Qu’est-ce que l’externalisation de la formation? (2/3)

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Dans le premier billet de cette série, nous avons défini l’externalisation de la gestion de la formation, tout en répondant à la question : qu’est-ce qu’externaliser la formation en 2019 ? Cette semaine, nous nous penchons sur le « quoi » : que peut-on, que veut-on outsourcer au sein de la fonction formation ? C’est toute la question du périmètre, qui se pose en termes généraux dès l’amont de la décision d’externaliser, et à nouveau en aval, à un niveau plus détaillé.

 

Les catégories d’actions externalisables

La question de l’externalisation de la formation ne se pose pas de manière abstraite : les circonstances indiquent dans les grandes lignes le type d’activités que l’on souhaite faire réaliser par un partenaire. Une fois la décision prise et le prestataire choisi, on entrera davantage dans les détails de la prestation et de son périmètre.

Celui-ci se divise, comme nous le rappelions dans le précédent billet de cette série, en deux catégories d’actions :

S’y ajoutent deux dimensions complémentaires :

  • L’aide à la conception du plan de formation, qui relève davantage de l’accompagnement et du conseil, mais s’inscrit dans le prolongement d’une prestation d’externalisation ;
  • Le système d’information utilisé.

 

L’organisation de la formation professionnelle

Cette partie des activités formation externalisables représente une part importante du temps de travail consacré à l’outsourcing de la gestion de la formation, et articule des tâches qui constituent l’un des cœurs de métier des prestataires spécialisés dans ce domaine.

Il s’agit de tout ce qui concerne le déploiement du plan de formation. Cela peut comprendre tout ou partie des tâches suivantes :

  • La planification des sessions : il s’agit ici de déterminer, avec le client, le calendrier des formations à échelonner sur l’année, suivant une planification généralement trimestrielle, établissant des priorités entre les actions contenues dans le plan de formation. Cela revient à traduire en dates sur l’agenda les priorités de l’entreprise en matière de formation, en fixant éventuellement des objectifs à la mi-année, par exemple.
  • L’organisation des sessions : on déroule ensuite cet agenda, tout en faisant la place, lorsque c’est nécessaire, aux demandes de formation hors plan qui pourront survenir au cours de l’année.
  • L’organisation des groupes de stagiaires : pour ce qui est des formations collectives, surtout lorsqu’elles concernent un nombre important de collaborateurs, le prestataire peut se charger de constituer les groupes et de les répartir entre sessions, en tenant compte des différentes contraintes.
  • L’inscription des stagiaires auprès des organismes de formation ;
  • L’envoi des convocations aux stagiaires, qui peut être précédée d’un « save the date » très en amont de la session ;
  • Le suivi du remplissage des sessions, la gestion des annulations et reports ;
  • Le recueil des évaluations à chaud et des feuilles de présence ;
  • l’organisation de la logistique, qui peut inclure la logistique des sessions (réservation de salle, déjeuner…) et celle des stagiaires (transports, logement…) ;

 

La gestion administrative de la formation

Les activités constitutives de la gestion administrative de la formation sont nombreuses. Certaines relèvent en partie de la dimension « organisation ». Elles comprennent :

  • Le recueil et l’enregistrement des nombreuses pièces nécessaires à la conformité et à la gestion de votre processus de formation. C’est la constitution du dossier formation, qui commence dès la phase « organisation » avec la convention, la demande et l’accord de prise en charge et continue en aval avec les feuilles de présence, les évaluations, les factures…
  • La gestion opérationnelle des relations avec les organismes de formation comprend notamment les inscriptions, les relances pour obtenir tous les papiers, mais aussi la gestion des achats et de la facturation, tâches extrêmement complexes et chronophages en particulier dans les entreprises dotées de systèmes de gestion des achats.

>> En savoir plus sur l’externalisation des paiements

  • La gestion des financements et des relations avec les financeurs : identification des financements possibles, demandes de prise en charge par les Opco, suivi des dossiers, des paiements subrogés, des remboursements…
  • Le suivi des obligations légales, qui sont au moins de deux ordres :
    • Répertorier les formations suivies par chaque collaborateur, dans la perspective de l’entretien professionnel dit « des 6 ans », au cours duquel il faut pouvoir justifier d’au moins une formation non obligatoire par salarié.
    • Le suivi des formations obligatoires et de leur renouvellement, qui peut vite devenir un casse-tête dans les moyennes et grandes entreprises.
  • La gestion budgétaire se situe à cheval sur les dimensions « organiser » et « gérer », depuis le moment où le budget est engagé (la convention) jusqu’à l’aval de la session, quand le budget est réalisé.
  • Le suivi possible des évaluations à froid ;
  • La conception et la production des reportings est également à cheval sur les deux dimensions. Le reporting inclut des indicateurs d’activité (nombre de participants, nombre d’heures, part des formations du plan réalisées…), auxquels peuvent s’ajouter des indicateurs d’évaluation. Les données sont ensuite traduites en indicateurs légaux, à destination du comité social et économique, de la BDES, du bilan social, du bilan égalité femmes/hommes…
  • Enfin, la veille juridique, non listée dans les activités externalisées mais qui fait naturellement partie de la prestation et de l’expertise.

 

L’aide à la conception

Le prestataire d’externalisation est un spécialiste de la formation : son marché, ses financements, ses mécanismes juridiques et techniques… De ce fait, il est bien placé pour accompagner, à la demande du client, en amont de la mise en œuvre, tel ou tel aspect de la conception du plan de formation. Il ne s’agit pas d’externaliser la stratégie, bien sûr : celle-ci reste l’apanage du responsable formation, de même que les décisions budgétaires et stratégiques. Mais le prestataire peut apporter une méthodologie, de l’expérience, des bonnes pratiques, une connaissance de ce qui se fait ailleurs.

Cet accompagnement peut porter sur :

  • Le recueil des besoins de formation; process de recueil, consolidation valorisation du plan
  • L’évaluation de la mise en œuvre et les conclusions à en tirer ;
  • Le sourcing des prestataires ;
  • L’ingénierie pédagogique. Il peut s’agir du choix et de l’articulation de modalités de formation alternatives :
    • Modalités technologiques : classe virtuelle, e-learning, serious games, Moocs/Spocs…
    • Modalités organisationnelles : recours à la formation en situation de travail, souvent proposée par les Opco sous la forme, financée, du contrat de professionnalisation.

La réforme de l’apprentissage, en outre, va permettre aux branches et aux entreprises de développer beaucoup plus facilement des formations en alternance adaptées aux besoins des entreprises et bénéficiant de financements mutualisés. Un expert de la formation pourra vous guider vers cette offre en développement.

>> En savoir plus sur l’apport de l’externalisation à l’élaboration du plan de formation

 

Le système d’information

Un point transversal à tous les précédents est le système d’information utilisé pour la gestion de la formation. La solution adoptée pour gérer l’information fait partie intégrante de la prestation. Il peut s’agir :

  • du système déjà déployé dans l’entreprise, auquel les experts du prestataire ont accès ;
  • d’un système développé par le prestataire et déployé chez le client (c’est le cas de RHEBUS, la solution développée et utilisée par RHEXIS);
  • d’un système utilisé par le prestataire de façon transparente pour le client, mais connecté au SIRH ou au LMS de celui-ci. C’est également le cas de RHEBUS, qui peut s’inscrire dans une collaboration de systèmes.

Ces choix techniques dépendent à la fois de la situation du client (est-il équipé pour gérer la formation ? est-il en train de changer de solution ?) et du périmètre choisi. Celui-ci déterminera en grande partie la solution informatique qui sera retenue.

Une solution informatique développée par un prestataire d’externalisation est l’expression de l’expertise de celui-ci. Elle lui permet de rendre les services attendus de façon optimale, et de faire bénéficier au client de ces gains d’efficacité.

  

« Externaliser la formation » n’est pas une fin en soi, et l’expression peut désigner une variété de prestations, ou plutôt de combinaison de prestations différentes. Le prestataire n’est pas un simple fournisseur : il devient partenaire à part entière du fonctionnement interne, il intègre l’entreprise élargie. De ce fait, le périmètre externalisé n’est pas nécessairement fixe : il a souvent vocation à évoluer en fonction des besoins de l’entreprise. Avec les années, la liste des tâches externalisables en matière de gestion de la formation tend à s’allonger – la subrogation des paiements, la gestion des formations obligatoires, la valorisation de l’alternance, l’évaluation à froid figurant parmi les dernières tendances.

Crédit photo : Shutterstock /  Alexander Supertramp

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