Attester la tenue d’une formation auprès de l’Opca : qu’est-ce qui change ?

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Le décret signé le 22 mars 2017 est venu préciser un aspect de la loi Travail qui n’avait pas échappé aux spécialistes de la formation mais dont les conséquences ne sont pas encore parfaitement mesurées : la redéfinition de l’action de formation. Il en dit un peu plus sur la façon d’attester à l’Opca du suivi effectif d’une formation, tout en ouvrant la porte à la forfaitisation de parcours entiers dans le cadre de la professionnalisation – en euros et non plus en euros par heure. Qu’est-ce que ça change dès aujourd’hui concrètement pour le responsable formation ? Essai de réponse.

 

Tu as suivi une formation ? Prouve-le !

Comme nous l’évoquions il y a quelques semaines sur ce blog, l’enjeu de définir l’action de formation a peut-être perdu un peu d’importance avec la disparition de l’imputabilité ; mais il reste essentiel pour une variété de raisons – la première de toute étant, bien sûr, l’obligation de former les salariés qui s’impose à l’employeur. Il reste surtout de nombreux cas où l’entreprise doit attester de la tenue effective d’une formation auprès de l’Opca, pour obtenir des financements de celui-ci : en particulier, pour une formation financée par CPF sur le temps de travail, pour le plan de formation pour les entreprises de moins de 11 salariés ou en cas de versement volontaire, contrat et période de professionnalisation.

Pour apporter cette preuve, il faut bien sûr démontrer que la formation répond bien aux critères qui caractérisent légalement l’action de formation. La loi Travail avait apporté une modification significative à cette définition, en incluant « outre les séquences de formation, le positionnement pédagogique, l’évaluation et l’accompagnement de la personne ». L’action de formation peut donc commencer en amont, avec le « positionnement pédagogique », pour valider la pertinence de la formation, la cibler, l’adapter aux connaissances du futur stagiaire ; lorsqu’elle allie plusieurs moments ou plusieurs modalités pédagogiques – comme dans le blended learning – elle inclut une dimension « accompagnement » qui lui donne sa cohérence ; et bien sûr, elle se poursuit dans son évaluation qui s’assure des acquis.

Mais il faut aussi démontrer que le salarié a bien suivi dans son intégralité ladite formation. Le décret modifie discrètement la procédure. Auparavant, la réglementation prévoyait deux situations :

  • Formation en présentiel : la feuille d’émargement était la seule pièce demandée pour prouver la participation du stagiaire.
  • Formation était ouverte ou à distance : des éléments spécifiques étaient pris en compte pour justifier de :
    • la réalisation des travaux,
    • leur suivi, l’accompagnement pédagogique ;
    • leur évaluation.

 

Quoi de neuf dans les textes ?

Depuis le 1er avril 2017 (date d’entrée en vigueur du décret), un seul et même article du code du travail (D. 6353-4) prévoit les conditions d’attestation de suivi de la formation, de manière plus large, et en même temps plus vague :

  • La participation à une formation à distance est attestée par les mêmes types de documents que précédemment. La seule nouveauté, c’est que les éléments relatifs au positionnement du stagiaire sont pris en compte également.
  • Pour la formation en présentiel, en revanche, deux types de changements :
    • La participation aux sessions de formation peut être prouvée par les « états de présence émargés par le stagiaire ou tous documents et données établissant sa participation effective à la formation » ;
    • Les éléments relatifs à l’accompagnement et à l’évaluation, qui étaient déjà pris en compte pour les formations à distance, le sont désormais également pour les formations en présentiel. S’y ajoutent, là encore, les éléments relatifs au positionnement.

 

Et en pratique ?

Que faut-il attendre concrètement de ces changements ? Difficile à dire à ce stade, mais on peut faire 3 remarques :

  • L’action de formation est de plus en plus conçue dans sa globalité, du positionnement jusqu’à l’évaluation. Présentiel et distanciel se distinguent de moins en moins. On a donc un texte mieux adapté à l’émergence, avérée, du blended learning.
  • Les textes privilégient l’esprit sur la lettre : il s’agit d’attester globalement de la participation du stagiaire à la formation visée, par tous les moyens pertinents, sans imposer un formalisme précis.
  • Dans l’autre sens, on peut aussi s’interroger sur le sens de l’expression « sont pris en compte », qui ne tranche pas sur l’exigibilité de tel ou tel élément. En clair, à partir du moment où l’action de formation est comprise comme un parcours, les Opca vont-ils demander systématiquement la preuve des actions de positionnement, d’accompagnement, d’évaluation ? La réponse dépendra probablement de l’intitulé précis des actions de formation.

 

Un renforcement du contrôle des Opca ?

Les pièces justificatives présentent une importance capitale pour le responsable formation, puisque c’est en les fournissant à l’Opca qu’il obtient le remboursement des frais de formation engagés. Le plus souvent, en effet, l’entreprise paie l’organisme de formation, puis récupère tout ou partie de la somme auprès de l’Opca (sauf si l’entreprise a fait une demande, acceptée, de « subrogation », qui implique que l’Opca règle directement le prestataire). Le code du travail spécifiait déjà que les prestations de formation devaient être achevées pour déclencher le remboursement. Mais savoir s’il suffit d’envoyer les feuilles d’émargement, comme auparavant, ou si d’autres types de documents sont susceptibles d’être exigés, n’est pas neutre pour le responsable formation. Toute l’organisation de sa gestion de la formation peut en être affectée.

Les Opca ne demandent pas ces éléments pour le plaisir : le décret précise explicitement qu’ils sont tenus de les communiquer, si demande leur en est faite, aux agents chargés de leur contrôle (issus de l’inspection du travail, de l’inspection de la formation professionnelle, du ministère chargé de la formation professionnelle).

Faut-il faire un lien entre le texte du décret et le rapport de la Cour des comptes de février 2017, qui déplorait l’insuffisance du contrôle des Opca ? Il n’est pas impossible en tout cas que les pratiques de ceux-ci évoluent dans les mois qui viennent, pour tenir compte d’une possible intensification des vérifications – en nombre ou en niveau d’exigence.

 

Un risque très concret

Deux décisions administratives évoquées dans les colonnes d’Inffo Formation n°920 (15-20 avril 2017, p.17) incitent en tout cas à la vigilance, même si elles ne sont pas liées au rapport de la Cour des comptes, et sont intervenues antérieurement au décret. Dans les deux affaires, il s’agissait de stagiaires en contrat de professionnalisation.

L’une d’elle concerne une entreprise qui avait embauché six personnes en contrat de professionnalisation, et réalisait leur formation en interne. Il est permis en effet de faire assurer la partie « formation » de la professionnalisation par un service de formation propre à l’entreprise. Mais, nous rappelle la décision, ce service interne est soumis aux mêmes obligations que n’importe quel prestataire de formation : il doit avoir des locaux, des supports pédagogiques, des programmes, un planning… et il doit également assurer le suivi de l’assiduité à l’aide de feuilles d’émargement.

L’absence de celles-ci, au profit de simples attestations de présence signées par l’employeur, a conduit le préfet de région d’Ile-de-France à condamner l’entreprise au remboursement des sommes perçues du Fafiec (l’Opca du numérique et du conseil), soit près de 40 000 euros ; plus une pénalité du même montant au trésor public, et une majoration de 7500€ de la contribution formation. La décision a été confirmée successivement par le tribunal administratif, puis, le 14 mars dernier, par la Cour d’appel administrative de Versailles.

Quelle aurait été la décision aujourd’hui ? La feuille d’émargement, on l’a vu, n’est plus stricto sensu un impératif ; mais la justification de l’assiduité doit toujours être effective, et on peut penser que les juges ne se contenteront pas davantage d’attestations vagues aujourd’hui qu’hier.

 

Du forfait horaire au forfait tout court

L’autre grande évolution consacrée par le décret du 22 mars concerne, là aussi, la professionnalisation. Rappelons que ce terme rassemble deux dispositifs :

  • Le contrat de professionnalisation, accessible à l’embauche par les jeunes et les demandeurs d’emploi ;
  • La période de professionnalisation, qui peut concerner un salarié en emploi.

Il s’agit dans les deux cas d’alterner formation et situation de travail. La professionnalisation peut donner lieu à prise en charge des frais de formation par l’Opca.

Jusqu’à la loi Travail, cette prise en charge se faisait sur la base d’un forfait horaire : tant d’heures de formation donnaient droit à tant de remboursement. Le forfait horaire pouvait être fixé par la branche ou par l’Opca interprofessionnel (c’est-à-dire Agefos PME ou Opcalia). A défaut, l’Etat prévoyait un montant par décret.

La loi Travail a permis aux branches et aux Opca interprofessionnels de fixer des forfaits en euros : telle formation, tel montant, indépendamment de la durée. Il s’agit de prendre davantage en compte la finalité et la valeur ajoutée de la formation, qui n’est pas nécessairement proportionnelle à sa durée.

Le décret du 22 mars traduit cette mesure dans les textes réglementaires. Des forfaits en euros pour les parcours de formation peuvent donc être fixés par les branches et les Opca interprofessionnels à partir du 1er avril 2017.

Bien sûr, de telles négociations prennent du temps, et en attendant, les anciens forfaits horaires continuent à s’appliquer : ceux qui ont été fixés par les branches ou, à défaut, 9,15€ par heure (ou 15€ pour certains publics).

 

 

On est donc encore loin d’une « monétarisation » des actions de formation, avec une prise en charge sur la base du contenu des actions elles-mêmes et non sur celle de leur simple durée. Le Compte personnel de formation reste libellé en heures, même si la question de son évolution a été sérieusement posée lors de la campagne présidentielle. Sur la professionnalisation, rien n’a encore changé. Cependant, les travaux que les partenaires sociaux devraient engager suite au décret devraient contribuer à adapter le système de financement à la réalité de la formation d’aujourd’hui. La contrepartie pourrait bien être un renforcement du contrôle des sommes perçues des Opca – y compris dans le cadre des versements volontaires. Mais une nouvelle réforme pourrait tout aussi bien venir bouleverser ces équilibres et accélérer considérablement le mouvement !

 

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