Pourquoi externaliser la gestion de la formation ? (1/3)

Dans deux précédents articles consacrés à l’externalisation RH, nous avons posé le contexte de l’externalisation RH et décrit les tendances de cette pratique pour la DRH et plus particulièrement pour la direction de la formation. Je vous propose d’aborder à présent, dans un article en trois parties, les bénéfices de l’externalisation de la formation. 

>> Pourquoi externaliser la gestion de la formation ? (2/3)
>> Pourquoi externaliser la gestion de la formation ? (3/3)

Quand l’externalisation RH devient tendance

L’externalisation RH se développe en France de façon progressive et continue depuis une quinzaine d’années. On estime aujourd’hui que la croissance de l’externalisation de la paye se situe aux alentours de 10% par an et que l’externalisation de la gestion de la formation connaît, lui, une dynamique plus soutenue avec un taux de croissance proche de 25% par an.

Il s’agit donc d’un marché porteur, qui trouve sa source dans 3 facteurs principaux.

• La complexité juridique : les évolutions de la législation sociale ont des répercussions quasi quotidiennes dans les services RH. Le compte personnel de formation (CPF), la base de données unique (BDU), la déclaration sociale nominative (DSN) ou le compte personnel de prévention de la pénibilité sont autant d’exemples de la volatilité législative française.
• Les contraintes budgétaires : le contexte est à la rationalisation. La conjoncture économique requiert une maîtrise et une réduction des coûts de toutes les activités RH de « back-office » y compris de la fonction formation.
• La maturité du marché : des entreprises moins frileuses encouragées par quelques success-stories et des prestataires plus crédibles dont les offres d’outsourcing ont fait leurs preuves.

Les nombreux bénéfices de la délégation de gestion auprès d’un prestataire spécialisé justifient et expliquent ce développement de la pratique. Pourquoi l’externalisation se développe-t-elle ? Tout simplement parce qu’elle génère des bénéfices réels, que je vous propose d’examiner.

Une diminution et une flexibilisation conjointes des coûts d’externalisation

D’ordre économique, le premier bénéfice de l’externalisation consiste en une diminution des coûts. La bonne mesure du bénéfice dans ce domaine suppose d’auditer préalablement l’ensemble des frais de l’activité RH que l’on envisage d‘externaliser :

• charges de personnel du service RH, mais aussi d’éventuelles ressources décentralisées au niveau des entités opérationnelles ;
• frais de fonctionnement (applications informatiques, documentation, fournitures, etc.) ;
• frais de structure et frais généraux ;
• frais de sous-traitance et de recours à des expertises RH externes (avocats, experts, consultants, etc.) ;
• frais de formation du personnel RH en charge de l‘activité.

Dans le cadre d’un audit sérieux, il conviendrait évidemment de compléter, de détailler cette liste et de l’adapter à chaque contexte d’entreprise. Toutefois, je constate sur le terrain que l’analyse des coûts complets de l’activité RH que l’on envisage d’externaliser est rarement menée.

Il est en effet souvent bien plus simple de demander son tarif à un prestataire de BPO que de s’interroger en interne sur l’exhaustivité précise du périmètre RH à externaliser et sur la complétude des coûts associés.

L’externalisation du système d’information RH (voir les différents niveaux d’externalisation) permet, en règle générale, de l’optimiser et de mieux en exploiter tout le potentiel. D’après l’étude « Benchmark 2011 Coûts et productivité des organisations administratives des RH dans les grandes entreprises » réalisée par ADP, la seule externalisation de l’outil informatique fait gagner jusqu’à 11% de productivité administrative dans le domaine des Ressources Humaines.

Aussi, sur la base d’une comptabilisation des coûts complets, une estimation objective porte à au moins 20 % le gain en coûts de l’activité externalisée, en paie, en recrutement comme en formation.

La flexibilité des coûts constitue le second bénéfice

Il est intrinsèque à la pratique d’externalisation RH et a fortiori pour la formation professionnelle : passer par un prestataire externe permet de flexibiliser sa structure de coût, de transformer des frais fixes internes en une facture commerciale variable, qui correspond à la prestation exactement et effectivement consommée.

Car le coût d’une prestation d’externalisation est corrélé au volume de l’activité RH externalisée. La gestion des feuilles de salaire est par exemple liée à la décroissance ou à la croissance de l’effectif de l’entreprise.

L’activité de gestion de l’externalisation de la formation peut, quant à elle, varier fortement d’une année sur l’autre en fonction de l’intensité souhaitée de la politique de formation et du budget alloué. Cette volatilité potentielle de l’activité de gestion de la formation la rend encore plus sensible aux bénéfices de variabilité maîtrisée des coûts permise par l’externalisation.
L’externalisation de la formation permet donc une forme d’agilité économique directement contributive à la performance de l’entreprise.
Nous verrons dans notre prochain billet diffusé la semaine prochaine les bénéfices opérationnels de l’externalisation de la gestion de la formation.

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Illustrations : extraits de peinture de Florence Cosnefroy