Qu’est-ce que l’externalisation de la formation (1/3) ?

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La gestion de la formation fait partie des activités RH que l’on peut avantageusement confier à un prestataire : elle requiert de l’expertise, elle consomme du temps et ne relève pas du cœur de métier de l’entreprise. Mais en quoi consiste-t-elle en 2019 ? Les réformes de la formation de 2014 et 2018 ont sensiblement changé le paysage de la formation professionnelle, ajoutant de l’instabilité légale, mais simplifiant également le dispositif. Dans le même temps, les enjeux et les moyens (notamment techniques) de la formation ont considérablement évolué. Dans ce nouveau contexte, que devient l’externalisation de la gestion de la formation ?

Dans deux billets ultérieurs, nous reviendrons sur le périmètre de l’externalisation de la formation et sur ses motivations.

>> Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ? (1/3) Externaliser la gestion de la formation en 2019
>> Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ? (2/3) Le périmètre
>> Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ? (3/3) Les motivations et les bénéfices

L’externalisation de la gestion de la formation : définition.

L’externalisation, rappelons-le, consiste à confier à un prestataire le soin d’accomplir un certain nombre de tâches relevant des fonctions support de l’entreprise. Quelles que soient les missions outsourcées, on retrouve certaines caractéristiques :

  • L’externalisation est une activité de services (à la différence de la sous-traitance, qui relève de l’industrie, une partie de la fabrication du produit étant confiée à une autre entreprise).
  • Elle s’inscrit dans la durée : le prestataire d’externalisation est un partenaire avec lequel on signe un contrat pluriannuel.
  • Son objectif est d’améliorer la performance de l’entreprise, en confiant à des spécialistes des tâches éloignées de son cœur de métier afin de se concentrer sur celui-ci.

Le périmètre d’externalisation, c’est-à-dire la somme des tâches confiées au prestataire, varie suivant les entreprises et les situations, et doit être défini clairement au début de la prestation. Dans le cas qui nous intéresse, à savoir l’externalisation de la gestion de la formation, le périmètre possible peut se décrire en trois ensembles distincts :

  • L’organisation de la formation : c’est tout ce qui concerne la prise en charge du déploiement du plan de formation en direction des salariés, depuis la demande de formation jusqu’à l’organisation concrète de la session de formation, en incluant éventuellement la logistique.
  • La gestion administrative, qui inclut la gestion de la relation avec les organismes et les financeurs, les demandes de prise en charge auprès des Opca/Opco, les achats, l’enregistrement des pièces, le respect des obligations légales, le reporting… Cette gestion peut aller jusqu’à la prise en charge de la gestion des factures.
  • L’aide à la conception de la politique de formation, qui relève moins strictement de l’externalisation ; il s’agit, dans les entreprises et les situations qui s’y prêtent, d’utiliser l’expertise du prestataire pour accompagner le client dans sa politique de formation, par exemple dans l’élaboration du plan ou le sourcing des organismes de formation.

Ces services peuvent être, ou non, accompagnés d’une solution en matière de système d’information. L’externalisation peut se faire soit en utilisant le système du client, soit en recourant à un outil du prestataire – celui-ci pouvant être déployé dans l’entreprise ou intégré au système du client.

>> En savoir plus sur le périmètre de l’externalisation de la formation

Ajoutons que l’intérêt de l’externalisation ne se ramène pas à la somme des tâches confiées à un prestataire extérieur. La valeur ajoutée de celui-ci réside dans sa connaissance du métier, sa maîtrise du contexte de la formation professionnelle, et le contact permanent qu’il entretient avec les grandes tendances du marché et les meilleures pratiques.

Même si les chiffres sont rares, il semble bien que l’externalisation de la gestion de la formation séduise un nombre croissant d’entreprises. En 2017, selon le baromètre Management de la formation, environ un cinquième des entreprises y avaient déjà recours. Moins souvent outsourcée que la paie, la gestion de la formation n’en figure pas moins parmi les dimensions de la fonction RH qui se prêtent le mieux à l’exercice. D’autant que la place accrue accordée aux compétences et à leur évolution rapide pour la performance des entreprises contribue à valoriser la fonction formation, et donc à justifier davantage l’externalisation de ses missions administratives.

 

Un cadre légal simplifié mais toujours complexe

Les deux dernières réformes de la formation ont eu, entre autres, pour vocation de simplifier le système, afin de le rendre plus lisible et plus efficace. Dans les faits, il est incontestable que le métier de responsable formation a été impacté par ces lois, et certains aspects ont connu une simplification réelle.

On pense d’abord à  la déclaration 2483, supprimée par la réforme de 2014. A partir de 2015, les entreprises n’ont plus été contraintes à cette formalité complexe. La réforme de 2018, de son côté, met fin à toute notion de financement du plan de formation par les fonds mutualisés pour les entreprises de 50 salariés et plus.

>> En savoir plus sur la réforme de la formation professionnelle de 2018

En pratique, si la simplification est certaine, elle porte essentiellement sur une fraction – et une fraction seulement – de la partie « gestion administrative » de la gestion de la formation.  La partie « organisation » – sans même parler de la partie « conception » – n’est pas affectée par les réformes. Il faut toujours gérer les convocations, les feuilles de présence, les conventions de formation, les budgets, le suivi des factures… ne serait-ce que pour assurer le reporting auprès du client. La réalité quotidienne de la gestion de la formation n’a pas changé, et continue à requérir du temps et de l’expertise.

De plus, la réforme de 2018 réduit le nombre de dispositifs de financement mobilisables, mais réduit dans le même temps les financements, et contraint donc les services formation à davantage d’agilité et d’inventivité.

Par exemple, le compte personnel de formation devient plus difficilement mobilisable par l’employeur : c’est désormais véritablement le salarié qui a la main sur son CPF. En pratique, cela suppose de co-construire des parcours avec le collaborateur, et les responsables formation y sont bien décidés, selon une étude que nous commentons dans ce billet.

Par ailleurs, les financements de l’alternance demeurent : Pro-A prend la suite de la période de professionnalisation, même si ses modalités sont plus restrictives ; le contrat de professionnalisation est toujours disponible et pourrait se développer via la formation en situation de travail ; et l’apprentissage devrait connaître un nouvel élan avec sa déréglementation partielle. Tous ces dispositifs requièrent, pour en tirer le meilleur bénéfice, une expertise à jour d’un système de formation dont le cadre légal et réglementaire continue à évoluer en permanence. Plus que jamais, le prestataire spécialisé conserve tout son rôle : accomplir et sécuriser des tâches complexes à faible valeur ajoutée (veille, gestion administrative) et apporter du conseil éclairé.

 

Un contexte en mutation

Mais au-delà des réformes, c’est tout le contexte de la formation professionnelle qui se transforme. L’évolution rapide des métiers et des compétences, ce qu’on appelle parfois « l’obsolescence programmée des compétences », requiert une réactivité toujours accrue en matière de formation, tant de la part des entreprises que des collaborateurs. Dans le même temps, le numérique transforme les techniques pédagogiques et multiplie les moyens à disposition : classe virtuelle, e-learning, blended learning, Mooc, serious games… au moment même où le cadre légal favorise les innovations pédagogiques que représentent la formation à distance et la formation en situation de travail. La digitalisation de la fonction formation apporte des réponses à ces enjeux, mais requiert elle-même maîtrise, conseil et formation pour être efficace. Une nouvelle complexité, imposée par le marché, succède ainsi à celle, réglementaire, de la 2483.

Dans ce contexte mouvant, l’expertise d’un prestataire à l’affût des nouvelles tendances et quotidiennement engagé dans le système de formation professionnelle en mutation peut s’avérer précieuse et génératrice de valeur ajoutée. D’autant que la transformation concerne l’ensemble des processus de l’entreprise dans lesquels la formation prend place. Nous évoquions récemment l’exemple des systèmes de gestion des achats déployés dans les grandes entreprises, qui peuvent compliquer considérablement la gestion des paiements des organismes de formation. L’externalisation, dans ce dernier cas, peut apporter une solution qui relève à la fois de l’expertise et de la technologie, en proposant un service de gestion des paiements accompagné d’une interface qui s’intègre aux solutions maison de l’entreprise.

 

A l’orée des années 2020, l’externalisation de la gestion de la formation conserve et même renforce son intérêt pour l’entreprise et sa performance. Bien calibrée, elle apporte une réponse adaptée aux défis de la transformation permanente du contexte légal, pédagogique, technologique et économique de la formation professionnelle.

Elle y parvient en permettant au responsable formation, dont le rôle se fait de plus en plus stratégique pour l’entreprise, de se concentrer sur son cœur de métier – l’ingénierie pédagogique et le développement des compétences des collaborateurs – tout en lui proposant conseil et accompagnement. Mais aussi, et peut-être surtout, en lui faisant bénéficier d’une expertise et d’une expérience acquises par une fréquentation quotidienne du marché de la formation et de ses acteurs. Parce que la formation professionnelle est son métier, le prestataire est en mesure d’apporter à ses clients la somme mutualisée de sa connaissance du sujet : les meilleurs indicateurs à suivre dans un reporting, les financements à mobiliser, la meilleure méthode pour l’évaluation des formations… Et c’est bien là toute la valeur ajoutée de l’externalisation.

 

Crédit photo : Shutterstock / Funtap

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