À mesure que la fonction formation gagne en importance stratégique et en complexité, l’incitation à externaliser s’accroît, et l’offre en la matière se complexifie. Une fonction stratégique requiert du temps d’expert, et l’externalisation en fait gagner, en prenant en charge les tâches les plus techniques. Une étude américaine fait le point annuellement sur la question outre-Atlantique ; en France, le thermomètre est cassé depuis 5 ans. Le point sur ce que l’on peut en dire aujourd’hui.
L’externalisation de la formation : un point de vue américain
Le magazine Training, fondé dans les années 1960, publie depuis 40 ans un rapport annuel sur l’état de la profession de la formation aux Etats-Unis. L’étude porte sur les entreprises américaines de 100 salariés et plus. Elle paraît tous les ans en toute fin d’année. Les derniers chiffres disponibles concernent donc 2020-2021. Pouvons-nous tirer de ces données des enseignements plus globaux ?
Selon le rapport, la dépense de formation des entreprises a représenté 92,3 milliards d’euros en 2021, ce qui représente 0,4% du PIB américain. Pour mémoire, la dépense totale de formation des entreprises française, à l’époque où elle était mesurée (avant 2015), évoluait entre 0,6% et 0,7% du PIB. Il n’est pas certain cependant que le périmètre soit le même. A noter que la rémunération des salariés en formation représentait, selon le rapport, 62% de la dépense.
L’étude comporte chaque année une partie « training outsourcing », externalisation de la formation. La segmentation de la dépense y est assez différente de celle qui prévaut en France : en effet, le système de formation continue américain ne comporte aucune aide destinée aux entreprises, en dehors des avantages fiscaux incitatifs réservés aux particuliers. Toute la partie correspondant à la gestion de la complexité administrative du système français est absente.
La dépense est répartie comme suit :
- la formation elle-même : Training Mag compte dans l’externalisation le fait d’avoir recours à un prestataire de formation.
- La gestion (notamment celle des inscriptions et des données).
- Le LMS (opération et hébergement).
- Le soutien aux apprenants.
- Le développement de contenus.
En France, lorsque nous parlons d’externalisation de la formation, nous pensons d’abord à la gestion administrative, à l’organisation des sessions. Recourir à un LMS hébergé dans le cloud, faire appel à des organismes de formation ou faire développer des contenus ad hoc ne sont pas des actions couramment perçues comme relevant de l’externalisation de la formation. À l’inverse, d’autres fonctions externalisables, comme la gestion des achats, la gestion des paiements, le recueil des besoins de formation, l’aide à la réflexion stratégique ou le conseil en ingénierie pédagogique, n’apparaissent pas clairement dans la typologie américaine.
Source: Training Industry Report, Training Mag, 2021
Le 2e item (« LMS Administration ») est sans doute celui qui correspond le plus à ce que nous appelons « externalisation de la gestion de la formation ». Dans le contexte américain, dépourvu des obligations réglementaires françaises et davantage orienté vers la formation à distance, la gestion quotidienne peut se permettre de passer essentiellement par le LMS. Il s’avère que seuls 2% des entreprises ont recours à l’outsourcing pour tout ou la plupart de cette gestion. Le chiffre monte à 11% si l’on inclut les entreprises qui externalisent certaines fonctions de gestion.
Les rapports des 12 dernières années ne montrent pas d’évolution évidente. Les chiffres de 2021 sont les mêmes qu’en 2010, et correspondent à un pallier bas. Entre-temps, la part des entreprises qui externalisent toute ou presque toute leur gestion de la formation a culminé à 7% en 2013, et le total des entreprises au moins un peu externalisatrices a souvent dépassé les 20%.
Données : Training Industry Report, Training Mag, 2021
Ces chiffres nous montrent donc un marché assez volatil, et le chiffre de 2021 (qui couvre en fait fin 2020-début 2021) reflète probablement l’impact de la crise sanitaire.
Le marché américain de l’externalisation de la formation apparaît très différent du marché français. Mais les taux d’externalisation de la gestion sont au moins en partie cohérents avec ce que l’on sait de la situation française.
Et en France ?
Sauf erreur de notre part, les chiffres les plus récents sur l’externalisation de la formation en France remontent maintenant à 2017. Ils proviennent de notre propre baromètre de la fonction formation. Un peu moins d’une entreprise sur 5 (18%) déclarait alors avoir externalisé tout ou partie de sa gestion de la formation. Ce niveau est cohérent avec les chiffres américains. Il est également en ligne avec les résultats de l’étude Demos réalisée en 2010 (17%).
Dans notre baromètre, 31% des entreprises qui n’avaient pas externalisé estimaient que l’outsourcing pouvait constituer une réponse pertinente à leurs problématiques de management de la formation. De plus, depuis 2017, une réforme est intervenue, bouleversant les repères des entreprises, supprimant certains dispositifs et démarches pour en créer d’autres. La crise sanitaire a stimulé la digitalisation de la formation en général. L’accompagnement d’experts de la gestion de la formation aura constitué un atout certain dans la réponse à ces bouleversements, et l’attractivité de l’externalisation s’est certainement accrue.
La dynamique s’est-elle poursuivie ? Si l’on en croit le développement de RHEXIS, c’est très probable, mais il nous manque une vision d’ensemble du secteur. D’une façon générale, les données sur l’externalisation RH manquent depuis le milieu des années 2010. Peut-être parce que la frontière entre externalisation, partenariat et acquisition d’outils associés à du conseil s’est progressivement brouillée. Selon BetterCloud, les entreprises américaines avaient recours en moyenne à 8 applications Saas en 2015. En 2021, elles en utilisaient… 110 !
Il reste qu’au moment de déployer ou de refondre l’organisation de la formation, une entreprise est confrontée à des choix précis d’internalisation ou d’externalisation : gestion des entrées en formation, suivi de l’évaluation, gestion des achats, gestion des paiements, ingénierie pédagogique, recueil des besoins… Il serait intéressant de disposer de davantage de données sur l’évolution de ces nouveaux usages.
Dans le modèle américain, où la formation à distance occupe une place très importante, l’entrée dans l’externalisation a pu se faire par la porte du LMS, c’est-à-dire par la réponse digitale à la question de la diffusion des contenus pédagogiques. La crise sanitaire, en donnant un coup de pouce à la digitalisation de la formation, est sans doute en train d’ouvrir davantage cette porte dans les entreprises françaises.
Le contexte français conserve cependant des particularismes importants qui expliquent les différences entre les deux approches de l’externalisation. Il y a d’abord la complexité du système de formation français, même si celle-ci s’est réduite avec la réforme de 2018. Mais il existe également des spécificités propres au marché lui-même. Le présentiel occupe toujours une place très importante dans la formation en France, pour des raisons culturelles, mais aussi réglementaires. Dans beaucoup de secteurs, notamment industriels, les formations obligatoires représentent une part importante du budget « développement des compétences ». Or, ces prestations ont lieu le plus souvent en présentiel. De plus, elles requièrent une gestion spécifique, avec un suivi personnalisé des échéances de validité.
Le recueil des besoins de formation, le suivi des entretiens individuels et de l’obligation de formation sont d’autres spécificités françaises. Pour toutes ces raisons, la formation continue dans les entreprises françaises se prête bien à une externalisation de service, s’appuyant certes sur des outils digitaux de type TMS, mais reposant avant tout sur de l’expertise et de l’accompagnement. L’objectif étant de pouvoir se concentrer sur les tâches à plus haute valeur ajoutée, comme la stratégie de développement des compétences.
Crédit photo : Shutterstock / Photon photo
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