Externalisation de la formation : définition, principe et avantages

La gestion de la formation fait partie des activités RH que l’on peut avantageusement confier à un prestataire : elle requiert de l’expertise, elle consomme du temps et ne relève pas du cœur de métier de l’entreprise. Dans un contexte économique où la gestion des compétences et des talents revêt une importance toujours plus stratégique, les entreprises ont de plus en plus de raisons de recourir à l’externalisation de la formation. Mais en quoi consiste-t-elle exactement ? Comment définir son périmètre ? Et qu’est-ce qui pousse les organisations à y recourir le plus souvent ?

Sommaire
Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ?
Quel périmètre pour l’externalisation de la formation ?
Pourquoi externalise-t-on la gestion de la formation ?

Mis à jour le 4 avril 2023

Qu’est-ce que l’externalisation de la formation ?

Les caractéristiques de l’externalisation

L’externalisation, rappelons-le, consiste à confier à un prestataire le soin d’accomplir un certain nombre de tâches relevant des fonctions support de l’entreprise. Quelles que soient les missions outsourcées, on retrouve certaines caractéristiques :

L’externalisation est une activité de services (à la différence de la sous-traitance, qui relève de l’industrie, une partie de la fabrication du produit étant confiée à une autre entreprise).
Elle s’inscrit dans la durée : le prestataire d’externalisation est un partenaire avec lequel on signe un contrat pluriannuel.
Son objectif est d’améliorer la performance de l’entreprise, en confiant à des spécialistes des tâches éloignées de son cœur de métier afin de se concentrer sur celui-ci.

Externaliser n’est pas sous-traiter. Dans la sous-traitance, un donneur d’ordre confie à un prestataire une partie de sa production. Le sous-traitant doit se conformer strictement à un cahier des charges. Dans l’externalisation, le prestataire respecte également un cahier des charges, mais il est aussi dans l’anticipation et la proposition : la relation est partenariale.

Le champ de l’externalisation de la formation

Le périmètre d’externalisation, c’est-à-dire la somme des tâches confiées au prestataire, varie suivant les entreprises et les situations, et doit être défini clairement au début de la prestation. Dans le cas qui nous intéresse, à savoir l’externalisation de la gestion de la formation, le périmètre possible peut se décrire en trois ensembles distincts :

L’organisation de la formation : c’est tout ce qui concerne la prise en charge du déploiement du plan de formation en direction des salariés, depuis la demande de formation jusqu’à l’organisation concrète de la session de formation, en incluant éventuellement la logistique.
La gestion administrative, qui inclut la gestion de la relation avec les organismes et les financeurs, les demandes de prise en charge auprès des Opca/Opco, les achats, l’enregistrement des pièces, le respect des obligations légales, le reporting… Cette gestion peut aller jusqu’à la prise en charge de la gestion des factures.
L’aide à la conception de la politique de formation, qui relève moins strictement de l’externalisation de la formation ; il s’agit, dans les entreprises et les situations qui s’y prêtent, d’utiliser l’expertise du prestataire pour accompagner le client dans sa politique de formation, par exemple dans l’élaboration du plan de développement des compétences ou le sourcing des organismes de formation.

Ces services peuvent être, ou non, accompagnés d’une solution en matière de système d’information. L’externalisation peut se faire soit en utilisant le système du client, soit en recourant à un outil du prestataire – celui-ci pouvant être déployé dans l’entreprise ou intégré au système du client.

Un développement certain mais mal mesuré

Ajoutons que l’intérêt de l’externalisation de la formation ne se ramène pas à la somme des tâches confiées à un prestataire externe. La valeur ajoutée de celui-ci réside dans sa connaissance du métier, sa maîtrise du contexte de la formation professionnelle, et le contact permanent qu’il entretient avec les grandes tendances du marché et les meilleures pratiques.

Même si les chiffres récents sont rares, il semble bien que l’externalisation de la gestion de la formation séduise un nombre croissant d’entreprises. Il y a quelques années, selon le baromètre Management de la formation, environ un cinquième des entreprises y avaient déjà recours. Moins souvent outsourcée que la gestion de la paie, la gestion de la formation n’en figure pas moins parmi les dimensions de la fonction RH qui se prêtent le mieux à l’exercice. D’autant que la place accrue accordée aux compétences et à leur évolution rapide pour la performance des entreprises contribue à valoriser la fonction formation, et donc à justifier davantage l’externalisation de ses dimensions administratives.

Un cadre légal simplifié mais toujours complexe

Les dernières réformes de la formation ont eu, entre autres, pour vocation de simplifier le système, afin de le rendre plus lisible et plus efficace.

>> En savoir plus sur les réformes de la formation professionnelle

En pratique, si la simplification est certaine, elle porte essentiellement sur une fraction – et une fraction seulement – de la partie « gestion administrative » de la gestion de la formation. La partie « organisation » – sans même parler de la partie « conception » – n’est pas affectée par les réformes. Il faut toujours gérer les convocations, les feuilles de présence, les conventions de formation, les budgets, le suivi des factures… ne serait-ce que pour assurer le reporting auprès du client. La réalité quotidienne de la gestion de la formation n’a pas changé, et continue à requérir du temps et de l’expertise.

De plus, les réformes ont changé les dispositifs de formation existants (transformation du CPF, de l’apprentissage, création de Pro-A…) et réduit les financement mobilisables par les entreprises de 50 salariés et plus. Les services formation sont donc contraints à davantage d’agilité et d’inventivité. Par ailleurs, certains financements demeurent (CPF en co-construction, Pro-A, alternance, subventions exceptionnelles…). Dans ce domaine, le prestataire spécialisé conserve tout son rôle : accomplir et sécuriser des tâches complexes à faible valeur ajoutée (veille, gestion administrative) et apporter du conseil éclairé.

Un contexte en mutation

Mais au-delà des réformes, c’est tout le contexte de la formation professionnelle qui se transforme. L’évolution rapide des métiers et des compétences, ce qu’on appelle parfois « l’obsolescence programmée des compétences », requiert une réactivité toujours accrue en matière de formation, tant de la part des entreprises que des collaborateurs. Dans le même temps, le numérique et les neurosciences transforment les techniques pédagogiques et multiplient les moyens à disposition : classe virtuelle, e-learning, blended learning, Mooc, serious games… au moment même où le cadre légal favorise les innovations pédagogiques que représentent la formation à distance et la formation en situation de travail. La digitalisation de la fonction formation apporte des réponses à ces enjeux, mais requiert elle-même maîtrise, conseil et formation pour être efficace.

Dans ce contexte mouvant, l’expertise d’un prestataire à l’affût des nouvelles tendances et quotidiennement engagé dans le système de formation professionnelle en mutation peut s’avérer précieuse et génératrice de valeur ajoutée. D’autant que la transformation concerne l’ensemble des processus de l’entreprise dans lesquels la formation prend place. Nous évoquions récemment l’exemple des systèmes de gestion des achats déployés dans les grandes entreprises, qui peuvent compliquer considérablement la gestion des paiements des organismes de formation. L’externalisation de la formation, dans ce dernier cas, peut apporter une solution qui relève à la fois de l’expertise et de la technologie, en proposant un service de gestion des paiements accompagné d’une interface qui s’intègre aux solutions maison de l’entreprise.

Faire appel à un prestataire pour gérer la formation présente encore un autre avantage : le partenaire d’externalisation fait bénéficier à l’entreprise d’une expertise et d’une expérience acquises par une fréquentation quotidienne du marché de la formation et de ses acteurs. Parce que la formation professionnelle est son métier, le prestataire est en mesure d’apporter à ses clients la somme mutualisée de sa connaissance du sujet : les meilleurs indicateurs à suivre dans un reporting, les financements à mobiliser, la meilleure méthode pour l’évaluation des formations… Et c’est bien là toute la valeur ajoutée de l’externalisation.

Quel périmètre pour l’externalisation de la formation ?

Les catégories d’actions externalisables

La question de l’externalisation de la formation ne se pose pas de manière abstraite : les circonstances indiquent dans les grandes lignes le type d’activités que l’on souhaite faire réaliser par un partenaire. Une fois la décision prise et le prestataire choisi, on entrera davantage dans les détails de la prestation et de son périmètre.

Celui-ci se divise, comme nous le rappelions plus haut, en deux catégories d’actions :

la gestion administrative ;
l’organisation de la formation.

S’y ajoutent deux dimensions complémentaires :

L’aide à la conception du plan de formation, qui relève davantage de l’accompagnement et du conseil, mais s’inscrit dans le prolongement d’une prestation d’externalisation ;
Le système d’information utilisé.

Externaliser l’organisation de la formation professionnelle

Cette partie des activités formation externalisables représente une part importante du temps de travail consacré à l’outsourcing de la gestion de la formation, et articule des tâches qui constituent l’un des cœurs de métier des prestataires spécialisés dans ce domaine.

Il s’agit de tout ce qui concerne le déploiement du plan de formation. Cela peut comprendre tout ou partie des tâches suivantes :

La planification des sessions : elle consiste à déterminer, avec le client, le calendrier des formations à échelonner sur l’année, suivant une planification généralement trimestrielle, établissant des priorités entre les actions contenues dans le plan de formation. Cela revient à traduire en dates sur l’agenda les priorités de l’entreprise en matière de formation, en fixant éventuellement des objectifs à la mi-année, par exemple.
L’organisation des sessions : on déroule ensuite cet agenda, tout en faisant la place, lorsque c’est nécessaire, aux demandes de formation hors plan qui pourront survenir au cours de l’année.
L’organisation des groupes de stagiaires : pour ce qui est des formations collectives, surtout lorsqu’elles concernent un nombre important de collaborateurs, le prestataire peut se charger de constituer les groupes et de les répartir entre sessions, en tenant compte des différentes contraintes.
L’inscription des stagiaires auprès des organismes de formation ;
L’envoi des convocations aux stagiaires, qui peut être précédée d’un « save the date » très en amont de la session ;
Le suivi du remplissage des sessions, la gestion des annulations et reports ;
Le recueil des évaluations à chaud et des feuilles de présence ;
l’organisation de la logistique, qui peut inclure la logistique des sessions (réservation de salle, déjeuner…) et celle des stagiaires (transports, logement…) ;
…

Externaliser la gestion administrative de la formation

Les activités constitutives de la gestion administrative de la formation sont nombreuses. Certaines relèvent en partie de la dimension « organisation ». Elles comprennent :

Le recueil et l’enregistrement des nombreuses pièces nécessaires à la conformité et à la gestion de votre processus de formation. C’est la constitution du dossier formation, qui commence dès la phase « organisation » avec la convention, la demande et l’accord de prise en charge et continue en aval avec les feuilles de présence, les évaluations, les factures…
La gestion opérationnelle des relations avec les organismes de formation comprend notamment les inscriptions, les relances pour obtenir tous les papiers, mais aussi la gestion des achats et de la facturation, tâches extrêmement complexes et chronophages en particulier dans les entreprises dotées de systèmes de gestion des achats.

>> En savoir plus sur l’externalisation des paiements

La gestion des financements et des relations avec les financeurs : identification des financements possibles, demandes de prise en charge par les Opco, suivi des dossiers, des paiements subrogés, des remboursements…
Le suivi des obligations légales, qui sont au moins de deux ordres :
- Répertorier les formations suivies par chaque collaborateur, dans la perspective de l’entretien professionnel dit « des 6 ans », au cours duquel il faut pouvoir justifier d’au moins une formation non obligatoire par salarié.
- Le suivi des formations obligatoires et de leur renouvellement, qui peut vite devenir un casse-tête dans les moyennes et grandes entreprises.
La gestion budgétaire se situe à cheval sur les dimensions « organiser » et « gérer », depuis le moment où le budget est engagé (la convention) jusqu’à l’aval de la session, quand le budget est réalisé.
Le suivi possible des évaluations à froid ;
La conception et la production des reportings est également à cheval sur les deux dimensions. Le reporting inclut des indicateurs d’activité (nombre de participants, nombre d’heures, part des formations du plan réalisées…), auxquels peuvent s’ajouter des indicateurs d’évaluation. Les données sont ensuite traduites en indicateurs légaux, à destination du comité social et économique, de la BDES, du bilan social, du bilan égalité femmes/hommes…
Enfin, la veille juridique, non listée dans les activités externalisées mais qui fait naturellement partie de la prestation et de l’expertise.

L’aide à la conception

Le prestataire d’externalisation est un spécialiste de la formation : son marché, ses financements, ses mécanismes juridiques et techniques… De ce fait, il est bien placé pour accompagner, à la demande du client, en amont de la mise en œuvre, tel ou tel aspect de la conception du plan de formation. Il ne s’agit pas d’externaliser la stratégie, bien sûr : celle-ci reste l’apanage du responsable de la formation, de même que les décisions budgétaires et stratégiques. Mais le prestataire peut apporter une méthodologie, de l’expérience, des bonnes pratiques, une connaissance de ce qui se fait ailleurs.

Cet accompagnement peut porter sur :

Le recueil des besoins de formation ;
L’évaluation de la mise en œuvre et les conclusions à en tirer ;
Le sourcing des prestataires formateurs ;
L’ingénierie pédagogique. Il peut s’agir du choix et de l’articulation de modalités de formation alternatives :
- Modalités technologiques : classe virtuelle, e-learning, serious games, Moocs/Spocs…
- Modalités organisationnelles : recours à la formation en situation de travail, souvent proposée par les Opco sous la forme, financée, du contrat de professionnalisation.
…

La réforme de l’apprentissage, en outre, permet aux branches et aux entreprises de développer beaucoup plus facilement des formations en alternance adaptées aux besoins des entreprises et bénéficiant de financements mutualisés. Un expert de la formation peut vous guider vers cette offre en développement.

>> En savoir plus sur l’apport de l’externalisation à l’élaboration du plan de formation

Le système d’information

Un point transversal à tous les précédents est le système d’information utilisé pour la gestion de la formation. La solution adoptée pour gérer l’information fait partie intégrante de la prestation. Il peut s’agir :

du système déjà déployé dans l’entreprise, auquel les experts du prestataire ont accès ;
d’un système développé par le prestataire et déployé chez le client (c’est le cas de RHEBUS, la solution développée et utilisée par RHEXIS);
d’un système utilisé par le prestataire de façon transparente pour le client, mais connecté au SIRH ou au LMS de celui-ci. C’est également le cas de RHEBUS, qui peut s’inscrire dans une collaboration de systèmes.

Ces choix techniques dépendent à la fois de la situation du client (est-il équipé pour gérer la formation ? est-il en train de changer de solution ?) et du périmètre choisi. Celui-ci déterminera en grande partie la solution informatique qui sera retenue.

Une solution informatique développée par un prestataire d’externalisation est l’expression de l’expertise de celui-ci. Elle lui permet de rendre les services attendus de façon optimale, et de faire bénéficier le client de ces gains d’efficacité.

Le périmètre externalisé n’est pas nécessairement fixe : il a souvent vocation à évoluer en fonction des besoins de l’entreprise. Avec les années, la liste des tâches externalisables en matière de gestion de la formation tend à s’allonger – la subrogation des paiements, la gestion des formations obligatoires, la valorisation de l’alternance, l’évaluation à froid figurant parmi les dernières tendances.

Pourquoi externalise-t-on la gestion de la formation ?

Il y a au moins deux façons de reformuler cette question :

Quels bénéfices les entreprises peuvent-elles attendre de l’externalisation de cette fonction ?
Sur le terrain, dans quelles circonstances externalise-t-on la gestion de la formation ?

Nous envisagerons successivement ces deux angles de vue.

Quels sont les bénéfices de l’externalisation de la formation ?

On peut distinguer au moins 5 types de bénéfices à l’externalisation de la gestion de la formation.

Recentrer la fonction formation sur son cœur de métier

C’est le premier objectif de l’externalisation, d’une manière générale, et il s’applique pleinement au domaine de la formation. La gestion administrative, logistique et organisationnelle de la formation consomme énormément de temps et de ressources, de l’ordre de 70% de la charge totale de travail liée à la fonction formation – plus ou moins suivant les contextes d’entreprise. Confier tout ou partie de cette gestion à un organisme expert conduit à libérer du temps et de l’énergie pour le responsable de la formation, au bénéfice de tâches à plus haute valeur ajoutée : gérer et anticiper les parcours professionnels et les parcours de formation, suivre l’évolution professionnelle des salariés, anticiper les mobilités internes, développer les compétences des équipes, proposer et encadrer des bilans de compétences, construire des ingénieries de formation innovantes, bâtir un catalogue d’offre de formation à destination des collaborateurs… Le temps des collaborateurs du service formation peut être redéployé pour partie sur d’autres missions de gestion des ressources humaines RH.

Accroître la performance opérationnelle

Expert du domaine de la formation, le prestataire spécialisé apporte sa connaissance du métier, sa veille juridique, son réseau d’acteurs. Il fait bénéficier l’entreprise des bonnes pratiques et de l’expérience acquise auprès de ses autres clients. Il est confronté quotidiennement à une variété de situations qui lui permettent de renforcer sa réactivité et d’enrichir son offre de service. En liaison avec les acteurs de la formation – financeurs, organismes, administrations – il est au courant très en amont des changements légaux et réglementaires, et peut en anticiper les conséquences.

Il est en outre équipé pour assurer pour de gros volumes les tâches quotidiennes de la gestion et de l’organisation de la formation, souvent à l’aide d’un système d’information qui se greffe à celui de l’entreprise (à l’image de RHEBUS).

Le résultat, si la prestation est de qualité et mise en place dans de bonnes conditions, est une amélioration significative de la performance opérationnelle du service formation – et donc de l’entreprise. La gestion est à la fois plus rapide, plus conforme, plus qualitative, plus sécurisée.

Gagner en expertise

Une bonne prestation externalisée ne se contente pas cependant de faire « à la place » de l’équipe interne. Ni même de faire mieux et plus rapidement. Il y a une valeur ajoutée supplémentaire à l’externalisation de la formation: le prestataire vous transmet de l’expertise. Il peut s’agir d’astuces juridiques, de circuits de financement, d’évolutions sur le marché de la formation, d’innovation pédagogique… Si l’entreprise veut aller plus loin, cette transmission peut se formaliser dans une prestation d’accompagnement et de conseil autour de l’élaboration du plan de formation, mais elle est déjà présente dans le quotidien de l’externalisation. C’est un bonus à la valeur ajoutée de l’outsourcing formation.

Variabiliser les coûts

Externaliser la gestion de la formation est un moyen de maîtriser et de variabiliser les coûts dans le temps. Le coût de l’externalisation est généralement proportionnel au volume d’actions formation, tandis que le coût d’un service formation internalisé est fixe. Externaliser est donc un moyen de faire coller le budget « gestion de la formation » aux aléas de la conjoncture et à l’évolution de la taille de l’entreprise. Ainsi, il est possible d’externaliser dans une optique d’optimisation RH et financière, même s’il n’est pas forcément pertinent de ne le faire que dans ce but.

Garantir la continuité de gestion

La relation d’externalisation s’inscrit dans la durée. Le prestataire conserve la mémoire de la relation, et en assure la continuité. Dans une gestion internalisée, le départ d’un collaborateur peut affecter significativement les opérations. Dans l’externalisation de la formation, l’entreprise cliente dispose généralement d’un correspondant attitré. Mais celui-ci est épaulé par ses collègues, et c’est au prestataire que revient la charge de gérer les discontinuités de service. Il peut arriver qu’un prestataire se retrouve à être le plus ancien acteur formation au sein du département GRH…

Quand et pourquoi externalise-t-on ?

Une autre façon d’aborder les motifs de l’externalisation de la formation est d’aller voir sur le terrain quels sont les éléments déclencheurs de la décision d’externaliser. Celle-ci peut en effet intervenir dans une variété de contextes, qui constituent les causes immédiates de l’externalisation de la formation. Passons en revue quelques-uns de ces contextes, qui correspondent souvent à des situations de rupture. Nous y retrouverons les principaux bénéfices que nous venons d’énumérer.

Pour accompagner la croissance de l’entreprise.

L’entreprise se développe, embauche, investit de nouveaux marchés requérant de nouvelles compétences… Le département RH en général et le service formation en particulier sont amenés à gérer de nouveaux enjeux, à changer d’échelle. Faire appel à un prestataire permettra aux équipes de se concentrer sur l’essentiel, sur le cœur de métier. Son expertise aidera aussi l’entreprise en expansion à accompagner la formation des nouveaux effectifs, à lisser les paliers de développement, à maîtriser les coûts.

>> En savoir plus sur l’externalisation RH dans les entreprises en croissance

Pour accompagner une fusion ou une scission.

La fusion de deux ou plusieurs entités entraîne à la fois un changement d’échelle, une complexité supplémentaire et un besoin d’unité. Chacune des entités avait ses outils. Si l’une d’entre elle avait externalisé la gestion formation, il peut être pertinent d’étendre ce mode de fonctionnement au groupe, avec le même prestataire ou avec un nouvel acteur. Au moment où il faut concevoir une politique de formation groupe, il peut être bienvenu de donner à l’équipe formation les moyens de se concentrer sur son cœur de métier.

A l’inverse, une société qui sort d’un groupe peut se retrouver confrontée à un besoin urgent d’expertise en matière de gestion de la formation. L’externalisation peut alors s’avérer une solution particulièrement adaptée.

Pour accompagner une réorganisation de l’entreprise

Que le projet soit défensif (en réaction à une période de difficultés) ou offensif (pour préparer une expansion sur de nouveaux marchés), une réorganisation peut être l’occasion de remettre à plat certaines façons de fonctionner. Faire appel à un prestataire externe pour la gestion de la formation peut être envisagé comme une façon de maîtriser les coûts tout en gagnant en efficacité.

Pour répondre au défi posé par le départ de collaborateurs-clés

L’expertise en matière de gestion de la formation est technique, longue à acquérir et relativement rare sur le marché. Le départ d’un ou plusieurs collaborateurs-clés dans ce domaine peut être l’occasion d’aller chercher l’expertise manquante en matière de gestion chez un prestataire qui en a fait son métier. On transforme ainsi la contrainte – le départ de collaborateurs experts – en opportunité – la continuité dans l’expertise avec, en plus, l’accès à la connaissance des pratiques du marché et au regard éclairé d’un acteur du secteur.

Pour rebondir sur la décision d’installer un nouvel outil informatique RH

La décision de déployer un nouveau SIRH ou un nouveau LMS (Learning management system) implique une remise à plat des pratiques au sein de la DRH et du service formation. La réflexion qui s’ensuit peut conduire à externaliser une partie des tâches de gestion de la formation. En particulier, la prise en compte de la dimension « système d’information » de cette gestion (suivi des dossiers de formation, suivi des factures, suivi des évaluations…) peut conduire à choisir un partenaire doté d’un outil pertinent et compatible avec les choix logiciels de l’entreprise.

Au moment d’un changement à la tête de la DRH

L’arrivée d’un nouveau DRH, d’un nouveau responsable formation, suite à un recrutement ou à une fusion, peut conduire à des changements dans les pratiques de travail. Un DRH habitué à externaliser la gestion de la formation envisagera plus facilement cette option, voire sera tenté de la mettre en œuvre pour redéployer les compétences en interne.

Suite à un choix stratégique

La décision d’externaliser la gestion de la formation peut aussi découler tout simplement d’une décision stratégique de la direction et de la DRH, désireuses de permettre à l’équipe formation de se concentrer sur son cœur de métier.

Bien sûr, cet inventaire des bénéfices de l’externalisation pour la gestion de la formation ne vaut que si la prestation est qualitative, bien préparée et déployée dans les meilleures conditions. L’externalisation n’est pas systématiquement profitable, et il existe également des risques, que nous évoquons notamment dans cet article.

Confier à un organisme expert les aspects les plus techniques d’une fonction pour se recentrer sur son cœur de métier reste cependant une tendance solide, et la gestion de la formation s’y prête particulièrement bien. Plus que jamais, les experts ont leur rôle à jouer au service du développement RH et des compétences !

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