Fonction RH : préparez-vous pour l'entretien professionnel !

Fonction RH : préparez-vous pour l’entretien professionnel !

Le compte à rebours est lancé, les premiers entretiens professionnels, né de la loi du 5 mars 2014, devront se dérouler dans moins d’un an. Le point sur cette nouvelle obligation dont la fonction RH doit se saisir pour la transformer en outil de management au bénéfice du salarié ET de l’employeur.

C’est quoi l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel bisannuel est un nouveau rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur, destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.

Il permet d’envisager avec le salarié :

ses perspectives d’évolution professionnelle (qualifications et emploi) ;
les évolutions possibles et les actions de formation associées à ses besoins de formation.

Il remplace l’entretien de seconde partie de carrière pour les salariés de 45 ans et plus que la loi du 24 novembre 2009 relative à la formation professionnelle avait rendu obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés.

Attention ! Il ne concerne pas l’évaluation du travail du salarié. Cette dernière est effectuée dans le cadre de son entretien annuel. L’entretien professionnel ne se substitue en aucun cas à l’entretien individuel. Il nécessite d’ailleurs une convocation spécifique.

C’est pour qui et par qui l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est proposé à tous les salariés (y compris en contrat de professionnalisation, d’apprentissage, …) par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise.

Selon la configuration de l’entreprise, l’employeur peut être représenté par le DRH, le RRH, le RF, le chargé de développement RH, le manager, …

Quelle que soit la fonction de la personne menant cet entretien, elle se doit d’être préparée, outillée et même formée pour mener à bien cet échange.

Comment se déroule l’entretien professionnel ?

C’est à l’entreprise de proposer une date d’entretien au salarié en prenant en compte sa charge de travail. Ce nouveau rendez-vous doit être un moment privilégié pour échanger sur les aspirations de l’employé et la stratégie de l’entreprise. Un temps de préparation des deux côtés est nécessaire pour que ce temps soit profitable aux deux parties.

Dans le cas où le salarié refuse le créneau proposé, ce dernier doit le stipuler par écrit et l’employeur devra lui proposer une nouvelle date deux ans plus tard.

Il donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié, de préférence, signé par les 2 participants (collaborateurs et opérationnel RH) à l’issue de cet échange.

Il semble pertinent de planifier ces entretiens :

en amont de l’élaboration du plan de formation (d’avril à juin)
en précisant bien la durée (au moins 1 heure pendant le temps de travail) au moins 1 mois à l’avance pour que les participants puissent avoir le temps de préparer cet échange.

Quand se déroule l’entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est proposé par l’employeur à tous les salariés de manière obligatoire tous les 2 ans.

Pour les salariés déjà en poste en mars 2014, les entretiens professionnels doivent être réalisés avant le 7 mars 2016.

Pour les salariés recrutés depuis mars 2014, les entretiens doivent avoir lieu dans les 2 ans qui suivent le recrutement.

Il est proposé systématiquement au collaborateur qui reprend son activité à l’issue :

d’un congé de maternité,
d’un congé parental d’éducation,
d’un congé de soutien familial,
d’un congé d’adoption,
d’un congé sabbatique,
d’une période de mobilité volontaire sécurisée mentionnée à l’article 1222-12 du code du Travail,
d’une période d’activité à temps partiel au sens de l’article 1225-47du code du Travail,
d’un arrêt longue maladie prévu à l’article 324-1 du code de la sécurité sociale
d’un mandat syndical.

Il donne lieu tous les 6 ans à un bilan permettant de dresser un état des lieux du parcours professionnel du salarié.

Ce bilan doit donner lieu à un compte-rendu également rédigé et, de préférence, signé par les parties prenantes. La date d’échéance du premier bilan de parcours professionnel est le 7 mars 2020.

ATTENTION !

L’entreprise de plus de 50 salariés doit être en mesure de justifier tous les 6 ans que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels ainsi que de 2 au moins des 3 actions suivantes:

avoir suivi au moins une action de formation ;
avoir bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle ;
avoir acquis des éléments de certification, par la formation ou par une validation des acquis de son expérience (VAE).

Si tel n’est pas le cas, l’employeur a 2 obligations :

abonder le compte personnel de formation du salarié de 100 heures (130 heures pour un salarié à temps partiel) avec possibilité d’utiliser ces heures sur le temps de travail sans l’accord de l’employeur.
verser une somme forfaitaire à l’OPCA (30 € x 100 h ou 130 h/salarié concerné).

Les instances de représentation du personnel et les partenaires sociaux alertent l’employeur en cas de manquement, et les abondements peuvent être contrôlés.

Quelques sources utiles :