Comment mettre en place une démarche d’évaluation de la formation ?

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Formaeva Jonathan PottiezJonathan Pottiez est Directeur Produit et Innovation de Formaeva, société éditrice d’une solution web d’évaluation des formations. Docteur en sciences de gestion, il intervient également au sein de plusieurs écoles et universités sur différentes thématiques RH (GPEC, performance RH, tableaux de bord RH, etc.). C’est un spécialiste du management de la formation et en particulier de son évaluation. Il a collaboré à ce titre à divers ouvrages dont Le Grand Livre de la Formation.


 

La semaine dernière, nous avons diffusé la première partie de l’interview de Jonathan Pottiez qui nous a brossé un état des lieux de l’évaluation de la formation en France. Il nous a précisé l’intérêt opérationnel du modèle de Donald Kirkpatrick et mis en avant la finalité de l’évaluation de la formation : le retour sur les attentes.

 Voici la suite de cet échange.

 

Management de la formation : Cette méthodologie semble parfaite. Combien d’entreprises la pratiquent et surtout comment faire pour la mettre en œuvre ? Quels conseils donneriez-vous aux Responsables formation ?

 

Jonathan Pottiez : Un peu moins de 15 % des entreprises évaluent une partie de leurs formations jusqu’au niveau 4 de Kirkpatrick. Celles mettant en œuvre de A à Z la démarche du retour sur les attentes décrite précédemment sont probablement encore moins nombreuses… Y arriver n’est pas nécessairement compliqué. Cela demande juste du temps et de la méthode.

Que vous soyez ou non accompagnés par un prestataire spécialisé comme Formaeva, et après avoir monté un petit groupe de travail (afin de travailler en équipe sur un tel projet), il y a toujours des étapes à suivre pour construire votre propre système d’évaluation des formations.

 

Management de la formation : Quelles sont ces étapes concrètement ? Pourriez-vous nous en donner un aperçu ?

 

Il y en a sept. Elles correspondent à sept éléments qui devront être définis ou construits par le groupe de travail.

1.      Les objectifs de l’évaluation assignés au système

Cette étape consiste à définir précisément le « pourquoi » de l’évaluation. Pourquoi souhaitez-vous évaluer l’efficacité de vos formations ? Est-ce pour améliorer le contenu de celles-ci ? Pour mieux sélectionner vos prestataires de formation ? Pour répondre aux exigences d’une norme ISO ?

Les raisons sont nombreuses, j’en ai recensé dix qui reviennent fréquemment :

  • Améliorer l’efficacité des formations, présentes et à venir ;
  • Démontrer la valeur de la formation ;
  • Justifier les budgets formation et prouver le sérieux de la formation ;
  • Montrer l’impact des formations sur les résultats de l’entreprise ;
  • Optimiser et certifier le processus de formation ;
  • Clarifier les responsabilités de chacun des acteurs de la formation ;
  • Optimiser les achats de formation et, ainsi, confirmer, féliciter ou changer de prestataire ;
  • Valoriser la Fonction formation, sa qualité de service et son positionnement de partenaire d’affaires interne ;
  • Répondre aux exigences légales et normatives ;
  • Certifier les connaissances et/ou compétences acquises par les participants.

Il n’est bien sûr pas nécessaire de tous les viser. Il me semble déjà suffisant de se focaliser sur trois ou quatre objectifs majeurs qui vont guider la construction du système.

 

 2.      Les niveaux d’évaluation retenus

Lors de cette deuxième étape, vous devrez identifier les niveaux d’évaluation du modèle de Kirkpatrick qui répondront le mieux à vos besoins, en fonction des objectifs établis précédemment.

Ce travail d’identification des niveaux d’évaluation adéquats vous permettra également de vous assurer que les données que vous collecterez seront les plus pertinentes.

 

3.      Les données d’évaluation à collecter pour chacun des niveaux définis précédemment

Typiquement, voici les pratiques que j’observe fréquemment :

  • Au niveau 1 (réactions), on recueillera fréquemment l’opinion du participant.
  • Au niveau 2 (apprentissages), on évaluera l’atteinte des objectifs de formation par le participant via une autoévaluation.
  • Au niveau 3 (comportements), on pourra avoir recours aux observations réalisées par le participant et, idéalement, son manager.
  • Enfin, au niveau 4 (résultats), ce sont les indicateurs de performance qui seront privilégiés.

 

 4.      Le plan de collecte des données

Pour chacun des niveaux d’évaluation, il s’agit ici de préciser la méthode de collecte, le support de diffusion, l’échantillon visé, le moment voire la fréquence de l’évaluation et, enfin, le responsable de la collecte des données.

 Extrait d’un plan de collecte des données Formaeva Collecte des données

 

5.      Le processus d’analyse et de communication des résultats

Votre projet d’évaluation des formations doit être accompagné, expliqué, et même promu. La formation ne doit pas être le sujet exclusif du service formation. Il faut donc « marketer » votre projet et valoriser ainsi les résultats obtenus. Voici un extrait de ce que pourrait être un plan de communication des résultats des formations.

 Extrait d’un plan de communication des résultats Formaeva plan de communication des résultats

 

6.      Les outils et modèles d’évaluation à utiliser

Afin de faciliter la mise en place de votre système d’évaluation des formations, il est vivement conseillé de construire un ensemble d’outils et des modèles standards, réutilisables pour la majorité de vos formations. Ceux-ci doivent, bien entendu, être spécifiques à votre organisation. N’acceptez jamais que l’on vous communique tels quels les questionnaires utilisés par une autre entreprise. Vos questionnaires peuvent être standardisés pour être utilisés et réutilisés pour la majeure partie de vos formations, mais ils doivent tenir compte de vos objectifs en matière d’évaluation, de votre langage, de votre culture, etc.

Il pourra notamment s’agir des questionnaires suivants :

  • Un questionnaire d’évaluation « à chaud » permettant aux participants de s’exprimer sur leurs réactions et leurs apprentissages (niveaux 1 et 2).
  • Un questionnaire permettant au formateur de donner son point de vue sur le déroulement de la session et de faire part d’éventuelles suggestions de modification.
  • Des questionnaires d’évaluation « à froid » permettant aux participants et/ou aux managers d’évaluer l’utilisation des acquis de la formation en situation de travail.

 

7.      Le plan de mise en œuvre du système

L’évaluation de la formation doit être gérée comme un véritable projet, comme le sont logiquement les projets de formation.

Ce plan devra détailler les étapes de mise en œuvre, le calendrier prévisionnel et les ressources nécessaires : temps, coût, personnel, matériel, logiciels, installations… Certaines étapes sont incontournables. Je pense notamment à la communication interne initiale sur le projet, à l’identification des managers « pro-formation » prêts à s’investir avec vous dans les premières évaluations de niveau 3, aux liens à construire entre l’analyse des besoins et la définition des objectifs de formation, etc.

 

Management de la formation : Concernant cette activité d’évaluation de l’efficacité de la formation, comment voyez-vous les services formation évoluer, quelles sont les tendances que vous observez ?

 

En matière d’évaluation, le changement, c’est maintenant ! De plus en plus de RF ont compris que l’évaluation était leur meilleure alliée pour gérer plus rigoureusement la formation. Sur le terrain, je me réjouis de constater une prise de conscience plus forte qui se traduit par des prises de contact d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.

Le train est en marche. À ce rythme, de telles pratiques d’évaluation des formations deviendront la norme. Le RF qui ne prendrait pas ce sujet au sérieux risque bien de devenir une exception.

 

 

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Date de l’interview : 23 octobre 2012

3 commentaires

  1. Bonjour,
    Votre démarche est très intéressante, et nous sommes ravis de partager votre analyse: l’évaluation des formations est primordiale.
    E-FORMADIS accompagne les entreprises dans leurs formations face à face par du suivi et de l’accompagnement en classe virtuelle, ce qui permet d’évaluer, de corriger les actions d’application sur le terrain et de vérifier la qualité de la transmission des savoirs.
    La classe virtuelle devient un outil d’évaluation collaboratif.
    Elle s’inscrit parfaitement dans un parcours de formation, de management.
    Cordialement
    D.OHEIX

  2. Merci pour cet échange, j’avoue que votre démarche est très intéressante. Je voudrais que vous nous proposiez une démarche sur un exemple pratique comme la formation sur le thème du management par objectifs. La cible comme vous le devinez concerne uniquement que des cadres supérieurs. Sur quels critères pourrions nous en tant que RF fondé l’évaluation de l’efficacité d’une telle formation?

    • Bonjour Moustapha,

      Il m’est bien entendu impossible de répondre à votre requête en quelques minutes, qui plus est par l’intermédiaire d’un commentaire sur ce blog.

      Comme expliqué dans la première partie de l’interview, et selon la logique du ROE (retour sur les attentes), c’est à vous de déterminer avec les commanditaires de la formation les objectifs en amont. Pourquoi formez-vous les cadres supérieurs au management par objectifs ? En attendez-vous un impact sur un ou plusieurs indicateurs habituellement suivis dans votre entreprise ? Quels comportements devront mettre en oeuvre ces cadres formés en situation de travail ?

      Une fois les réponses à ces questions obtenues, il sera assez aisé de déterminer les critères d’efficacité de la formation et, donc, les outils d’évaluation. Le « gros » du travail se situe donc à ce niveau.

      Bon courage !

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