Élaboration du plan de formation : les 7 apports de l’externalisation

L’élaboration annuelle d’un plan de formation prévisionnel reste un exercice incontournable pour la DRH des entreprises de toutes tailles. Pour paraphraser une campagne publique de 2010 sur le port du casque à vélo, il n’est « pas obligatoire, juste indispensable » ; dans la compétition économique, le déficit de compétences ne pardonne pas. Mettre au point son plan de formation requiert cependant une méthodologie rigoureuse et le traitement de données d’origines diverses. Dans quelle mesure le responsable formation ou le DRH peuvent-ils se faire aider dans cette tâche ? Autrement dit, que peut-on externaliser de l’élaboration du plan de formation ?

Les étapes de l’élaboration du plan

Avant de voir quels aspects de l’élaboration du plan de formation peuvent être réalisés avec un partenaire, rappelons-en les principales étapes :

• La définition des grandes orientations stratégiques ;
• Le recueil des besoins de formation, auprès des managers et/ou des collaborateurs ;
• La consolidation des besoins de formation, en une base exploitable ;
• La qualification des besoins, qui implique à la fois de préciser le besoin et d’identifier la formation qui y répond ;
• L’arbitrage entre les différentes demandes, en fonction des coûts et des budgets ;
• La communication et le retour vers les demandeurs/bénéficiaires (les managers et les équipes) ;
• La consultation des instances représentatives du personnel ;
• Le suivi du plan de formation.

Sur ces différentes étapes, à quel moment est-il possible et pertinent de se faire aider par un prestataire extérieur ? Quels sont les apports possibles de l’externalisation ? S’il est toujours possible de se faire conseiller au moment de la définition des grandes orientations, la dimension stratégique demeure bien sûr toujours du ressort de l’entreprise. Dans la suite du déroulement des différentes phases, en revanche, un expert de la formation professionnelle peut apporter des outils et de l’accompagnement avec profit.

Apport n°1 : gérer le process

Un spécialiste du management de la formation peut tout d’abord apporter son expertise en matière de gestion de projet, appliquée à l’élaboration du plan de formation. Définir les différentes étapes, fixer un calendrier, le mettre en œuvre, identifier les indicateurs pertinents… « Le prestataire peut également apporter des outils informatique, qui sont en eux-mêmes structurants », explique Alain Ragot, le dirigeant de RHEXIS. « Un outil comme RHEBUS comporte ainsi des modules adaptés à la phase de conception et de déploiement du plan de formation, qui induisent une façon de travailler, adaptable en fonction des besoins et des entreprises. C’est cette connaissance méthodologique, assise sur une longue expérience de la gestion de la formation, qui constitue la valeur ajoutée d’un prestataire. »

Apport n°2 : gérer le flux d’information sur les besoins

Une première illustration de cette articulation entre outil et expertise est à rechercher dans les phases « organisation du recueil des besoins » et «  consolidation ». « Souvent, dans les entreprises », poursuit Alain Ragot, « il arrive que le recueil des besoins de formation passe par des processus inadaptés, même lorsqu’il y a des outils. Par exemple, le manager recueille les souhaits de formation lors de l’entretien professionnel, ou de l’entretien annuel, et les saisit dans une case « texte » du SIRH. » En supposant qu’il soit possible d’exporter facilement ces informations, on se retrouve, le moment venu, avec une grande quantité de documents et de textes inexploitables, qu’il faut compiler et analyser manuellement. On considère donc qu’on a recueilli le besoin de formation, mais en pratique il n’en sort rien. « Un outil dédié comme RHEBUS permet non seulement, techniquement, de recueillir efficacement les besoins, mais aussi de structurer la démarche du recueil, et d’ouvrir sur la phase suivante : celle de la qualification ».

Apport n°3 : constituer le catalogue des formations

En effet, connaître les besoins est une chose, y répondre avec pertinence par une offre adaptée en est une autre. Un prestataire peut apporter deux choses : son expertise du marché de la formation ; surtout, la formalisation d’un catalogue (ouvert) se fondant sur les achats de formation passés de l’entreprise et sur la prospection de nouveaux prestataires, en relation avec les besoins exprimés. « Dans ce contexte, l’outil informatique peut même permettre de qualifier directement les besoins exprimés par le collaborateur et le manager, en associant une offre de formation à chaque type de demande ». Le catalogue restant naturellement ouvert aux ajouts et aux nouveautés.

Une bonne expertise du marché de la formation peut permettre de se constituer un catalogue de formations répondant aux différents besoins, mobilisable par le RF. Cela peut permettre d’effectuer la qualification en même temps que le recueil.

Apport n°4 : assurer le suivi des obligations de formation

Certaines entreprises, notamment dans l’industrie, mais pas uniquement, emploient beaucoup de personnes à des postes associés à des obligations de formation : hygiène, sécurité, habilitation à conduire les engins de chantier… Ces formations délivrent des certificats qui souvent ne sont valables que pendant une durée déterminée. Entre les nouveaux arrivants – formés ou non – et le renouvellement des certifications des collaborateurs présents, le calendrier des formations obligatoires peut vite devenir un véritable casse-tête. « L’outil informatique du prestataire, là encore, est d’une aide précieuse lorsqu’il intègre cette dimension « formation obligatoire », ces dernières s’imposant en priorité dans le plan de formation », commente Alain Ragot.

Apport n°5 : accompagner l’arbitrage

La phase d’arbitrage est celle au cours de laquelle on va choisir quelles formations seront retenues, au détriment des autres. Un spécialiste de la gestion de la formation peut apporter ses compétences d’analyse de l’offre : « en rapprochant les besoins des uns et des autres, il peut être possible par exemple de substituer une formation en intra à plusieurs formations individuelles, et ainsi baisser les coûts, au profit d’autres formations qui n’auraient pas pu être financées autrement ». Le regard et l’expérience du prestataire peuvent ainsi faciliter la finalisation et l’optimisation du plan, avec l’aide d’un outil qui permet de « naviguer » facilement dans la base de données des besoins recueillis.

Apport n°6 : accompagner la communication

Le plan de formation est un outil de travail qui, pour produire ses effets, doit faire l’objet de communication, d’explication, de pédagogie, à différents niveaux :

• le comité de direction, qui doit bien sûr l’approuver ;
• le Comité d’entreprise (ou le futur CSE, conseil social et économique), qui doit notamment en avoir connaissance lors de la troisième négociation obligatoire ;
• les managers qui vont l’appliquer dans leurs départements ;
• les collaborateurs qui vont en bénéficier, bien sûr.

En direction de tous ces acteurs, le responsable formation a donc besoin de faire connaître et comprendre la démarche de l’élaboration du plan de formation. Un prestataire peut aider à structurer cette communication dans le temps et dans le discours.

Apport n°7 : assurer le suivi du plan de formation

Une fois le plan de formation adopté, il reste à le mettre en œuvre, et à s’assurer de son effectivité ! L’expérience d’un prestataire externalisé peut s’avérer précieuse pour aider l’entreprise à définir les indicateurs pertinents – en nombre de stagiaires, en nombre d’heures, en K€… Et un outil dédié permettra de rapprocher facilement le réel de la prévision.

En définitive, l’élaboration du plan de formation n’apparaît pas comme un process unique que l’on pourrait externaliser tel quel. Un partenaire peut apporter de l’accompagnement sur tel ou tel point, une aide pour structurer la démarche, et des outils pour la faciliter. En fonction de l’organisation, il revient au responsable formation de juger sur quels aspects une externalisation apportera de la valeur ajoutée ou non. Mais d’une façon générale, l’élaboration du plan de formation, une fois fixées les orientations, se présente avant tout comme une succession d’étapes principalement techniques. Recourir à un expert pour les mener à bien se justifie donc pleinement, et permet au responsable formation ou au DRH de se recentrer sur son cœur de métier, dans le cadre même de l’élaboration du plan : choisir les grandes orientations ; monter des actions particulières en direction de certaines populations ; imaginer des ingénieries de formation complexes pour répondre à un besoin identifié ou à un nouvel enjeu business ou RH… Bref, faire son métier !

Crédits photo : fotolia/ Netfalls

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