Externalisation RH (1/2) : contexte, définition et différences

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externalisationRH1_4La pratique d’externalisation existe dans toutes les entreprises. Elle est devenue un levier incontournable de transformation et de compétitivité. La fonction RH, en général, et la fonction Formation, en particulier, se doivent donc d’évaluer avec objectivité la contribution éventuelle de cette démarche stratégique à l’efficacité de leurs services. Aussi, je vous annonce une série d’articles sur ce thème de l’externalisation RH et de l’externalisation de la gestion de la Formation.  

 

Dans ce premier billet, afin de clarifier le concept, je vous propose de poser le cadre de l’externalisation : son contexte, sa définition et ses différences avec la sous-traitance et l’offshoring.

>> Seconde partie : Externalisation RH (2/2) : quelles tendances ?

 

Contexte

Dans une situation économique de profondes mutations, de besoins de rationalisation et de recherches de gisements d’efficacité, le sujet de l’externalisation est au cœur des préoccupations de nombreuses entreprises.

La pratique se développe tendanciellement depuis dix ans mais le mot même d’externalisation – ou d’outsourcing – cristallise encore les passions et les positions. L’externalisation est un mot-éponge, un mot-valise, qui sonne négativement comme « offshorisation » ou « destruction d’emplois ».

« Face à la perception d’une menace existentielle, tout organisme vivant engage des stratégies de protection et de riposte » souligne d‘ailleurs Eric Fimbel, Professeur à Reims Management School, chercheur au LIPSOR (Cnam-Paris).

La définition de l’externalisation est donc fondamentale pour en avoir une approche objective. La mise en valeur de ses différences avec la sous-traitance et la délocalisation, l’est également.

 

 

Définitions

Selon la Charte de l’externalisation du Comité de Liaison des Services (CLS) du MEDEF et de l’Institut Esprit Service, « l’externalisation consiste à confier la totalité d’une fonction ou d’un service à un prestataire externe spécialisé pour une durée pluriannuelle. Celui-ci fournit alors la prestation en conformité avec le niveau de service, de performance et de responsabilité spécifiés. »

Je relève quatre points majeurs de cette définition :

  • l’externalisation est une activité de service
  • qui engage sur la durée les parties prenantes
  • avec un objectif de performance
  • et dont le périmètre, partiel ou total, varie en fonction des entreprises et de l’activité externalisée.

L’externalisation est fondamentalement une activité de service. Elle nécessite une culture particulière, des compétences, des process et des outils propres à cette nature d’activité où la relation humaine entre une entreprise prestataire et une entreprise cliente prédomine.

L’externalisation, en RH comme pour d’autres fonctions, engage sur la durée le prestataire et l’entreprise. C’est en cela un choix stratégique qui modifie en profondeur l’organisation de l’entreprise externalisatrice. Même si la réversibilité d’une opération d’externalisation doit toujours être possible, il ne s’agit pas d’un choix ponctuel ou temporaire. Pour tirer tous les bénéfices de l’externalisation, la durée est nécessaire tant pour l’entreprise que pour le prestataire. Bref, si on veut en tirer tous les avantages, quand on externalise, on le fait pour longtemps.

L’externalisation requiert une conformité à des résultats attendus et selon des modalités et des responsabilités bien définies. Cela suppose donc que l’entreprise externalisatrice ait la conviction préalable que le prestataire est plus à même de faire mieux et moins cher qu’elle dans l’activité déléguée. La finalité de l’externalisation est bien de générer de façon pérenne de la valeur ajoutée.

L’externalisation RH n’a pas de modèle unique. Elle peut concerner des périmètres RH et des niveaux de service variables.

Selon les cas, l’externalisation peut s’appliquer à un processus d’une seule pratique RH comme à un ensemble de processus de plusieurs pratiques RH. Les domaines les plus souvent concernés sont : la paie, l’administration du personnel, la formation et le recrutement.

Entre le « tout faire faire » et le « faire tout tout seul », il y a également une large palette de solutions de services possibles. On peut citer :

  • l’externalisation de la maintenance technique du SIRH,
  • l’externalisation partielle d’une activité avec, par exemple, le transfert à un prestataire spécialisé de la veille légale et du paramétrage métier du logiciel RH concerné,
  • l’externalisation de la réalisation et du contrôle complet d’une activité RH.

Entre la tierce maintenance applicative (TMA), le software as a service (SaaS) et le business process outsourcing (BPO), les offres d’externalisation connaissent donc une forte modularité de service tout en concernant un périmètre potentiellement très large de pratiques RH.

Pour autant, l’externalisation RH n’a pas pour objet de traiter tous les aspects de la fonction RH. Au contraire, elle dégage des moyens, du temps et de l’énergie pour les activités qui sont de nature, dans leur expression opérationnelle individuelle et collective, à augmenter les résultats et la valeur ajoutée de l’entreprise. Ainsi, les entreprises qui veulent garder la maîtrise de tous les métiers d’origine de la fonction RH, en essayant de se convaincre que cela leur procure le maintien d’un savoir-faire, ne semblent que manifester par-là leurs difficultés à distinguer clairement ce qui est stratégique de ce qui ne l’est pas. Énoncé ici rapidement, je reviendrai sur ce point dans un prochain billet.

Passons aux différences notables de l’externalisation avec la pratique de sous-traitance et celle de délocalisation (offshore).

 

Différences

 

  • Externalisation n’est pas sous-traitance

La sous-traitance est un contrat par lequel une entreprise, qui porte d’ailleurs le doux nom de « donneur d’ordre », demande à une autre entreprise, le « sous-traitant », qui est dit « assujetti » de réaliser une partie de sa production ou des composants nécessaires à sa production.

Le prestataire d’externalisation n’est pas un simple fournisseur assujetti exécutant les ordres de l’entreprise demandeuse. Il doit certes respecter un cahier des charges précis mais aucunement cantonner son action au suivi des directives contractuelles. La prestation de service d’externalisation doit être caractérisée par la proactivité, l’anticipation et l’accompagnement du prestataire auprès de son client. Le prestataire doit apporter en continu à l’entreprise externalisatrice les fruits de sa spécialisation : conseils métiers, expertise et méthodologie, outils opérationnels et innovations technologiques. Le prestataire doit parfaitement s’insérer dans la chaîne de valeur de l’entreprise. L’externalisation requiert donc une convergence d’intérêts entre le prestataire et l’entreprise externalisatrice. Cela entraîne une véritable démarche partenariale qui sort du cadre d’un travail à façon sous-tendu par un contrat d’exécution, à la tâche, comme cela est d’usage dans la sous-traitance.

 

  • Externalisation n’est pas délocalisation

La délocalisation correspond au fait de déplacer géographiquement le traitement d’une activité. Ce traitement est généralement réalisé par la même entreprise mais sur une zone géographique différente. La délocalisation ne nécessite donc pas nécessairement un contrat commercial comme l’externalisation. Elle n’implique pas – loin de là – le recours à un prestataire externe. De plus, l’offshoring n’a comme unique bénéfice la réduction drastique des coûts de main-d’œuvre. L’externalisation ne se limite pas heureusement à ce seul objectif financier. Il est à noter enfin que, selon une enquête CEGOS de 2011 sur les stratégies d’externalisation, les entreprises françaises qui ont externalisé ont recours à des partenaires essentiellement français.

 

Le cadre de l’externalisation étant posé, je traiterai prochainement des tendances de l’externalisation RH et des activités RH qui sont externalisées tout en rappelant que l’externalisation dans le domaine des RH comme celui de la formation n’est pas une fin en soi. Elle constitue une des réponses possibles à une problématique opérationnelle ou organisationnelle et un levier formidable d’efficacité s’il est utilisé dans de bonnes conditions, avec des objectifs de pérennité, de performance du service et de création de valeur RH.

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Illustration : extrait de peinture de Florence Cosnefroy

 

 

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