Les événements des dernières années ont renforcé à la fois les incertitudes et l’importance stratégique des compétences pour l’entreprise. En clair, les organisations doivent former de plus en plus, sans avoir de visibilité sur leurs moyens de le faire. Gérer la formation devient plus que jamais une expertise RH de pointe au service de la performance. L’externalisation de la formation, ou plus précisément de tout ou partie de sa gestion, est une option de plus en plus souvent retenue par les entreprises. En quoi consiste-t-elle, ou plutôt, en quoi peut-elle consister ?
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Externaliser la formation : le choix de l’expertise face à l’incertitude
Une précision préalable : l’expression « externalisation de la formation », prise de façon littérale, pourrait désigner simplement le fait de faire appel à un organisme de formation pour former les salariés. Par convention, on l’utilise généralement pour parler de l’externalisation de la gestion de la formation, et non pas de la formation elle-même. C’est la « fonction formation » dans sa partie organisationnelle qui est outsourcée, via une relation contractuelle avec un prestataire.
Pourquoi les entreprises confient-elles à des partenaires spécialisés la gestion de leur processus de formation ?
Valoriser la fonction RH et formation
L’externalisation d’une fonction, quelle qu’elle soit, vise généralement un même objectif : confier à des professionnels externes la réalisation des tâches les plus techniques et les plus chronophages, afin de libérer du temps de travail des collaborateurs pour se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée.
La gestion de la formation comporte nombre de tâches d’exécution répétitives et partiellement automatisables. Le fait de confier à un prestataire externe tout ou partie de ces tâches permet aux services RH et formation de se concentrer sur leur cœur de métier : la stratégie de développement des compétences, le suivi des parcours et des mobilités, les relations humaines….
Mutualiser les bonnes pratiques
L’externalisation repose sur le principe de la mutualisation des compétences : le prestataire externe emploie des collaborateurs spécialisés qui travaillent pour plusieurs entreprises. Leur expertise métier bénéficie donc de la multiplicité des expériences clients. Ils ont accès aux bonnes pratiques du marché, aux dernières innovations, aux changements dans les circuits de financement… En faisant appel à un prestataire externe, une entreprise bénéficie ainsi de ce benchmark permanent et de toute cette expérience accumulée. Elle accède également, quand elle n’en disposait pas auparavant, à des outils digitaux dédiés qui accroissent à la fois l’efficacité de la gestion et l’attrait de la formation pour les collaborateurs, via des interfaces intuitives et conviviales.
L’instabilité réglementaire, les transformations du marché de la formation, les aléas des crises successives (du Covid à la guerre en Ukraine) rendent particulièrement précieuse à l’entreprise l’expertise des professionnels de la gestion de la formation.
Faire face à la pénurie de compétences
La pénurie de talents peut représenter une autre raison d’externaliser. La gestion de la formation est un métier technique, relativement peu connu. Alain Ragot, président de RHEXIS, en témoigne : « J’ai été approché récemment par de grandes entreprises qui se plaignaient de ne pas arriver à recruter des bons profils pour assurer leur gestion de la formation. Ce qui les poussait à s’intéresser à l’externalisation. » L’externalisation est donc également un moyen d’accéder à des profils spécialisés difficiles à trouver, dans un contexte de tension sur le marché du travail.
Maîtriser les coûts
L’outsourcing est souvent perçu comme un moyen de faire des économies. En pratique, cependant, l’expertise a un coût. Réduire la note de la gestion de la formation ne devrait pas être le premier motif d’un projet d’externalisation.
Les vrais bénéfices financiers de l’externalisation sont de deux ordres :
- En libérant, comme on vient de le voir, des ressources humaines internes au profit d’activités à plus haute valeur ajoutée, l’externalisation accroît la productivité des équipes RH.
- L’externalisation permet d’adapter le niveau de dépense à la conjoncture et au volume d’activité de formation. Dans un contexte de fortes incertitudes économiques et organisationnelles, comme on l’a connu depuis 2020, il est appréciable de pouvoir réduire la voilure quand les circonstances l’imposent, pour la redéployer largement quand les conditions sont réunies.
Qu’externalise-t-on, au juste ?
Le périmètre de l’externalisation peut varier considérablement suivant les projets et les attentes. C’est la première chose à définir lorsqu’on souhaite externaliser – même si le périmètre peut ensuite évoluer. Il peut comprendre :
- L’organisation des activités de formation, c’est-à-dire le déploiement du plan de développement des compétences. Cette partie peut inclure :
- La planification des sessions ;
- L’organisation des sessions (individuelles et collectives) ;
- L’inscription et la convocation des stagiaires ;
- Le suivi des sessions (participation, annulations, reports) ;
- Le recueil des feuilles de présence et des évaluations à chaud ;
- La logistique (logement, transport, restauration) pour les formateurs et pour les stagiaires.
- La gestion administrative de la formation :
- La constitution du dossier de formation, dans le respect de la conformité réglementaire ;
- La gestion des relations avec les organismes de formation ;
- La gestion des paiements;
- La recherche de financements et les relations avec les financeurs (Opco, Etat, régions, Pôle emploi…) ;
- Le suivi des obligations légales, notamment les formations obligatoires;
- La gestion des dossiers d’alternance (apprentissage et professionnalisation) ;
- Le reporting ;
- La veille juridique.
- Le conseil et l’accompagnement :
- L’aide au recueil des besoins de formation;
- Le conseil pour l’élaboration du plan de développement de compétences ;
- L’ingénierie pédagogique ;
- La constitution du catalogue, le sourcing de prestataires, le conseil sur l’offre de formation.
La liste n’est pas limitative : les métiers de la gestion de la formation évoluent en permanence, en même temps que le marché et l’innovation technologique. En fonction de leur activité, de leur histoire, de leur portefeuille de compétences, de leur cadre réglementaire, de l’organisation de leur service RH et formation, les entreprises peuvent avoir intérêt à outsourcer tel ou tel périmètre. Chaque situation est différente.
Un métier humain et digital
L’externalisation de la formation comporte une dimension digitale importante. Une grande partie des activités que nous venons de lister peuvent être partiellement automatisées ou rendues plus productives grâce aux outils digitaux. C’est de plus en plus le cas depuis la pandémie, qui a considérablement accru l’audience des formations à distance.
La puissance du digital…
Le digital peut ainsi servir à diffuser la formation (c’est le rôle du LMS, Learning Management System), à organiser les sessions (parfois via le LMS également, ou via le SIRH) ou encore à gérer le back-office (c’est le rôle du TMS, Training Management System). De la compatibilité et de l’interopérabilité entre les différents outils dépendra en grande partie la qualité de la prestation. RHEBUS, l’outil dédié développé par RHEXIS, permet ainsi d’accompagner l’organisation et la gestion de la formation en se connectant au SIRH et/ou au LMS de l’entreprise. Il peut être utilisé directement par l’entreprise ou par les chargés de projet de RHEXIS au service de celle-ci.
…au service de l’humain
Les outils, cependant, n’effectuent pas à eux seuls la gestion de la formation : ils la facilitent, et requièrent à leur tour une expertise pour être utilisés. Les outils numériques peuvent décupler la capacité de déploiement des formations ; compiler et analyser toutes les données RH, parcours et compétences ; « matcher » des profils avec des offres de formation via des algorithmes ; permettre le pilotage et le déploiement du plan de formation au fil de l’année ; gérer le calendrier des formations obligatoires…
Mais l’expertise humaine reste indispensable pour gérer les relations avec les financeurs et les organismes, manager les situations humaines liées à l’organisation des formations, concevoir des ingénieries pédagogiques, tirer des conclusions stratégiques de l’analyse des données… Ce sont ces différents niveaux de service que RHEXIS propose à travers son offre, qu’il s’agisse de gérer, d’organiser ou de concevoir. Avec, toujours, l’assurance de disposer d’un interlocuteur spécialisé et dédié, épaulé au besoin par toute une équipe de professionnels.
L’externalisation de la formation est un métier de service, dont la performance repose sur la qualité du partenariat entre l’entreprise et son prestataire. Ce que l’externalisation, quand elle est bien faite, met à disposition des services RH et formation, c’est 1) la connaissance de l’écosystème formation et de ses rouages, 2) l’expertise de spécialistes animés par un esprit de service, 3) des solutions digitales performantes en appui. Bien sûr, il y a également des risques et des erreurs à éviter. La qualité de la relation humaine et la relation de confiance établie avec le prestataire sera toujours le meilleur moyen d’éviter ces pièges, et le premier facteur de succès.
Crédit photo : Shutterstock / NDAB Creativity
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