Externaliser sa gestion formation en 2 questions, 3 mouvements (1/2)

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La formation, coût ou investissement ? Tout le monde s’accorde sur la réponse : la formation est bien un investissement, et un investissement particulièrement stratégique, qui conditionne la capacité de l’entreprise à relever les défis de demain. C’est bien pour cela qu’une politique de formation insuffisamment maîtrisée peut se révéler, a contrario, un coût pour l’entreprise : coût de la non-conformité dans un environnement réglementaire mouvant, coût de l’inertie en matière d’anticipation des carrières, coût d’une gestion « réparatrice » et, a posteriori, des problèmes…

 

Autant de motifs qui peuvent inciter l’entreprise à envisager d’externaliser la gestion de la formation, pour se recentrer sur les aspects les plus stratégiques du management des compétences. Mais comment s’y prendre ? Au fil des mois, nous avons publié une série d’articles sur la question, ainsi qu’une synthèse. Nous revenons aujourd’hui en deux articles sur les principaux enseignements à retenir. Dans ce premier volet, nous abordons les deux questions à se poser avant de s’engager dans l’externalisation de la formation.

 

Externaliser : pour quoi faire ?

À première vue, le développement des compétences des salariés pourrait paraître relever à 100% de l’interne : qui mieux que le management et la RH seraient à même de suivre et d’anticiper les trajectoires des collaborateurs dans l’entreprise ? Pourtant, la formation est la deuxième fonction RH la plus externalisée, derrière la paie, mais devant le recrutement : 5 à 10% des entreprises ont déjà recours à un prestataire pour la gestion de la formation, et on estime que leur nombre croît de 25% par an. Pourquoi cette croissance rapide ?

Avant de répondre à cette question, posons-nous celle-ci : pourquoi externalise-t-on ?

Les entreprises externalisent en règle générale des activités de service, auprès de prestataires qui deviennent des partenaires dans la durée, et rejoignent « l’entreprise étendue », en communauté de projet. L’externalisation vise à l’accroissement de la performance, en permettant à chaque organisation de se recentrer sur ce qu’elle sait le mieux faire.

L’externalisation d’une fonction, ce n’est pas « tout ou rien » : suivant les particularités de l’organisation et les objectifs de l’entreprise, elle peut concerner la simple maintenance de l’outil informatique, ou la gestion quotidienne complète des données et des échanges. Toutes les bonnes offres d’externalisation sont modulaires.

 

L’externalisation de la formation : à quelles conditions ?

Pour déterminer l’opportunité d’externaliser une mission ou une fonction, on peut recourir à la règle des « 4C » : si l’activité implique une gestion Complexe ; si elle est particulièrement Chronophage ; si son importance est Critique pour l’entreprise ; et si elle correspond à un service bien Circonscrit dans l’organisation, l’externalisation est envisageable, et potentiellement pertinente.

La gestion de la formation répond allègrement à l’ensemble de ces critères. Elle prend du temps (chronophage), elle est assurée par un service précis (circonscrit), elle contribue à une fonction essentielle de l’entreprise (critique) : le développement du capital humain . Enfin, l’environnement réglementaire, institutionnel et économique de cette activité est en mutation constante (complexe), et requiert une expérience et une expertise coûteuses à entretenir au sein même de l’entreprise. La conjonction de ces critères fait de la gestion formation une candidate naturelle à l’externalisation.

Une bonne externalisation de la formation doit permettre à l’entreprise de :

  • réduire le coût de gestion de la formation (l’économie réalisée peut s’élever à 20%), et maîtriser ses dépenses avec plus de flexibilité ;
  • accroître la performance opérationnelle de la politique de formation – meilleure atteinte des objectifs, sécurisation juridique des procédures, optimisation de l’efficacité et des relations entre les intervenants…
  • valoriser la formation, en permettant au service RH de se recentrer sur les missions stratégiques en la matière.

 

Externaliser n’est jamais une fin en soi. La décision de recourir à un partenaire extérieur pour tout ou partie de la gestion de la formation doit s’insérer dans une stratégie globale de management. Cependant, la récente réforme de la formation professionnelle n’a pas fini de produire ses effets, et elle ne sera sûrement pas la dernière ; l’offre de formation elle-même évolue rapidement, dans ses contenus comme dans ses modalités ; dans un contexte où l’actualisation des compétences et des connaissances devient de plus en plus déterminante, l’externalisation de la formation, ou plus précisément de la dimension « gestion » des politiques de formation va s’imposer de plus en plus comme une alternative à envisager sérieusement par l’entreprise.

Dans un prochain article, nous aborderons le mode d’emploi d’une externalisation de la formation réussie.

 

 

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Crédit photo : © Florence Cosnefroy

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