Qualiopi : qu’est-ce qui change pour les entreprises en 2022 ?

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Le 1er janvier 2022, les organismes de formation qui souhaitent que leurs prestations soient prises en charge par des financements publics ou mutualisés devront tous justifier d’une certification Qualiopi. Une course à la certification s’est engagée ces derniers mois. Nombre d’organismes n’ont, cependant, pas encore engagé la démarche, et beaucoup ne seront pas certifiés à temps. Quel sera l’impact de cette échéance pour les entreprises et leurs responsables formation ?

 

Qu’est-ce que Qualiopi ?

La certification Qualiopi a été élaborée suite à la réforme du 5 septembre 2018. Celle-ci a créé l’obligation, pour tous les prestataires de formation qui souhaitent bénéficier de financements publics ou mutualisés, d’obtenir une certification qualité délivrée soit :

  • par un organisme accrédité par le Cofrac (il en existe une trentaine actuellement),
  • par l’une des 7 instances de labellisation désignées par France Compétences. Ces dernières, cependant, s’adressent à des publics précis, et leur capacité à délivrer Qualiopi est provisoire (3 ans).

La certification, construite autour de 7 critères légaux déclinés en 32 indicateurs, a été formalisée sous la marque Qualiopi. Les organismes qui veulent l’obtenir se soumettent à un audit, dont l’objet est de certifier la qualité du processus mis en place pour assurer les prestations. La durée et le coût de l’audit varient en fonction du chiffre d’affaires du prestataire, du nombre de ses sites de formation et du nombre d’activités éligibles à Qualiopi qu’il assure.

4 types d’activités peuvent en effet faire l’objet d’une certification Qualiopi :

  • la formation ;
  • l’apprentissage ;
  • le bilan de compétences ;
  • l’accompagnement à la validation des acquis de l’expérience (VAE).

Un acronyme a été créé en 2019 pour désigner les organismes délivrant tout ou partie de ces 4 types de prestations : OPAC, pour « Organisme Prestataire d’Actions concourant au développement des Compétences ».

Initialement fixée au 1er janvier 2021, l’échéance à laquelle les organismes de formation, les centres de bilans de compétences et les structures d’accompagnement à la VAE devaient être certifiées Qualiopi a été repoussée au 1er janvier 2022 en raison de la crise sanitaire. Pour les CFA, la date prévue par la loi était déjà le 1er janvier 2022. À compter de cette date, si vous avez recours à des financements publics ou mutualisés pour organiser l’une des 4 activités ci-dessus, l’organisme retenu pour la prestation devra être certifié Qualiopi.

 

Qualiopi : quelles conséquences pour les entreprises ?

Qualiopi, en soi, n’impose aucune contrainte administrative aux entreprises clientes des organismes de formation professionnelle. Les financeurs (Opco, Pôle emploi, Etat, région…) ont la charge de vérifier que les prestataires dont ils prennent les actions en charge sont bien certifiés Qualiopi. Ils doivent, en plus, procéder « à des contrôles afin de s’assurer de la qualité des formations effectuées ». Mais le financement des politiques de formation sera, dans certains cas, directement affecté par Qualiopi dans certaines situations, que nous essayons de passer en revue.

Votre entreprise compte moins de 50 salariés

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, le plan de développement des compétences (ex plan de formation) peut être pris en charge par l’Opco. Si vous êtes dans cette situation, les formateurs auxquels vous avez l’habitude d’avoir recours devront être certifiés Qualiopi au 1er janvier 2022. S’ils ne le sont pas, l’Opco ne pourra plus vous rembourser leurs prestations. Il vous faudra donc soit régler la note vous-même, soit changer de formateur.

Votre plan de développement des compétences est géré en tout ou partie par votre Opco

En cas de versement volontaire et/ou conventionnel, l’Opco peut gérer tout ou partie de votre plan de développement des compétences. Même si, en l’occurrence, il s’agit de vos propres ressources dont la gestion est confiée à l’Opco, celui-ci ne pourra pas prendre en charge la facture de vos formateurs s’ils ne sont pas certifiés Qualiopi après le 1er janvier 2022.

Vous avez ou envisagez d’avoir des salariés en alternance

Qualiopi sera obligatoire pour tous les organismes de formation, mais aussi pour les centres de formation d’apprentis (CFA). En conséquence, si vous recrutez ou avez recruté des salariés en apprentissage, en contrat de professionnalisation ou en Pro-A, la prise en charge des frais pédagogiques par l’Opco cessera au 1er janvier 2022 si l’organisme qui délivre la formation n’est pas certifié Qualiopi. Dans ce cas, les formations déjà engagées cesseront-elles d’être remboursées du jour au lendemain ? En principe, les CFA et les organismes qui forment en professionnalisation devraient dans l’ensemble avoir anticipé et être en règle, mais le point mérite d’être vérifié auprès de l’Opco.

Il en ira de même si vous embauchez des salariés dans le cadre de dispositifs d’insertion de type « préparation opérationnelle à l’emploi » : la partie « formation » devra être effectuée par un organisme certifié Qualiopi. En général, Pôle emploi, les Opco ou les autres financeurs (Agefiph, Région…) travaillent avec des organismes référencés par leurs soins, et le problème ne devrait pas se poser.

Vous avez recours aux subventions du FNE-Formation

Les subventions publiques prévues dans le cadre du FNE-Formation ne pourront, elles aussi, financer que des prestations délivrées par des organismes certifiés Qualiopi. Si vous comptez recourir à ces aides, il faudra vous assurer que les prestataires que vous envisagez soient bien détenteurs de la certification.

Certaines situations sont ambiguës : un dossier accepté en 2021 pour une formation en 2022 sera-t-il remis en cause en cas de non-certification de l’organisme ? Une formation déjà engagée en 2021 fera-t-elle l’objet d’une prise en charge au prorata des périodes réalisées en 2021 et 2022 respectivement ? Faudra-t-il rembourser des sommes ? La question doit être clarifiée avec l’Opco ou la Direccte, mais le plus simple reste de s’assurer que le prestataire est bien Qualiopi, pour éviter les complications.

Certains de vos salariés sont en transition professionnelle

Les dispositifs Transitions Pro (ex-Cif) et TransCo (transitions collectives) font appel à des fonds mutualisés et publics. En règle générale, les organismes de formation mobilisés dans ces filières sont bien implantés et probablement certifiés Qualiopi. Là encore, il est préférable de vérifier en amont 1) si c’est bien le cas et 2) les conséquences d’une non-certification éventuelle sur la prise en charge d’une formation déjà engagée.

Vous pratiquez la co-construction de formations en utilisant le CPF des salariés

Si vous avez un accord d’entreprise ou de branche qui prévoit l’abondement du CPF des collaborateurs sur certains types de formations, il faudra probablement informer les managers et salariés de la nécessité pour les organismes de formation d’être certifiés Qualiopi pour recevoir des financements CPF. En effet, au 1er janvier 2022, les prestataires non certifiés Qualiopi disparaîtront purement et simplement de la plateforme en ligne Mon Compte Formation, et il ne sera plus possible de monter des dossiers avec eux.

Pour les formations longues qui se déroulent à cheval sur 2021 et 2022, la question sera délicate : les organismes de formation sont en effet payés par la Caisse des Dépôts et Consignation à l’issue de la formation (avec éventuellement un acompte de 25 % au démarrage). Si l’organisme est déréférencé au 1er janvier 2022, pourra-t-il aller jusqu’au terme du processus de facturation à la CDC ? On peut supposer que oui, mais il est préférable là encore de se renseigner auprès de l’Opco ou de la CDC.

Vous disposez d’un centre de formation interne

Un organisme de formation interne qui délivre des formations uniquement aux collaborateurs de l’entreprise, les formateurs étant eux-mêmes des salariés de celle-ci, n’a pas besoin d’être certifié Qualiopi. Vous devriez pouvoir, par exemple, faire financer par l’Opco (dans le cadre du plan si vous avez moins de 50 salariés ou de la gestion des versements volontaires ou conventionnels dans les autres cas) le temps de travail d’un salarié mobilisé pour assurer la formation en situation de travail de collaborateurs.

En revanche, si vous créez un CFA d’entreprise, il vous faudra demander un numéro de déclaration d’activité et obtenir la certification Qualiopi pour bénéficier de la prise en charge des frais pédagogiques des apprentis par l’Opco.

Il en va de même si votre centre de formation assure des prestations pour des salariés extérieurs à l’entreprise : salariés des filiales, des sous-traitants, des partenaires, des clients… Dans ce cas, pour bénéficier de fonds mutualisés ou publics, la certification Qualiopi sera nécessaire.

 

Certification des organismes : où en est-on ?

Dans ces différents scénarios mettant en scène des prestataires non certifiés au 1er janvier 2022, il est possible que l’entreprise soit contrainte :

  • soit de prendre en charge l’intégralité des frais de formation,
  • soit de changer, si c’est encore contractuellement possible, d’organisme de formation,
  • soit de rechercher une solution partenariale, par exemple en faisant en sorte que le formateur souhaité se rattache à un organisme de formation certifié,
  • soit, si vous êtes attaché à un formateur ou un organisme, de l’accompagner dans la démarche de certification.

Un travail de vérification et d’anticipation est nécessaire de la part du responsable formation. Mais concrètement, le risque est-il important ?

Quelques chiffres pour répondre :

  • Le ministère du travail met à jour la liste des organismes de formation Le 6 novembre, on en comptait 106 940. Il s’agit de l’ensemble des organismes concourant au développement des compétences dotés d’un numéro de déclaration d’activité. Tous, loin de là, ne sont pas organismes de formation à plein temps.
  • Un peu moins de 50 000 organismes étaient référencés dans le Datadock, le système mis en place par les Opca/Opco pour répondre aux exigences qualité de la réforme précédente (celle de 2014).
  • Au moins 30 000 organismes ont bénéficié de fonds publics en 2020, peut-on déduire des chiffres cités dans le Guide élaboré par Centre Inffo pour aider les organismes de formation à identifier un certificateur.
  • Au 1er octobre 2021, selon la DGEFP, 15 551 organismes avaient déjà obtenu la certification Qualiopi, et 12 347 étaient engagés dans le processus. Au total, près de 28 000 prestataires étaient donc certifiés ou en passe de l’être. Un certain nombre de ces organismes sont des nouveaux venus sur le marché (il se crée de l’ordre de 10 000 organisme par an ces dernières années !), et ne figuraient donc pas parmi les prestataires ayant bénéficié de fonds publics en 2020.

Au total, la part d’organismes certifiés ou en passe de l’être représente donc un peu plus du quart du nombre total d’organismes ; un peu plus de la moitié des organismes référencés au Datadock ; et une part très importante (entre les deux tiers et 90%, à peu près) des prestataires ayant reçu des financements publics et mutualisés en 2021.

 

L’échéance du 1er janvier 2022 ne devrait pas se traduire par des difficultés majeures pour les entreprises et leurs responsables formation, à condition de vérifier les quelques points de vigilance évoqués dans cet article. Il reste à voir si Qualiopi entraînera des conséquences positives pour le marché de la formation et pour les entreprises. C’est tout à fait possible : instaurer une culture de la qualité et de l’amélioration continue des processus dans le monde de la formation pourrait bien déboucher à moyen terme sur un accroissement de la qualité des prestations. Il est probable que les acheteurs de formation feront de Qualiopi un critère de sélection, même lorsque la transaction ne fera pas intervenir de financement public et mutualisé. Une spirale vertueuse pourrait donc s’enclencher. Dans un monde économique dominé par le renouvellement permanent des compétences, ce serait une excellente nouvelle.

Crédit photo : Shutterstock / Monster Ztudio

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