Pourquoi externaliser la gestion de la formation ? (3/3)

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PIxel 21 - rouge_noir 2Dans les précédents articles de cette série sur l’externalisation RH, nous avons posé le contexte de l’externalisation RH et décrit les tendances de cette pratique pour la DRH et plus particulièrement pour la direction de la formation. Je vous propose, dans ce troisième volet, d’aborder les motivations à l’externalisation de la formation.

 

Quand l’externalisation RH devient tendance

L’externalisation RH se développe en France de façon progressive et continue depuis une quinzaine d’années. On estime aujourd’hui que la croissance de l’externalisation de la paye se situe aux alentours de 10% par an et que l’outsourcing de la gestion de la formation connaît, lui, une dynamique plus soutenue avec un taux de croissance proche de 25% par an.

Il s’agit donc d’un marché porteur, qui trouve sa source dans 3 facteurs principaux.

  • La complexité juridique : les évolutions de la législation sociale ont des répercussions quasi quotidiennes dans les services RH. Le compte personnel de formation (CPF), la base de données unique (BDU), la déclaration sociale nominative (DSN) ou le compte personnel de prévention de la pénibilité sont autant d’exemples de la volatilité législative française.
  • Les contraintes budgétaires : le contexte est à la rationalisation. La conjoncture économique requiert une maitrise et une réduction des coûts de toutes les activités RH de « back-office » y compris de la fonction RH et de la fonction formation.
  • La maturité du marché : des entreprises moins frileuses encouragées par quelques success-stories et des prestataires plus crédibles dont les offres d’outsourcing ont fait leurs preuves.

Les nombreux bénéfices de la délégation de gestion auprès d’un prestataire spécialisé justifient et expliquent ce développement de la pratique. Pourquoi l’externalisation se développe-t-elle ? Tout simplement parce qu’elle génère des bénéfices réels, qu’il est intéressant d’examiner.

 

Une diminution et une flexibilisation conjointes des coûts

D’ordre économique, le premier bénéfice attendu de l’externalisation consiste en une diminution des coûts. La bonne mesure du bénéfice dans ce domaine suppose d’auditer préalablement l’ensemble des frais de l’activité RH que l’on envisage d‘externaliser :

  • charges de personnel du service RH, mais aussi d’éventuelles ressources décentralisées au niveau des entités opérationnelles ;
  • frais de fonctionnement (applications informatiques, documentation, fournitures, etc.) ;
  • frais de structure et frais généraux ;
  • frais de sous-traitance et de recours à des expertises RH pointues (avocats, experts, consultants, etc.) ;
  • frais de formation du personnel RH en charge de l‘activité.

Cette liste n’est ni complète, ni détaillée. Il est souvent bien plus simple de demander son tarif à un prestataire de BPO que de s’interroger en interne sur l’exhaustivité précise du périmètre RH à externaliser et sur la complétude des coûts associés.

L’externalisation du système d’information RH (voir les différents niveaux d’externalisation) permet, en règle générale, de l’optimiser et de mieux en exploiter tout le potentiel. D’après l’étude « Benchmark 2011 Coûts et productivité des organisations administratives des RH dans les grandes entreprises » réalisée par ADP, la seule externalisation de l’outil informatique fait gagner jusqu’à 11% de productivité administrative.

Aussi, sur la base d’une comptabilisation des coûts complets, une estimation objective porte à au moins 20 % le gain en coûts de l’activité externalisée.

La flexibilité des coûts constitue le second bénéfice. Il est intrinsèque à la pratique d’externalisation : passer par un prestataire externe permet de flexibiliser sa structure de coût, de transformer des frais fixes internes à une facture commerciale variable, qui correspond à la prestation exactement et effectivement consommée.

En évitant les effets « palier » de ressources, cette agilité économique permet de corréler le coût de la fonction RH à l’activité de l’entreprise.

 

L’efficacité opérationnelle de l’externalisation RH

D’autres bénéfices à l’externalisation peuvent être rassemblés sous le vocable de bénéfices opérationnels.

Flexibilité, souplesse, meilleure qualité, ces avantages sont le fruit de la spécialisation du prestataire, de sa capacité à mutualiser et industrialiser.

Dans un contexte de complexification croissance de la législation, l’externalisation permet de sécuriser les basiques de la fonction RH tout en libérant les énergies sur des missions à plus forte valeur ajoutée. La transformation actuelle de la fonction RH conduit en effet le DRH, au même titre que le Directeur de la formation, à tenir un rôle de plus en plus stratégique dans l’entreprise. Au service de managers devenus ses « clients », il doit désormais être à l’écoute des attentes du terrain autant que de celles de la hiérarchie : anticipation des besoins et des moyens, marketing de la formation efficace, valorisation des parcours professionnels et de la mobilité, mise en valeur des avantages sociaux proposés par l’entreprise, pilotage des résultats quantitatifs et qualitatifs sont quelques-uns des chantiers réclamant aujourd’hui, de leur part, une attention accrue.

 

Les motivations à l’externalisation de la formation

L’externalisation de cette activité connait un développement considérable depuis presque dix ans. Complexité croissante du cadre légal, manque de ressources en interne, besoin de mise en conformité poussent de plus en plus de directions de la formation à externaliser une partie de leur gestion de la formation. La technicité inhérente à l’administration, à la logistique et aux déclarations sociales et fiscales de la formation, notamment en France, entraîne en effet une spécialisation croissante des personnes qui en ont la charge.

Dans un contexte de tensions budgétaires, opérationnelles et organisationnelles, l’externalisation de la gestion de la formation est une solution de plus en plus envisagée par les entreprises françaises. Celles-ci ne font qu’imiter leurs homologues anglo-saxonnes, depuis longtemps adeptes du « training process outsourcing » (TPO).

Le périmètre des tâches externalisées n’est, cependant, pas extensible à l’infini. Il n’est pas forcément souhaitable de gérer en externe toutes les activités de la formation. Les activités de la fonction dites stratégiques (politique de formation et de développement des compétences, relations sociales, ingénierie pédagogique, etc.) sont, par nature, internes. Elles ne sauraient être déléguées à un prestataire, ce dernier fut-il un partenaire durable de l’entreprise.

Les 10 activités externalisables sont les suivantes :

  1. l’administration
  2. le management des prestataires
  3. la relation OPCA
  4. la réalisation des déclarations légales
  5. la production des reportings
  6. les achats
  7. la subrogation des factures
  8. le pilotage des budgets
  9. la planification des formations
  10. la logistique

Afin de répondre à une attente d’expertise de plus en plus globale du métier de la formation, l’externalisation peut comprendre des activités de conception pédagogique ou proches du conseil métier :

  • conception de programmes pédagogiques ad hoc ;
  • aide au reengeniring des processus formation ;
  • formation de formateurs ;
  • coaching de responsables formation.

 

Cette approche plus complète allant du conseil au système d’information, en passant par la gestion opérationnelle et l’organisation du déploiement des formations, traduit une démarche partenariale de long terme entre l’entreprise et le prestataire d’externalisation. L’offre de service, souvent élaborée sur mesure, est évolutive et adaptée au contexte de l’entreprise ; elle est moins industrielle et packagée, par exemple, que dans le cadre de l’externalisation de la paie.

 

Des bénéfices concrets

Le recours à la gestion externalisée de la formation professionnelle répond à une triple attente :

1. Efficacité économique (comme réponse aux contraintes budgétaires)

  • Réduction de 20% et variabilité des coûts de la fonction Formation ;
  • Optimisation des financements ;
  • Maitrise du budget formation.

2. Performance opérationnelle (comme réponse à la complexité croissante)

  • Suppression de la charge administrative ;
  • Fluidité organisationnelle entre tous les acteurs (internes : salarié, managers, RF et externes : organismes, OPCA, prestataires) ;
  • Stabilité et fiabilité des processus d’administration ;
  • Conformité légale des pratiques ;
  • Garantie du déploiement des projets de formation ;
  • Sécurisation complète de la gestion de la formation.

3. Valorisation de l’activité (comme réponse au besoin de création de valeur)

  • Recentrage sur les missions RH et formation à forte valeur ajoutée ;
  • Amélioration du service rendu aux managers.

 

Au sein des entreprises envisageant d’externaliser la gestion de leur formation, les attentes exprimées touchent surtout à la bonne utilisation des ressources internes à celle-ci. « Je souhaiterais mieux accompagner les managers, les conseiller, travailler sur les parcours », « Les outils informatiques dont nous disposons sont trop compliqués », « Une meilleure gestion de notre catalogue de formations doit nous permettre d’optimiser et la qualité, et le financier », « Sur telle ou telle pratique, comment savoir si je fais bien ou comment je me positionne ? » : autant de verbatim qui reflètent ce que peut apporter une externalisation de la formation bien pensée.

Bénéficier de l’accompagnement d’experts dédiés pour la mise en œuvre opérationnelle de la formation permet aux acteurs de la fonction de sécuriser leurs charges récurrentes tout en se concentrant sur des activités plus stratégiques.

 

Des enjeux stratégiques évidents

La qualité de la formation joue, aujourd’hui, un rôle stratégique dans le succès de l’entreprise. Pour le DRH, la formation est l’outil permettant aux salariés de prendre toute leur part à la réussite de l’entreprise, en mettant leurs capacités techniques en phase avec les attentes de la hiérarchie. Comme de toutes autres fonctions de l’entreprise, on attend de la fonction Formation qu’elle économise les ressources et ait une incidence positive sur les résultats. Un challenge passionnant, mais bien difficile à relever pour des responsables formation occupés à suivre les mutations permanentes de l’offre formation, à gérer les relations avec (et entre) les salariés, managers, OPCA, organismes de formation, co-financeurs…

Dans ce contexte, la gestion opérationnelle de la formation constitue un investissement lourd en temps et en énergie (lire « Pensez à votre Gestionnaire formation ! ») qui serait mieux employé à des enjeux plus stratégiques pour l’organisation. Soulagé des aspects administratifs et logistiques chronophages et de l’adaptation perpétuelle aux évolutions réglementaires, le responsable formation peut se consacrer à coordonner stratégie de la formation et stratégie de l’entreprise. Sa proximité plus grande avec la direction générale, mais aussi avec les salariés, les managers et les instances représentatives du personnel, lui permet de recentrer ses efforts sur les activités créatrices de valeurs. Cette proximité nouvelle garantit aussi le maintien d’un lien social important entre les collaborateurs et l’entreprise.

 

Parce qu’elle permet à la fois de réduire et de flexibiliser les coûts, l’externalisation de la formation est avant tout un moyen fiable de sécuriser financièrement l’activité RH. Au-delà de cet atout, elle libère des ressources au sein de la fonction qui peuvent contribuer plus directement à la performance économique de l’entreprise. L’enjeu est décisif pour les DRH comme pour les responsables formation, dont la légitimité en tant que créateurs de valeur est, hélas, souvent remise en cause. Externaliser sa formation, c’est aussi pouvoir se consacrer au développement des potentiels au sein de l’entreprise, en serrant au plus près les attentes du terrain. C’est disposer de meilleures conditions pour entretenir un lien social qu’il ne faut surtout pas rompre ni même endommager, dans un contexte général tendu et marqué par la défiance. 

 


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Illustrations : extraits de peinture de Florence Cosnefroy

 

2 commentaires

  1. Aujourd’hui, l’externalisation se montre comme la meilleure option pour gagner du temps et l’assurance de faire appel à un professionnel. Dans le cadre de la vie en entreprise, l’externalisation de la formation est une initiative expressément prise par les dirigeants afin de gagner en compétence nouvelle.

  2. La formation tient une place importante dans la stratégie des DRH. Elle contribue au renouvellement des compétences du personnel et peut accroitre la productivité. Elle constitue un enjeu stratégique de premier ordre, quand on sait que les gains de productivité sont générateurs de profit. D’après une étude, la formation est la deuxième fonction faisant objet d’externalisation après la paie. Elle suscitait de plus en plus d’intérêt. Un intérêt qui reste mitigé tenant compte de certains freins et contraintes qu’une telle procédure comporte.

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