Comment réussir son projet d’externalisation de la formation ? (1/3)

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Après avoir traité du contexte de l’externalisation RH, puis décrit les tendances de cette pratique et expliqué les bénéfices et motivations à l’outsourcing de la formation, je vous propose dans ce 4e et dernier volet, d’aborder les 3 phases qui font d’un projet de délégation une réussite pour votre activité Formation :

  1. Comment choisir son partenaire ?
  2. Comment gérer la transition ?
  3. Comment piloter la relation avec son prestataire ?

Première partie : Comment choisir son partenaire d’externalisation ?

Selon l’étude Cegos de 2011 sur l’outsourcing, « identifier le meilleur prestataire » apparaît comme le premier challenge lié à l’externalisation d’une fonction. Dans le domaine de la formation comme dans celui de la paie ou du recrutement, il y a, selon moi, 4 critères clés pour sélectionner son partenaire d’externalisation RH :

 

Sa spécialisation dans le domaine RH que l’on envisage d’externaliser

Le prestataire est-il un expert opérationnel de l’activité RH que vous envisagez de déléguer ?
Dans le domaine de la gestion de la formation, a-t-il une bonne connaissance des processus métier qui sont opérants dans un service formation (recueil des besoins de formation, déploiement du plan de formation, suivi des évaluations, reporting, …) ? Quelle est sa maîtrise des bonnes pratiques ? Les « compétences stratégiques » des grands cabinets de conseil ne suffisent pas. En effet, il s’agit, à mon sens, d’acquérir une compréhension opérationnelle du management de la formation afin d’accompagner au mieux votre transformation sur le terrain… J’ajoute que la liste des clients du prestataire peut rassurer sur sa crédibilité et la lecture des témoignages-clients disponible sur son site est souvent instructive. C’est aussi l’opportunité d’entrer en contact avec l’un d’eux.

 

Son esprit de service

On ne s’improvise pas spécialiste de l’externalisation. Cela requiert des processus, une culture du service et des compétences spécifiques. Le prestataire choisi doit naturellement respecter ses engagements, s’imprégner de la culture d’entreprise, faire preuve de proactivité, de proximité, d’anticipation tout en s’appuyant sur des process industrialisés et personnalisés. Tout cela doit se matérialiser lors de rencontres régulières entre les équipes des deux partenaires. Elles sont la garantie d’une communication fluide et d’un niveau optimal d’informations.

 

Son système d’information

L’externalisation ne doit pas être envisagée comme une prestation d’intérim appuyée par un simple système d’information (SI). L’activité de gestion externalisée de la formation s’avère indissociable de l’outil technologique qui la porte. Les outils du marché sont conçus pour gérer un unique service formation ; ils ne permettent pas toujours de piloter efficacement l’activité de plusieurs entreprises simultanément. Les solutions technologiques de pilotage et de contrôle multi-client assurent l’efficacité des prestations délivrées, souvent dans un modèle collaboratif.

– Dans le cas où l’entreprise souhaitant externaliser dispose préalablement de son propre SI, le prestataire peut opérer sur plateforme et utiliser ses propres outils de back-office garant de sa bonne réactivité pour fiabiliser le traitement des données.

– Dans le cas où l’entreprise souhaitant externaliser ne dispose pas d’un SI, choisir un prestataire mettant à sa disposition sa solution technologique de pilotage de l’ensemble des processus de la gestion de la formation est gage d’efficacité et de sécurité.

Les prestataires ne disposant pas de SIRH professionnels et propriétaires, permettant une gestion transverse, ne seront pas capables de mutualiser différentes problématiques client et de produire des processus d’externalisation RH efficaces.

 

Sa volonté d’accompagner la transformation

Dans la recherche continue de performance, les structures et les organisations des clients s’adaptent sans cesse. Au-delà de la réforme de la formation, les évolutions légales dans le domaine social sont permanentes, souvent imprévisibles, toujours complexes à interpréter et à mettre en œuvre. Les technologies impactent également les pratiques RH et plus particulièrement les pratiques de formation et de développement des compétences. Ce qui fera la différence entre un prestataire généraliste et un spécialiste de l’externalisation, c’est sa capacité à accompagner votre transformation, à être force de proposition. Sa capacité à prévoir et à anticiper, d’une part, les évolutions législatives et, d’autre part, les mutations métier est un critère déterminant de votre choix : est-il ou souhaite-t-il être un véritable agent et facilitateur du changement ? Car il s’agit bien de bâtir une relation de co-développement avec lui, stable et pérenne. Le partage de bonnes pratiques entre pairs lors de rencontres clients peut contribuer à la sélection de votre partenaire.

 

Sa spécialisation dans le domaine RH, son degré de service, son SIRH propriétaire et sa capacité à accompagner le changement sont les 4 points fondamentaux pour choisir votre prestataire d’externalisation de la formation. La semaine prochaine, je vous proposerai d’aborder les problématiques opérationnelles et organisationnelles de la délégation d’un projet d’outsourcing.

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Illustration : extrait de peinture de Florence Cosnefroy

2 commentaires

  1. Ayant eu à aborder ce sujet comme donneur d’ordre, je confirme l’importance des critères que vous citez.
    En particulier, il est clair que l’externalisation de la formation par sa spécificité technique nécessite de trouver un partenaire spécialiste du sujet. Cela permettra de définir rapidement et clairement avec lui les limites de la délégation (le recueil des demandes, le courtage, l’exécution, l’appel de financements…).
    Forte attention à porter aux SI . Dans la plupart des cas, le donneur d’ordre et le prestataire disposent d’un SI. Il faut donc s’assurer de la communication entre ces 2 SI et définir les processus administratifs opérationnels d’échange d’informations et de reporting.
    En complément par rapport à vos critères, la nécessité d’évaluer la capacité du prestataire à assurer la volumétrie des affaires que le donneur d’ordre veut lui confier dans les délais attendus.

    • Merci Jean-François pour votre commentaire.
      Effectivement, les 2 points que vous relevez sont importants et doivent « entrer dans la balance » lors du choix d’un partenaire d’externalisation de la gestion de la formation :
      – le contrôle de la compatibilité entre les 2 SI (client-prestataire) que nous traiterons dans le prochain volet « Comment gérer la transition ? » de cette série « Comment réussir son projet d’externalisation de la formation »
      – la capacité du prestataire à prendre en charge un grand nombre de demandes de départs en formation, par exemple.

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