Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ? (3/3)

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Qu’est-ce qui pousse une entreprise à externaliser la gestion de la formation professionnelle ? Dans les deux premiers billets de cette série, nous avons défini ce qu’est l’externalisation de la formation en 2019 et décrit les périmètres possibles des activités « outsourçables ». Dans ce troisième et dernier volet, nous abordons les motivations qui peuvent pousser les entreprises à se faire accompagner par un partenaire pour gérer et déployer leur plan de formation.

>> Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ? (1/3) Externaliser la gestion de la formation en 2019
>> Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ? (2/3) Le périmètre
>> Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ? (3/3) Les motivations et les bénéfices

Pourquoi externalise-t-on la gestion de la formation ? Il y a au moins deux façons de reformuler cette question :

  • Quels bénéfices les entreprises peuvent-elles attendre de l’externalisation de cette fonction ?
  • Sur le terrain, dans quelles circonstances externalise-t-on la gestion de la formation ?

Nous envisagerons successivement ces deux angles de vue.

 

Quels sont les bénéfices de l’externalisation ?

On peut distinguer au moins 5 types de bénéfices à l’externalisation de la gestion de la formation.

  • Recentrer la fonction formation sur son cœur de métier

C’est le premier objectif de l’externalisation, d’une manière générale, et il s’applique pleinement à la au domaine de la formation. La gestion administrative, logistique et organisationnelle de la formation consomme énormément de temps et de ressources, de l’ordre de 70% de la charge totale de travail liée à la fonction formation – plus ou moins suivant les contextes d’entreprise. Confier tout ou partie de cette gestion à un organisme expert conduit à libérer du temps et de l’énergie pour le responsable formation, au bénéfice de tâches à plus haute valeur ajoutée : gérer et anticiper les parcours et les compétences, construire des ingénieries de formation innovantes, bâtir un catalogue d’offre de formation à destination des collaborateurs… Le temps des collaborateurs du service formation  peut être redéployé pour partie sur d’autres missions RH. En outre, le prestataire, en plus de libérer du temps, peut apporter du conseil, des outils et des éclairages pertinents au responsable formation sur son cœur de métier.

  • Accroître la performance opérationnelle

Expert du domaine de la formation, le prestataire spécialisé apporte sa connaissance du métier, sa veille juridique, son réseau d’acteurs. Il fait bénéficier l’entreprise des bonnes pratiques et de l’expérience acquise auprès de ses autres clients. Il est confronté quotidiennement à une variété de situations qui lui permettent de renforcer sa réactivité et d’enrichir son offre de service. En liaison avec les acteurs de la formation – financeurs, organismes, administrations – il est au courant très en amont des changements légaux et réglementaires, et peut en anticiper les conséquences.

Il est en outre équipé pour assurer pour de gros volumes les tâches quotidiennes de la gestion et de l’organisation de la formation, souvent à l’aide d’un système d’information qui se greffe à celui de l’entreprise (à l’image de RHEBUS).

Le résultat, si la prestation est de qualité et mise en place dans de bonnes conditions, est une amélioration significative de la performance opérationnelle du service formation – et donc de l’entreprise. La gestion est à la fois plus rapide, plus conforme, plus qualitative, plus sécurisée.

  • Gagner en expertise

Une bonne prestation externalisée ne se contente pas cependant de faire « à la place » de l’équipe interne. Ni même de faire mieux et plus rapidement. Il y a une valeur ajoutée supplémentaire à l’externalisation : le prestataire vous transmet de l’expertise. Il peut s’agir d’astuces juridiques, de circuits de financement, d’évolutions sur le marché de la formation, d’innovation pédagogique… Si l’entreprise veut aller plus loin, cette transmission peut se formaliser dans une prestation d’accompagnement et de conseil autour de l’élaboration du plan de formation, mais elle est déjà présente dans le quotidien de l’externalisation. C’est un bonus à la valeur ajoutée de l’outsourcing formation.

  • Variabiliser les coûts

Externaliser la gestion de la formation est un moyen de  maîtriser et de  variabiliser les coûts dans le temps. Le coût de l’externalisation est généralement proportionnel au volume de formation, tandis que le coût d’un service formation internalisé est fixe. Externaliser est donc un moyen de faire coller le budget « gestion de la formation » aux aléas de la conjoncture et à l’évolution de la taille de l’entreprise. On peut donc externaliser dans une optique d’optimisation RH et financière, même s’il n’est pas forcément pertinent de ne le faire que dans ce but.

  • Garantir la continuité de gestion

La relation d’externalisation s’inscrit dans la durée. Le prestataire conserve la mémoire de la relation, et en assure la continuité. Dans une gestion internalisée, le départ d’un collaborateur peut affecter significativement les opérations. Dans l’externalisation, l’entreprise cliente dispose généralement d’un correspondant attitré, mais celui-ci est épaulé par ses collègues, et c’est au prestataire que revient la charge de gérer les discontinuités de service. Il peut arriver qu’un prestataire se retrouve à être le plus ancien acteur formation au sein d’une DRH…

 

Quand et pourquoi externalise-t-on ?

Une autre façon d’aborder les motifs de l’externalisation de la formation est d’aller voir sur le terrain quels sont les éléments déclencheurs de la décision d’externaliser. Celle-ci peut en effet intervenir dans une variété de contextes, qui constituent les causes immédiates de l’externalisation. Passons en revue quelques-uns de ces contextes, qui correspondent souvent à des situations de rupture, et où nous retrouverons les principaux bénéfices que nous venons d’énumérer.

  • Pour accompagner la croissance de l’entreprise.

L’entreprise se développe, embauche, investit de nouveaux marchés requérant de nouvelles compétences… Le département RH en général et le service formation en particulier sont amenés à gérer de nouveaux enjeux, à changer d’échelle. L’expertise d’un partenaire extérieur sera utile pour permettre aux équipes de se concentrer sur l’essentiel, sur le cœur de métier de l’entreprise, mais aussi pour accompagner la formation des nouveaux effectifs, lisser les paliers de développement et maîtriser les coûts.

>> En savoir plus sur l’externalisation RH dans les entreprises en croissance

  • Pour accompagner une fusion ou une scission.

La fusion de deux ou plusieurs entités entraîne à la fois un changement d’échelle, une complexité supplémentaire et un besoin d’unité. Chacune des entités avait ses outils. Si l’une d’entre elle avait externalisé la gestion formation, il peut être pertinent d’étendre ce mode de fonctionnement au groupe, avec le même prestataire ou avec un nouvel acteur. Au moment où il faut concevoir une politique de formation groupe, il peut être bienvenu de donner à l’équipe formation les moyens de se concentrer sur son cœur de métier.

A l’inverse, une société qui sort d’un groupe peut se retrouver confrontée à un besoin urgent d’expertise en matière de gestion de la formation. L’externalisation peut alors s’avérer une solution particulièrement adaptée.

  • Pour accompagner une réorganisation de l’entreprise

Que le projet soit défensif (en réaction à une période de difficultés) ou offensif (pour préparer une expansion sur de nouveaux marchés), une réorganisation peut être l’occasion de remettre à plat certaines façons de fonctionner. Confier la gestion de la formation à un acteur extérieur peut être envisagé comme une façon de maîtriser les coûts tout en gagnant en efficacité.

  • Pour répondre au défi posé par le départ de collaborateurs-clés

L’expertise en matière de gestion de la formation est technique, longue à acquérir et relativement rare sur le marché. Le départ  d’un ou plusieurs collaborateurs-clés dans ce domaine peut être l’occasion d’aller chercher l’expertise manquante en matière de gestion chez un prestataire qui en a fait son métier. On transforme ainsi la contrainte – le départ de collaborateurs experts – en opportunité – la continuité dans l’expertise avec, en plus, l’accès à la connaissance des pratiques du marché et au regard éclairé d’un acteur du secteur.

  • Pour rebondir sur la décision d’installer un nouvel outil informatique RH

La décision de déployer un nouveau SIRH ou un nouveau LMS (Learning management system) implique une remise à plat des pratiques au sein de la DRH et du service formation. La réflexion qui s’ensuit peut conduire à externaliser une partie des tâches de gestion de la formation. En particulier, la prise en compte de la dimension « système d’information » de cette gestion (suivi des dossiers de formation, suivi des factures, suivi des évaluations…) peut conduire à choisir un partenaire doté d’un outil pertinent et compatible avec les choix logiciels de l’entreprise.

  • Au moment d’un changement à la tête de la DRH

L’arrivée d’un nouveau DRH, d’un nouveau responsable formation, suite à un recrutement ou à une fusion, peut conduire à des changements dans les pratiques de travail. Un DRH habitué à externaliser la gestion de la formation envisagera plus facilement cette option, voire sera tenté de la mettre en œuvre pour redéployer les compétences en interne.

  • Suite à un choix stratégique

La décision d’externaliser la gestion de la formation peut aussi découler tout simplement d’une décision stratégique de la direction et de la DRH, désireuses de permettre à l’équipe formation de se concentrer sur son cœur de métier.

 

Bien sûr, cet inventaire des bénéfices de l’externalisation pour la gestion de la formation ne vaut que si la prestation est qualitative, bien préparée et déployée dans les meilleures conditions. L’externalisation n’est pas systématiquement profitable, et il existe également des risques, que nous évoquons notamment dans cet article.

Confier à un organisme expert les aspects les plus techniques d’une fonction pour se recentrer sur son cœur de métier reste cependant une tendance solide, et la gestion de la formation s’y prête particulièrement bien. Et comme nous le soulignions dans le premier billet de cette série, les réformes successives de la formation n’ont pas réduit cette pertinence : pour la plupart, les tâches relevant de l’organisation de la formation continuent à devoir être accomplies. Dans le même temps, l’actualisation des compétences est devenue de plus en plus stratégique, les modalités pédagogiques se sont multipliées, la formation et sa gestion se sont digitalisées… Plus que jamais, les experts ont leur rôle à jouer !

  

 Crédit photo : Shutterstock / Wright Studio

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