L’externalisation de la formation sur le terrain : la parole à Caroline Houis et Laura Deffontis (Primagaz)

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Caroline Houis, responsable formation, est en charge – notamment – de la formation continue et du développement RH. Laura Deffontis est chargée de développement RH chez Primagaz France. Elles répondent aux questions de Management de la formation sur leur expérience de l’externalisation de la formation, en particulier l’externalisation du paiement des factures fournisseurs.

 

Quel est précisément le métier de Primagaz ?

Primagaz est spécialisé dans la vente et la distribution de gaz propane hors réseau, c’est-à-dire en bouteilles et en citernes, à destination des particuliers, de l’habitat collectif et d’une clientèle professionnelle (agriculteurs, hôteliers-restaurateurs, industrie, BTP…). Dans le cadre de notre stratégie « Primagaz Next », nous nous sommes engagés à accompagner la transition énergétique, ce que nous faisons déjà avec notre offre de biopropane. Nous faisons partie du groupe néerlandais international SHV Energy. Primagaz France compte environ 700 collaborateurs, répartis entre Nantes, Lyon, la Défense, Saint Pierre des Corps, Brest et un maillage de relais « vrac » en région.

 

Vous avez choisi d’externaliser la gestion d’une partie de vos activités de formation. Quel est le périmètre de cette externalisation ?

Le périmètre a évolué au cours du temps. Au départ, nous avons délégué à RHEXIS essentiellement le back-office de la formation. Par la suite, nous avons externalisé d’autres missions : la gestion du paiement des factures fournisseurs, la gestion des formations réglementaires, le recueil des besoins de formation.

Concrètement, la dimension « ingénierie de formation » reste internalisée. Le plan de formation est élaboré, qualifié et arbitré chez Primagaz. Ensuite, certaines actions de formation sont déployées directement par RHEXIS, en particulier les formations règlementaires. Pour l’essentiel, cependant nous initions le déploiement des actions de formation. Quand nous abordons une nouvelle thématique de formation, nous passons par le service achat, qui réalise un appel d’offre : nous avons gardé la main sur le choix des prestatairesRHEXIS prend ensuite le relais sur la partie administrative et le suivi du déploiement.

 

Quand avez-vous commencé à externaliser la gestion de la formation ?

L’externalisation de la formation chez Primagaz a commencé en 2014 car l’entreprise ne disposait ni des ressources, ni d’un système d’information pour assurer le suivi du back-office formation.. En 2016, nous avons mis en place la gestion externalisée des règlements pour une des entités de l’entreprise, c’est-à-dire la gestion du paiement des factures fournisseurs. Puis,  en 2017, les différentes filiales ont été fusionnées, et le contrat avec RHEXIS a été étendu à l’ensemble de l’entreprise. Depuis, de nouvelles fonctions ont été confiées à RHEXIS : le recueil des besoins de formation et la gestion des formations obligatoires.

Le contrat de prestation avec RHEXIS inclut également le reporting. Tous les vendredis, nous recevons l’état et le suivi des convocations envoyées. Chaque mois, nous avons un rapport sur les chiffres de la formation, qui nous permet de suivre le déploiement du plan de formation. Deux fois par an, nous recevons des rapports contenant tous les indicateurs légaux obligatoires pour nous permettre de préparer nos présentations devant les élus du personnel.

 

Qu’est-ce qui a poussé Primagaz à externaliser la gestion des factures fournisseurs ?

Il s’agissait pour nous de simplifier le processus de règlement des prestataires de formation. Le fonctionnement était très compliqué auparavant, il fallait créer des fournisseurs en permanence dans le système d’information. Or la création de fournisseur prend du temps et a un coût. Il faut demander l’autorisation de plusieurs personnes dans l’entreprise, créer une DA, envoyer la facture à notre service comptabilité basé à Saint-Pierre-des-Corps… Faire gérer le règlement des factures par RHEXIS rend le processus beaucoup plus fluide. C’est une vraie facilité pour nous.

 

Comment cela se passe-t-il, concrètement ?

Notre chef de projet chez Rhexis informe l’ensemble de nos fournisseurs de formation qu’ils vont assurer la partie « gestion administrative » de la relation. Il signe les conventions de formation qui restent au nom de Primagaz et reçoit les factures.  Pour les projets de formation plus conséquents, la signature de la convention est faite par nos services.

RHEXIS paie ensuite la facture à 60 jours nets, à partir d’un compte de tiers ouvert à la banque au nom de Primagaz, sur lequel nous effectuons des versements trimestriels. RHEXIS utilise ce compte pour payer les factures, en un train de virements mensuel à destination des fournisseurs. Les factures sont enregistrées par leurs soins. RHEXIS nous remet ensuite un état de reddition, avec toutes les factures qu’ils ont payées dans le mois ainsi que toutes celles qui n’ont pas encore été reçues, c’est-à-dire toutes les formations engagées ou réalisées qui n’ont pas encore été réglées. Nous pouvons ainsi facilement tracer nos règlements.

 

Pouvez-vous nous en dire davantage sur la gestion des formations réglementaires ?

C’est une fonctionnalité que nous avons externalisée à partir de 2018. Au départ, nous avions choisi d’externaliser uniquement les aspects « gestion » et de conserver la partie « ingénierie de formation ». Mais sur la partie « formations réglementaires », il n’y a pas véritablement d’ingénierie. En effet, il s’agit soit de formations standard, comme les formations de secourisme ou de sécurité incendie, soit de formations réglementaires propres aux métiers de Primagaz, mais pour lesquelles le choix des prestataires a été fait en amont – ce sont des domaines dans lesquels il n’y a pas pléthore d’organismes de formation ! Nous avons donc choisi d’externaliser toute la gestion et le déploiement de ces prestations. C’est RHEXIS qui s’occupe de la planification des sessions, en contactant directement les managers.

Nous sommes allés un peu plus loin dans ce domaine, en confiant à RHEXIS la gestion des habilitations, via leur système d’information RHEBUS. Il s’agit de responsabiliser nos managers dans le suivi des formations réglementaires de leurs équipes. Via RHEBUS, les managers ont accès aux titres de leurs équipes et aux échéances de renouvellement. Pour certaines catégories de personnel, notamment les techniciens de maintenance citerne, ils peuvent même les inscrire directement via l’outil à des sessions de formation à des dates précises.

 

Et sur le recueil des besoins de formation ?

C’est une autre nouveauté, mise en place en 2019. Primagaz a récemment changé de système d’information pour la gestion des campagnes d’entretiens annuels : un outil groupe a été déployé à l’échelle internationale. Ce nouveau système est pensé globalement pour le monde entier, et ne prend pas en compte les spécificités légales et réglementaires françaises. En particulier, il ne permet pas le recueil des besoins de formation. Nous allons donc effectuer celui-ci via RHEBUS. Tous les managers auront accès à l’outil, et vont pouvoir y entrer les besoins de formation pendant la campagne d’entretiens.

Les besoins de formation sont ainsi centralisés, et nous pouvons ensuite faire les arbitrages. L’outil étant relié à notre catalogue, le chiffrage des formations est en grande partie préparamétré, ce qui n’était pas le cas avec notre ancien système. RHEBUS va ainsi nous permettre de gagner du temps pour chiffrer et arbitrer. Les managers pourront visualiser l’historique de formation de leurs collaborateurs, être informés des arbitrages et connaître l’état du déploiement des formations.

 

La réforme de l’entretien professionnel des 6 ans vous a-t-elle impactées dans votre métier de responsable formation ?

Oui. Les critères de conformité ayant changé en cours de route, il nous a fallu ressortir tous les historiques de formation et les bilans de carrière en vue des entretiens professionnels des 6 ans, notamment avec l’aide de RHEBUS, afin de vérifier que nous entrions dans les nouveaux critères. Auparavant, il était possible d’être en règle en ayant organisé des formations obligatoires, mais ce n’est plus le cas. Pour certains profils, il n’est pas facile de trouver systématiquement des formations autres que les réglementaires.

Le contrôle des entreprises s’organise. Les textes prévoient en outre que les entreprises doivent se déclarer  auprès de la Caisse des dépôts et consignation en cas de non-respect des critères, sous peine de doublement de la pénalité en cas de contrôle.

 

Quels conseils pouvez-vous donner aux entreprises qui envisagent d’externaliser la gestion de la formation et en particulier celle des règlements ?

Au départ, le déploiement de l’externalisation a été un peu compliqué. Ce n’était pas lié à RHEXIS : il s’agissait d’une nouvelle façon de procéder, et le process interne de mise en place a rencontré des difficultés. Les rôles des différents services concernés – formation, comptabilité fournisseurs, contrôle de gestion – n’ont pas été suffisamment précisés. Nous nous en sommes aperçus, nous avons procédé à des ajustements de process, et nous avons défini un processus clair entre nous, la comptabilité, le contrôle de gestion et RHEXIS. Tout a ensuite très bien fonctionné.

Je recommande donc, dès le début d’un projet d’externalisation, de mettre toutes les parties prenantes concernées autour de la table avec le prestataire, afin de vérifier que tout le monde fonctionne bien suivant le même process. C’est la meilleure façon de réussir l’externalisation tout en gagnant du temps.

Après, il faut aussi avoir conscience du fait que l’externalisation est un mode de fonctionnement différent. Avoir une ressource interne qui gère la partie administrative permet une certaine fluidité dans la gestion des dossiers car elle connait bien l’entreprise. Avec RHEXIS, nous travaillons avec le même chef de projet depuis 3 ans, il nous connaît bien et il y a une continuité. Mais le gestionnaire de formation avec lequel elle travaille en binôme, en revanche, a changé plusieurs fois, ce qui peut nuire parfois à la circulation de l’information. Le problème est inhérent au turnover assez élévé au sein des sociétés d’externalisation, il n’est pas particulièrement lié à RHEXIS. Le plus souvent ça se passe très bien avec le binôme, et nous sommes très contents de RHEXIS. Mais c’est un point à avoir en tête quand on envisage l’externalisation.

Un dernier conseil : n’hésitez pas à contacter d’autres clients du prestataire que vous pressentez, afin d’avoir leur ressenti et leur retour. J’ai plusieurs fois témoigné auprès d’entreprises, à la demande de RHEXIS. C’est un moyen d’avoir une idée plus concrète de comment ça se passe, et c’est rassurant pour l’entreprise, ne serait-ce qu’au regard des enjeux financiers. Beaucoup d’entreprises envisagent aujourd’hui l’externalisation, suite notamment à la transformation des Opca en Opco. Au moment de franchir le pas, il est intéressant pour elles d’entendre la voix d’autres clients, et pas uniquement celle d’un commercial qui peut vendre du rêve…

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