Externalisation RH (2/2) : quelles tendances ?

Dans le précédent article de cette série sur l’outsourcing RH, j’ai posé le cadre de l’externalisation : son contexte, ses contours et ses différences principales avec les pratiques de sous-traitance et d’offshoring.

Dans ce nouveau billet, je vous propose de décrire la dynamique de l’externalisation RH :

• Quelles sont les tendances de l’externalisation en général et de l’externalisation RH en particulier ?
• Quelles sont les activités RH externalisées et celles non externalisables ?

>> Première partie : Externalisation RH (1/2) : contexte, définition et différences

>> En savoir plus: qu’est-ce que l’externalisation de la formation ?
>> Tous nos articles sur l’externalisation de la formation

Les tendances de l’externalisation

Aujourd’hui l’externalisation est une pratique connue, partagée et en développement. D’ailleurs, une étude de 2005 évoquait déjà ce constat à travers, entre autres, ces trois chiffres :

• 96% des dirigeants connaissent l’externalisation et sont capables de lui donner une définition[1] (voir sur ce point notre premier article) ;
• 75% des dirigeants pensent que c’est une pratique en développement ;
• 65% des dirigeants pratiquent l’outsourcing pour une ou plusieurs fonctions de l’entreprise.

L’outsourcing RH n’est pas en reste : le marché de l’externalisation RH connait aussi une croissance continue et soutenue. Selon les cabinets d’études et d’analyses[2], ce marché  augmente de 8% à 12% par an. Ce développement à deux chiffres de l’outsourcing en gestion des ressources humaines est pérenne. Il existe depuis plus d’une dizaine d’années.

Pour confirmer cette dynamique, précisons également que la fonction RH est la troisième fonction externalisatrice de l’entreprise, juste après les services généraux et l’informatique, mais avant la production, la finance, le marketing, les ventes, la communication.

L’externalisation RH n’est donc pas un effet de mode ou une décision conjoncturelle.

C’est un mouvement de fond, progressif et continu, linéaire et régulier, qui se diffuse dans les entreprises et leurs services RH. Les motivations et les raisons structurelles du recours à l’externalisation seront traitées prochainement dans le troisième article de cette série sur l’externalisation RH.

Mais quel est le périmètre exact de cette externalisation en matière de RH ?

Les activités RH externalisées

Les études qui permettraient de répertorier et de distinguer clairement les processus RH externalisés souffrent parfois d’un défaut de représentativité de l’échantillon des entreprises interviewées. De plus, elles utilisent parfois une méthodologie introduisant un biais dans la nature des résultats obtenus. Par exemple, la méthode des enquêtes par internet ne permet pas de poser, avec le DRH interrogé, une acception univoque de la notion d’externalisation RH et du l’activité RH concernée :

• Où commence et s’arrête la gestion administrative du personnel ?
• Peut-on dire qu’on externalise le recrutement quand on passe par un cabinet de chasse de tête ?
• Externalise-t-on la formation quand on augmente le recours aux organismes de formation ?
• La gestion déléguée d’une partie du système d’information est-elle de l’externalisation ?
• Etc.

Les indicateurs permettant d’appréhender quantitativement le taux de pénétration de la pratique d’outsourcing en RH varient ainsi du simple au triple.

Selon une approche plus empirique, j’ai pu déterminer à partir de mes échanges continus depuis plus de 20 ans avec les opérationnels de la fonction RH, mais aussi en croisant différentes sources statistiques, que deux entreprises sur trois externalisent aujourd’hui au moins un processus RH.

La première activité RH confiée partiellement ou totalement à un partenaire spécialisé reste la paie et les tâches administratives qui lui sont associées (déclarations sociales, virements, éditions, …).

Le périmètre de service des prestataires d’externalisation de la paie a d’ailleurs tendance à s’étendre à d’autres tâches connexes : dématérialisation des supports RH, archivage numérique des bulletins de paie, paiement des salaires, etc.

On estime aujourd’hui que 30% des entreprises[3] externalisent leur paie, avec un taux de croissance de l’ordre de 5% par an. C’est un marché mature avec un maquis d’offres d’externalisation et un nombre important de prestataires de toutes tailles (ADP, Cegedim SRH, e-Paye, HR Access, …)

La deuxième activité RH déléguée à un partenaire est la gestion de la formation. L’externalisation de cette activité est assez récente, mais connait un développement considérable depuis presque  dix ans. Complexité croissante du cadre légal, manque de ressources en interne, besoin de mise en conformité, … De plus en plus de fonctions Formation choisissent d’externaliser une partie de leur gestion de la formation. La technicité inhérente à la gestion administrative, logistique et fiscale de la formation, notamment en France, entraîne en effet une spécialisation croissante des personnes qui en ont la charge.

Dans ce contexte de tensions budgétaires, opérationnelles et organisationnelles, l’externalisation de la gestion de la formation est une solution de plus en plus envisagée.

L’activité RH de formation répond d’ailleurs assez bien à la règle des 4 C[4] mesurant la sensibilité d’un domaine RH à l’externalisation. Elle est critique, complexe, chronophage et circonscrite.

On estime aujourd’hui que 5% à 10% des entreprises externalisent la gestion de leurs formations avec un taux de croissance de 25% par an. C’est donc un marché « d’équipement » dynamique, avec un nombre de prestataires limité, dont RHEXIS[5].

La troisième activité RH la plus externalisée est la gestion du recrutement (ou RPO pour Recruitment Process Outsourcing)[6]. Face à la pénurie de certaines compétences techniques, les entreprises se tournent vers l’externalisation d’une partie du recrutement de leurs futurs talents. Elles peuvent faire aussi appel à des prestataires pour des opérations de recrutement peu complexes mais massives (commerciaux, télémarketeurs, etc.).

Dans une optique de rationalisation des coûts et de maîtrise des effectifs dédiés à l’activité recrutement, le RPO, comme l’externalisation en général, offrent tous deux une souplesse et une flexibilité dans l’organisation interne de l’entreprise.

On estime aujourd’hui que 5% des entreprises externalisent la gestion du recrutement avec un taux de croissance de 15% par an. Même s’il subit les à-coups de la crise, le marché du RPO est en forte croissance. Il est dominé par une dizaine d’acteurs importants de l’emploi ou du recrutement (Adecco, Manpower, Randstad, Hays, Robert Walters, etc.).

Deux mouvements caractérisent donc l’évolution de l’externalisation RH :

1. Elle intègre de plus en plus de services pour les domaines RH traditionnellement externalisés comme la paie.
2. Elle répond à de plus en plus d’enjeux logistiques et opérationnels dans des domaines à plus forte valeur ajoutée RH comme la formation et le recrutement

D’autres activités RH sont également externalisées, le plus souvent partiellement :

• gestion du temps et des activités,
• élaboration des tableaux de bord RH et du reporting social,
• pilotage des campagnes d’entretiens,
• organisation du vote aux élections professionnelles,
• gestion des visites médicales,
• etc.

En règle générale, pour ces domaines RH, l’externalisation consiste à une prestation de service dédiée à l’hébergement et la maintenance du système d’information RH.

De plus en plus, la complexité des SIRH et l’évolution rapide des technologies entrainent les entreprises à confier à des prestataires externes  la responsabilité de leurs applications RH. Cette tendance peut concerner une seule activité RH (externalisation en mode SaaS d’une suite de gestion des talents) ou le système dans sa globalité.

De nombreuses tâches peuvent être confiées à l’extérieur, mais tout n’est pas externalisable…

Les activités RH non externalisables

Les activités RH dites stratégiques (stratégie de recrutement, politique de formation et de développement des compétences, politique de rémunération, etc.) sont par nature internes. Elles ne peuvent être déléguées à un prestataire même si ce dernier est un partenaire durable de l’entreprise.

Aussi, il me semble très difficile, mais surtout inefficace et contreproductif, d’externaliser une activité RH nécessitant une appréciation interne. Sauf à considérer la fonction RH comme inutile, la décision RH ne s’externalise pas.

L’externalisation dans le domaine des ressources humaines comme dans celui de la formation n’est pas une fin en soi. Elle permet de sécuriser les basiques administratifs, les fondamentaux de la DRH, afin de libérer les énergies RH et de se concentrer sur les missions RH à plus forte valeur ajoutée :

• renforcement de la vision stratégique,
• meilleur accompagnement des managers,
• amélioration du dialogue social,
• réponses personnalisées aux salariés,
• etc.

L’externalisation RH constitue une des réponses possibles à des enjeux opérationnels majeurs. Elle représente, selon moi, un formidable levier d’efficacité si elle est mise au service de la création de valeurs de la fonction RH et de la fonction formation.

Le cadre de l’externalisation étant posé et les tendances de l’externalisation RH précisées, je traiterai dans un prochain article des motivations détaillées du recours à l’externalisation RH, des freins et des limites de cette pratique.