Dans un précédent article, nous avons entrepris de réunir les fils de nos différentes contributions des deux dernières années sur le thème de l’externalisation de la gestion formation. Nous avons rappelé que les entreprises recourent de plus en plus à des partenaires spécialisés pour assumer l’aspect technique et administratif de leur politique de formation ; une évolution qui s’ancre dans le souhait de faire appel à des experts sur un sujet de plus en plus complexe, afin de recentrer les équipes internes concernées sur le pilotage de la stratégie de formation proprement dite.
Dans ce second volet, nous esquisserons en trois mouvements les principales étapes à respecter pour une externalisation réussie de la gestion formation.
>>Externaliser sa gestion formation en 2 questions, 3 mouvements (1/2)
>> En savoir plus: qu’est-ce que l’externalisation de la formation ?
>> Tous nos articles sur l’externalisation de la formation
Une fois la décision d’externaliser prise, tout reste à faire. Pour que la démarche profite à l’entreprise et à ses collaborateurs, il est essentiel de rester vigilant à toutes les étapes du projet, que ce soit pour :
Le meilleur prestataire sera celui qui saura le mieux s’approprier votre problématique formation, et se mettre au service de son projet d’entreprise.
Dans un domaine aussi complexe et évolutif que celui de la gestion de la formation, il est préférable de s’adresser à un acteur spécialisé : la maîtrise technique du sujet figure après tout parmi les principaux motifs d’externalisation.
En outre, l’aspect technologique au sens « système d’information » entre également en jeu : le prestataire doit être équipé pour intervenir dans tous les types d’organisation – établissement, groupe, structure centralisée ou non, etc. – ; et pour répondre à la demande précise d’une entreprise, qu’elle soit déjà équipée d’une solution logicielle ou non. Dans cette perspective, il est important que le partenaire pressenti dispose de son propre logiciel.
Enfin, le choix du prestataire dépend avant tout de ce qu’il peut apporter comme service et comme accompagnement : est-il à l’écoute ? A-t-il les moyens de moduler son offre ? Saura-t-il être à la fois conseil, éditeur, prestataire et partenaire, et faire évoluer ses prestations dans la durée, tant en fonction des changements exogènes – légaux, technologiques, etc. – que de la dynamique propre de l’entreprise cliente ?
La « greffe » du partenaire choisi sur l’organisation est un virage délicat, à négocier avec soin. Le transfert à un nouvel intervenant d’une activité jusqu’alors réalisée en interne implique une période de transition dont la réussite conditionne en grande partie le succès de l’opération dans la durée.
Aussi la phase préalable d’analyse de la situation et des besoins doit-elle être particulièrement bien préparée. C’est le moment où le prestataire s’imprègne non seulement de l’organisation formelle de l’entreprise, mais aussi et surtout de sa culture et de ses modes de fonctionnement informels. Et c’est aussi pendant cette période, qui peut durer de 2 à 6 mois environ suivant la taille de l’entreprise, que les partenaires vont apprendre à se connaître et à bâtir une relation de confiance. L’expertise conseil du prestataire est alors particulièrement cruciale.
La question, fondamentale, du système d’information et de l’interfaçage se pose ensuite rapidement ; puis vient la phase de mise en place du projet, qui doit faire l’objet d’une triple vigilance : sur les aspects techniques, sur l’organisation et la place de chacun, et sur la communication.
Avec le déploiement, le partenariat proprement dit commence. Externaliser n’est pas sous-traiter : l’externalisation est un processus qui s’inscrit dans la durée, et qui a vocation à évoluer avec les besoins de l’entreprise et les mutations de son environnement. Le prestataire « gestion de la formation » a dès lors un triple rôle :
Des indicateurs de performance ciblés et pertinents, des rendez-vous réguliers, un pilotage transparent doivent permettre au partenariat de produire de la performance, pour l’entreprise comme pour le prestataire. Comme dans toute relation durable, le succès est d’autant plus solide qu’il est vécu comme partagé.
Qu’il s’agisse de la gestion de la formation ou de toute autre fonction, l’externalisation n’est pas un gadget conjoncturel, ni une réponse universelle. En fonction de la structure, de l’activité, des particularités de l’entreprise, elle peut être adaptée ou non. Une chose est sûre cependant : dans nombre de cas, elle apporte une solution innovante et efficace aux enjeux de l’organisation du XXIe siècle. Pour relever les défis de l’économie de la connaissance, celle-ci se doit d’être simultanément apprenante, agile, innovante et collaborative ; pour y parvenir, une gestion formation experte et dynamique peut s’avérer un atout décisif.
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