Digitalisation de la fonction formation : le LMS ne peut pas tout faire

Les grandes et très grandes entreprises sont désormais presque toutes équipées de LMS (Learning Management System) : le dernier baromètre Fefaur-Cornerstone n’en trouve plus que 12,6% à ne pas avoir déployé de plate-forme de ce type. Pour autant, le LMS recouvre des réalités et des pratiques très différentes. L’étude permet de mieux connaître le périmètre fonctionnel de cette famille d’outils, tels qu’ils sont utilisés dans les faits. Elle permet notamment de mettre en lumière un « angle mort » du LMS : la gestion administrative de la formation.

Les investissements LMS en hausse

La formation est de plus en plus massivement perçue par les grandes entreprises comme un « soutien à la performance opérationnelle », nous apprend ce 4e baromètre Fefaur : 77% des répondants en ont cette perception, soit 16 points de plus qu’il y a 2 ans. C’est la réponse qui obtient le plus de suffrages, loin devant « aligner les compétences sur les marchés et les métiers » (45%, – 20 points) et l’acculturation digitale des salariés (44%, stable).

Il est tentant de voir dans cette évolution le triomphe d’une logique qui présidait déjà à la réforme de 2014 et que prolonge celle de 2018 : la formation est de plus en plus perçue comme un investissement. Cette tendance renforce la position de la fonction formation dans l’entreprise, et se traduit peut-être, au-delà des achats de formation qui tendraient plutôt à stagner, par une moindre réticence à débloquer des budgets. En 2018, ainsi, un tiers des entreprises interrogées déclare avoir dépensé plus de 100 000 euros pour le déploiement de leur LMS, contre un peu plus du quart il y a deux ans. Près de la moitié du parc de LMS a été renouvelé au cours des trois dernières années.

Ces chiffres à eux seuls révèlent la nature de l’échantillon utilisé pour l’enquête : à 70%, il s’agit d’entreprises de plus de 1000 salariés, généralement présentes à l’international. La répartition des 30% restants n’est pas donnée, mais on peut supposer qu’il s’agit davantage d’entreprises de taille intermédiaire (ETI) que de PME. L’industrie est fortement représentée (22,6%, pour environ 12,6% de l’emploi en France).

Il aurait été intéressant de connaître la corrélation entre taille et niveau d’équipement en LMS : les 12,6% d’entreprises qui en sont dépourvues appartiennent-elles essentiellement à la catégorie « moins de 1000 salariés » ? On peut le supposer. On remarque en tout cas que ce taux a baissé de près de 5 points en deux ans, par rapport à l’édition 2016 de ce baromètre, à laquelle nous avions également consacré un article.

Un LMS, pour quoi faire ?

Plus de grandes entreprises équipées, donc, pour des budgets plus importants. Mais que font-elles de leur LMS ?

La fonction première du LMS, à savoir donner accès aux collaborateurs à des contenus à distance et à un parcours de formation personnalisé, reste la plus attendue : la « diffusion de contenus e-learning et assemblage dans des parcours individualisés » est recherchée par 87,5% des répondants. Dans la même optique, la gestion des parcours en blended learning et la gestion du catalogue de formation mobilisent respectivement 63% et 51% de l’échantillon. Les trois quarts utilisent des quiz d’évaluation de la performance de ces contenus. Dans les projections à deux ans, on voit également que les entreprises envisagent volontiers de développer la classe virtuelle (39%, en plus des 29% qui le font déjà), les apprentissages informels (37,5%) ou le partage de contenus collaboratifs (35%).

A côté de ces usages proprement pédagogiques, le LMS est également, dans une certaine mesure, utilisé pour gérer la formation. 76 % des répondants utilisent leur LMS pour la « gestion et le suivi des temps passés à la formation ». 69% le mobilisent pour générer des tableaux de bord et faire du reporting. Mais au-delà de ces usages internes à la fonction formation, le LMS ne répond encore qu’imparfaitement à certaines exigences de gestion :

• celle des budgets et des reportings légaux (22% des utilisateurs ont recours au LMS pour ces fonctions) ;
• la création et la gestion de référentiels de compétences (11,8%) ou l’analyse prédictive (2,9%), qui pourrait être utile à la fonction RH ;
• l’achat en e-commerce de formations externes (5,2%).

La gestion de la formation, angle mort du LMS ?

Certaines fonctionnalités de gestion échappent donc encore assez largement au LMS. Le suivi des financements, lorsqu’il est fait appel à des fonds mutualisés ou publics, n’est pas pris en charge : les LMS ne sont pas outillés pour cela. D’une façon générale, la gestion de tout ce qui se passe en aval de la formation échappe à son champ : le suivi des paiements et des factures, les relations avec les Opca/Opco, mais aussi le suivi RH des parcours et des compétences.

Les points ci-dessus font écho à un autre chiffre, très significatif selon nous : dans 59% des entreprises, le LMS n’est pas intégré au SIRH. De ce fait, tout se passe comme si le parcours pédagogique en e-learning menait une vie distincte du reste de la fonction RH : gestion des parcours et des compétences, gestion administrative, gestion budgétaire de la formation, achats…

Dans certaines situations, cette déconnexion du SIRH peut poser problème. Pour le suivi budgétaire, dans un grand groupe, il est nécessaire, par exemple, d’avoir accès à la répartition des stagiaires par sociétés et par filiales. Sans intégration au SIRH, l’exercice devient vite très complexe. On peut penser également à la gestion des formations obligatoires, qui relève d’une responsabilité partagée entre DRH, managers et HSE (hygiène, sécurité, environnement).

LMS + gestion externalisée de la formation : le meilleur des deux mondes

Une performance optimale suppose donc une connexion étroite avec le SIRH. C’est la raison pour laquelle un bon service d’externalisation de la gestion de la formation s’appuie nécessairement sur un système d’information capable de s’arrimer au SIRH de l’entreprise. C’est notamment le cas de RHEBUS, le système développé par RHEXIS, qui peut fonctionner en back office en interconnexion avec le LMS et/ou le SIRH de l’entreprise.

>> En savoir plus sur l’externalisation de la gestion de la formation

Cette dichotomie LMS/gestion de la formation s’explique facilement. D’une part, le LMS a une vocation par essence collaborative : il vise d’abord à donner accès à tous les salariés à des ressources de formation. De fait, les grandes entreprises françaises sont plus du tiers à connecter la quasi-totalité de leurs collaborateurs à leur LMS, nous apprend l’étude. Le point de vue du gestionnaire RH n’est pas son angle premier. Par ailleurs, la décision d’implanter un LMS relève généralement d’une décision corporate, à l’échelle du groupe : les spécificités de gestion nationales ne font pas partie des préoccupations retenues pour son choix et pour son déploiement. Or, une grande partie de ce qui fait la technicité de la gestion de la formation relève des réglementations nationales.

L’idée n’est donc pas d’opposer deux types de solutions, ni de les juxtaposer, mais de les combiner, pour retenir « le meilleur des deux mondes ». Le LMS est un outil puissant de création, gestion et diffusion de contenus à l’ensemble des salariés, à l’échelle d’une entreprise ou d’un groupe. Lui associer en back office un service de gestion externalisée de la formation bien outillé permet de garantir une gestion administrative irréprochable, réalisée par des experts dont c’est le métier, libérant du temps et de l’énergie pour des fonctions RH et formation à plus forte valeur ajoutée.