learning » ou des composants « blended » proposées dans les LMS ou LCMS[3] doivent être prises en compte dans son équipement informatique dédié à la Formation. Le développement du e-learning et du blended learning doit pouvoir trouver son pendant fonctionnel dans le système d’information Formation que vous retiendrez. Cependant, la plupart des solutions actuelles de LMS sont dissociées des solutions SIRH existantes, souvent proposées par des éditeurs différents. Il faudra donc être vigilant quant à la cohérence globale du système et notamment à la gestion de la base de données des apprenants : quelle est la base « maître » qui permet de cibler au mieux les futurs stagiaires ?

3) L’ouverture aux modes d’apprentissage
Le système d’information doit être évalué sur son intégration, ou sa capacité d’intégration, des technologies du web 2.0. Pas pour afficher une modernité technophile mais pour progresser, pas à pas, vers du « social learning ». Ce dernier ne repose pas tant sur le contenu que sur la façon dont on va se connecter aux autres. La prise en compte de ces fonctionnalités de partage et d’interactions est primordiale dans la gestion de la formation de demain.

Gestion administrative, reporting opérationnel et légal, ouverture du SIRH Formation, en plus de ces trois pans fonctionnels majeurs à prendre en compte dans votre choix d’application Formation, il convient d’évaluer le degré d’intégration du système d’information Formation avec les autres composantes de votre SIRH.

Crédit photo : © buchachon – Fotolia.com

Si vous souhaitez vous inscrire à la newsletter mensuelle du blog MANAGEMENT DE LA FORMATION : rendez-vous ici.

Retrouvez les articles sur le même thème qui peuvent vous intéresser :

Les 3 critères de choix de votre SIRH Formation

1. Le périmètre fonctionnel
2. Le degré d’intégration
3. La prestation de service

Consultation du CE : dépassons le minimum syndical !

Déclaration 2483 : de l’obligation fiscale à l’outil de communication

Interview de Claire-Marie de Vulliod : « les SIRH Formation, contexte et tendances »