Comment gérer ses formations obligatoires ?

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Gérer les formations obligatoires, dans une entreprise moyenne ou grande, peut vite virer au casse-tête. D’abord parce que souvent, on ne sait pas bien qui est chargé de leur suivi… Ensuite parce que celui-ci peut atteindre un niveau de complexité technico-administrative élevé, surtout si les salariés concernés sont nombreux. Face à ces difficultés, quels sont les enjeux à connaître ? Et que peut-on faire pour se faciliter la vie ? Le digital et l’externalisation peuvent être des réponses appropriées.

 

Les formations obligatoires : who’s in charge ?

Dans la plupart des entreprises d’une certaine taille, le suivi des formations obligatoires se situe à la croisée de 3 fonctions de l’entreprise :

  • La fonction RH/formation : elle gère l’organisation des formations – et donc des formations obligatoires – et suit les carrières des salariés.
  • La fonction HSE, pour hygiène, sécurité, environnement : veiller au respect des normes de sécurité, et donc des formations obligatoires correspondantes, fait partie de son métier.
  • Les managers des salariés concernés : ils ont la responsabilité opérationnelle de la formation obligatoire. Ils sont en première ligne en cas d’incident ou lorsque la production doit s’arrêter ou ralentir du fait d’une formation obligatoire non renouvelée à temps pour un collaborateur clé.

Chacune de ces trois entités de l’entreprise a donc ses raisons de s’intéresser aux formations obligatoires. Souvent, chacune en tient son propre inventaire, sans que les autres en soient conscientes. L’information sur le sujet se trouve donc éclatée entre supports et fichiers partiels, divers et incompatibles.

Comme toujours lorsqu’une responsabilité n’est pas clairement établie, il y a un risque élevé de dysfonctionnement. Or l’enjeu est important, pour l’entreprise comme pour les salariés !

 

Les formations obligatoires : qu’est-ce que c’est ?

Rappelons rapidement de quoi il s’agit (pour plus de détails, nous vous renvoyons à cet article).

Les formations obligatoires et réglementaires entrent dans deux principales catégories :

  • Les formations à l’hygiène et à la sécurité, qui participent de la politique de prévention des risques professionnels de l’entreprise.
  • Les permis et habilitations, qui conditionnent la capacité à exercer une activité.

Ces deux groupes de formations sont retenus par le Céreq dans ses travaux sur la question, mais on peut introduire une distinction supplémentaire : parmi les permis et habilitations, certains, comme le Caces, requis pour la conduite d’engins de chantier, ou les habilitations électriques, relèvent également de la gestion du risque santé-sécurité au travail – au même titre que les formations hygiène et sécurité. D’autres, comme la certification AMF pour les employés de banque impliqués dans les services d’investissement, n’impliquent pas de risque santé, mais conditionnent l’exercice de certaines fonctions ou métiers.

D’après les derniers chiffres disponibles (2014), analysés par le Céreq, près des deux tiers des entreprises ont envoyé au moins un salarié en formation obligatoire en 2014. 37% des salariés en ont suivi une ; un quart des salariés n’a pas eu d’autre formation.

 

Que dit la réforme sur ces formations ?

Avec la réforme de 2018, les formations obligatoires et réglementaires ont désormais un article dans le code du Travail (L.6321-2), qui les définit comme « Toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires ». La création de cette catégorie se fait dans deux objectifs :

  • Vis-à-vis du temps de la formation : les formations obligatoires doivent avoir lieu pendant le temps de travail, avec maintien de rémunération. Les autres peuvent se tenir en partie hors temps de travail.
  • Vis-à-vis de l’obligation de formation : tous les 6 ans, l’employeur doit justifier d’avoir fourni au moins une formation à chaque salarié. Mais les formations obligatoires ne comptent pas.

Avant la réforme de 2018, le financement des formations obligatoires pouvait, dans certains cas et à certaines conditions, être pris en charge par l’Opca, dans les entreprises de moins de 300 salariés. A présent, seules les entreprises de moins de 50 salariés pourront éventuellement y prétendre – à moins que les textes d’application de la loi ne l’excluent explicitement.

 

Des spécificités en matière de gestion

Au-delà de ces particularités, les formations obligatoires posent des problèmes spécifiques de gestion.

Le premier tient à l’enjeu de conformité : le non-respect des formations obligatoires comporte un risque juridique important. Un accident causé par ou survenant à un salarié non détenteur du certificat ou de l’habilitation nécessaires à l’exercice de son métier engage :

  • la responsabilité civile de l’employeur (avec dommages et intérêts à la clé) ;
  • la responsabilité pénale de l’employeur ou de son délégataire, si l’employeur en a désigné un – le responsable HSE, le manager…
  • éventuellement, la responsabilité pénale du salarié, s’il a commis une faute.

Ce risque se combine à la grande complexité administrative de l’obligation. Les formations réglementaires sont nombreuses, et comportent souvent différents niveaux correspondant à différentes situations et métiers. On peut mentionner notamment :

  • Les formations générales à la sécurité, qui concernent toutes les entreprises et sont délivrées à tout nouvel arrivant, et à tout salarié changeant de poste ou revenant d’un congé long. Les intérimaires et les CDD ont droit à une formation renforcée.
  • Les formations au risque incendie, dans les entreprises d’au moins 50 salariés ou dans lesquelles sont maniés des produits inflammables ;
  • Les formations au secourisme, à délivrer à un nombre minimum de salariés, et valables deux ans ;
  • Les formations au risque électrique, qui donnent lieu à des habilitations différentes suivant le type de métier et de responsabilités, avec des durées de validité variables ;
  • Les formations requises pour l’obtention du Caces, visant l’habilitation à conduire engins de chantier, grues, élévateurs, chariots, répartis en une trentaine de catégories différentes, suivant le type d’appareil et le type d’utilisation envisagé, valables pour 5 ou 10 ans en général ;
  • Les formations spécifiques aux différentes industries (nucléaire, chimie) ou à certains contextes (amiante, travail en hauteur…) ;
  • Les formations requises pour exercer certains métiers ou certaines activités (certification AMF…)…

Ces certifications débouchent souvent sur une certification, qu’il faut demander à l’autorité compétente, voire faire viser par un responsable du salarié. Parfois, des démarches s’ajoutent à la formation elle-même : la formation au risque amiante, par exemple, requiert une visite médicale préalable. Et bien sûr, la plupart de ces habilitations et certifications ne sont valables que pour une durée limitée, différente suivant les situations. Au terme de leur validité, ils doivent être « recyclés », c’est-à-dire faire l’objet d’une nouvelle formation.

 

Une solution : l’externalisation

Pour résumer, gérer les formations obligatoires en toute conformité exige de pouvoir répondre à toutes les questions suivantes, pour chaque salarié de l’entreprise :

  • Qui a besoin de quelle formation ?
  • Combien de temps chaque formation est-elle valable ? A quelle date doit-elle être renouvelée ?
  • Quelles démarches administratives doivent être entreprises pour être en règle ?

Toutes les conditions sont réunies pour une externalisation : la tâche est bien définie, complexe mais technique, elle consomme du temps et de l’expertise, elle apporte peu de valeur ajoutée. En revanche, elle peut coûter cher si elle n’est pas bien accomplie.

Une solution d’externalisation efficace doit comporter :

  • Une base de données centralisée et partagée, avec une double entrée par salariés et par type de formations.
  • Un système de gestion avancé, qui permet de faire des requêtes pertinentes et de gérer les accès. Typiquement, le DRH accède aux données de l’ensemble des formations obligatoires, le responsable HSE aux formations obligatoires santé/sécurité, le manager aux données de ses subordonnés, le collaborateur aux données qui le concernent.
  • Peuvent s’ajouter des fonctionnalités de gestion des formations elles-mêmes (convocations, suivi), avec leurs spécificités (gestion des documents annexes, des procédures particulières, du recueil des certificats) ;
  • La gestion des formations obligatoires au sein du plan de formation : anticiper le nombre de renouvellements, de nouvelles formations, alerter les managers concernés, pour éventuellement intégrer les actions requises dans le calendrier de formation.

Toutes ces fonctionnalités, bien sûr, sont proposées par RHEXIS, et déployables grâce au système informatique RHEBUS.

La gestion des formations obligatoires est une tâche chronophage et source de risques. Il est indispensable de s’outiller, et il peut être avantageux d’externaliser. Confier ce travail à des spécialistes représente davantage de tranquillité pour tous les services concernés, une forte réduction du risque et du temps dégagé pour tous (responsables formation, responsables HSE, managers) pour se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Pour en savoir plus sur l’offre RHEXIS en matière de gestion des formations obligatoires, n’hésitez pas à nous écrire : contact@rhexis.com.

Crédit photo : fotoliaRioPatuca Images

 

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